Что означает номенклатура в 1С 8 и как с ней работать

Номенклатура в 1С 8 — это справочник, в котором хранится перечень всего, что компания покупает, продаёт, производит или использует: товаров, материалов, услуг, работ, полуфабрикатов и готовой продукции. Каждая запись справочника называется карточкой номенклатуры, и именно на неё ссылаются документы поступления, реализации, списания и перемещения. Без корректно заведённой номенклатуры невозможно вести складской, бухгалтерский и налоговый учёт в программе.

Термин часто путают с «товаром», но это не одно и то же. Номенклатура — более широкое понятие: услуга по доставке, час работы монтажника или упаковочный материал тоже являются позициями номенклатуры, хотя товаром не считаются. Вид позиции определяет, как она будет учитываться: попадёт ли на складской счёт 41, спишется ли сразу в расходы или пройдёт через производство.

От качества заполнения справочника зависит корректность отчётов, себестоимости и деклараций. Дубли позиций, неверно выбранный вид номенклатуры или неправильная единица измерения приводят к расхождениям в остатках, ошибкам в счетах-фактурах и проблемам при инвентаризации. Поэтому справочник стоит настроить один раз правильно, а не исправлять последствия позже.

Где находится справочник номенклатуры в 1С 8

В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» — справочник расположен в разделе «Справочники» или «НСИ и администрирование». В «1С:Бухгалтерии» путь обычно такой: раздел «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении торговлей» — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура».

Если пункт не виден в меню, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов. Иногда справочник скрыт из-за отключённой функциональности: например, если в настройках не включён складской учёт, часть полей карточки будет недоступна. Администратор может включить нужные опции через «Администрирование» → «Настройка параметров учёта».

Какие виды номенклатуры бывают и что они означают

Вид номенклатуры — ключевой реквизит, который определяет поведение позиции в учёте. В «1С:Бухгалтерии 8» вид задаётся на уровне группы или отдельной позиции и связан со счетами учёта. Стандартный набор видов выглядит так:

Услуги принципиально отличаются от товаров: по ним не ведётся количественный складской учёт, они не попадают в остатки на складе. Если по ошибке завести услугу как товар, программа будет требовать склад в документах продажи и покажет фиктивные минусовые остатки. Обратная ошибка — товар, заведённый как услуга, — не позволит провести оприходование на склад.

Как завести карточку номенклатуры: пошагово

Создание позиции занимает минуту, но ошибки на этом этапе дорого обходятся. Порядок действий в типовой «1С:Бухгалтерии 8»:

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид номенклатуры: товар, услуга, материал и т.д.
3. 3
   Заполните наименование — оно попадёт в печатные формы, поэтому пишите его так, как оно должно выглядеть в счёте или накладной.
4. 4
   Укажите единицу измерения (шт., кг, м, упак.) — она должна соответствовать ОКЕИ, если позиция попадёт в счета-фактуры.
5. 5
   При необходимости заполните артикул, штрихкод, ставку НДС и страну происхождения.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе поступления.

Обратите внимание на ставку НДС в карточке: она подставляется в документы по умолчанию. Если у позиции ставка отличается от общепринятой (например, льготная категория), ошибка в карточке размножится по всем счетам-фактурам. Проверяйте ставку до первого документа, а не после сдачи отчётности.

Поле «Полное наименование» используется в печатных формах и для налоговых документов. Краткое наименование служит для поиска и внутренней работы. Хорошая практика — выработать единый стандарт написания: например, «Кабель ВВГнг 3х2,5 (м)» вместо смеси «кабель ввг», «Кабель ВВГ-3х2.5» и «ВВГ 3*2,5», которые создают дубли.

Единицы измерения, упаковки и штрихкоды

Базовая единица измерения задаётся однажды и менять её после проведения документов нежелательно — остатки пересчитываться не будут. Если товар закупается коробками, а продаётся штуками, в торговых конфигурациях используются упаковки с коэффициентом пересчёта: коробка = 20 штук. Тогда документ закупки оформляется в коробках, а продажа — в штуках, и остатки сходятся.

Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к позиции номенклатуры. Один товар может иметь несколько штрихкодов (свой и производителя), но один штрихкод не должен быть привязан к двум разным позициям — иначе сканер на кассе или складе будет подставлять непредсказуемую карточку.

Как бороться с дублями номенклатуры

Дубли — главная болезнь справочника. Они появляются, когда разные сотрудники заводят одну и ту же позицию с разным написанием, при загрузке прайсов от поставщиков и при обмене между базами. Последствия: остатки одного товара «размазаны» по трём карточкам, отчёты по продажам занижены, инвентаризация не сходится.

Профилактика проще лечения: назначьте ответственного за ведение справочника, настройте поиск по наименованию и артикулу перед созданием новой позиции, а при загрузке прайсов используйте сопоставление по штрихкоду или артикулу поставщика. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), которая объединяет позиции с заменой ссылок во всех документах.

Характеристики, серии и дополнительные реквизиты

Когда одна позиция имеет модификации — размер, цвет, объём — в торговых конфигурациях используются характеристики номенклатуры. Например, «Футболка» — это позиция, а «Футболка, размер L, чёрная» — характеристика. Остатки ведутся по каждой характеристике отдельно, при этом карточка номенклатуры одна, что не раздувает справочник.

Для товаров со сроком годности или требующих прослеживаемости партий включаются серии: номер партии, дата выпуска, срок годности. Серии обязательны для лекарств, продуктов и ряда маркируемых товаров. Включать их «на всякий случай» для всех позиций не стоит — это усложняет ввод каждого документа.

Дополнительные реквизиты и сведения позволяют добавить собственные поля (бренд, коллекция, поставщик по умолчанию) без доработки конфигурации. По ним работает поиск, отборы в списках и отчёты — это удобный способ классификации без изменения кода.

Сравнение вариантов

Отдельная позиция на каждую модификацию

Подходит при малом ассортименте и разных ценах закупки. Минус: справочник быстро разрастается.

Характеристики номенклатуры

Оптимально для размерной сетки, цветов, объёмов. Остатки по каждой модификации, карточка одна. Требует включённой опции в настройках.

Серии

Нужны для сроков годности и партийного учёта. Замедляют ввод документов — включайте точечно.

Как проверить, что справочник в порядке

Периодический аудит номенклатуры занимает немного времени, но предотвращает накопление ошибок. Проверяйте справочник по нескольким контрольным точкам:

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Нет минусовых остатков и «раздвоенных» позиций одного товара

Тревожный признак

Один товар числится на нескольких карточках, есть отрицательные остатки

Поиск по фрагменту наименования

Норма

Позиция находится в единственном экземпляре

Тревожный признак

Несколько карточек с похожими наименованиями и разными остатками

Проведение тестового документа реализации

Норма

Счета, склад и НДС подставляются корректно

Тревожный признак

Программа требует склад для услуги или ставит неверную ставку НДС

Штрихкоды

Норма

Каждый код привязан к одной позиции

Тревожный признак

Сканер подставляет не ту карточку

Если расхождения уже накопились, исправляйте их в правильной последовательности: сначала объедините дубли штатной обработкой, затем проведите инвентаризацию для выравнивания остатков, и только потом анализируйте отчёты. Исправление остатков до устранения дублей приведёт к повторным расхождениям.

Частые вопросы о номенклатуре в 1С 8

Чем номенклатура отличается от товара?

Товар — частный случай номенклатуры. В справочник номенклатуры входят также услуги, работы, материалы, полуфабрикаты и готовая продукция. Вид позиции определяет, ведётся ли по ней складской учёт и на какой счёт она попадает.

Можно ли изменить вид номенклатуры у существующей позиции?

Технически можно, но старые документы сохранят прежние счета учёта, а новые будут формироваться по изменённому виду. Безопаснее создать новую позицию с правильным видом и перенести остатки документом перемещения или корректировкой.

Как объединить две задвоенные позиции, не потеряв документы?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она заменит все ссылки на дубль ссылками на основную позицию во всех документах и пометит дубль на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Почему услуга не проводится в документе реализации со складом?

По услугам складской учёт не ведётся, поэтому документ с указанным складом либо не проведётся, либо создаст ошибочное движение. Проверьте вид номенклатуры: для услуги склад в документе указывать не нужно, а товар, ошибочно заведённый как услуга, следует перезавести с видом «Товары».

Что делать, если один товар закупается коробками, а продаётся штуками?

В торговых конфигурациях настройте упаковки: базовая единица — штука, упаковка «коробка» с коэффициентом пересчёта. Тогда закупка оформляется в коробках, продажа — в штуках, и остатки пересчитываются автоматически. В «1С:Бухгалтерии» без упаковок обычно заводят единицу, в которой ведётся продажа, и пересчитывают количество при поступлении.

Можно ли удалить позицию номенклатуры, по которой были документы?

Не рекомендуется. Удаление нарушит аналитику старых отчётов и проводок. Вместо удаления исключите позицию из использования: в ряде конфигураций есть признак архивации или недействительности, либо просто договоритесь не выбирать её в новых документах, а дубли объединяйте штатной обработкой.