Как вводить номенклатуру в 1С:УНФ

Номенклатура в 1С:Управление нашей фирмой — это центральный справочник, к которому привязаны продажи, закупки, складской учёт, производство и ценообразование. Ошибка при вводе карточки товара всплывёт позже в отчётах по себестоимости, остатках и налогах, поэтому заполнять справочник стоит осмысленно с самого начала.

В УНФ номенклатурой считается не только товар: сюда же входят услуги, работы, наборы и запасы. У каждого вида свои реквизиты и своё поведение в документах. Ниже разобраны способы ввода — вручную, копированием и загрузкой из файла, — а также настройка цен, характеристик и категорий.

Где находится справочник номенклатуры

Справочник доступен из нескольких разделов интерфейса: «Компания» → «Номенклатура», «Закупки» → «Номенклатура» и «Продажи» → «Номенклатура». Это один и тот же список — выбор раздела влияет только на удобство навигации. Внутри списка элементы можно группировать по папкам, категориям или ценовым группам.

Перед массовым вводом проверьте настройку учётной политики: «Настройки» → «Ещё больше возможностей». Там включаются опции, влияющие на карточку номенклатуры: учёт по характеристикам, по партиям, по серийным номерам, несколько складов. Если включить их после того, как часть товаров уже заведена и по ним прошли документы, дорабатывать карточки придётся вручную.

Создание карточки вручную

Откройте список номенклатуры и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от него зависит набор реквизитов карточки. Основные виды: «Запас» (товар, материал), «Услуга», «Работа», «Набор». Для типовой торговли выбирайте «Запас», для оказания услуг — «Услуга».

Заполните обязательные поля: наименование (краткое, для списка) и полное наименование (выводится в печатных формах и счетах). Укажите единицу измерения — она подставляется из классификатора ОКЕИ. Поле «Категория номенклатуры» определяет поведение позиции: тип (запас/услуга), способ пополнения, счета учёта. Для товаров обычно подходит категория «Товары», для услуг — «Услуги».

На вкладке «Описание» можно добавить подробный текст и изображение — они используются при интеграции с сайтом и в карточке CRM. Артикул и штрихкод заполняйте, если планируете поиск по ним и работу со сканером. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Компания» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры: Запас, Услуга, Работа или Набор
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения, категорию
4. 4
   Укажите артикул, штрихкод, ставку НДС при необходимости
5. 5
   Запишите карточку и создайте документ установки цен

Выбор вида номенклатуры и категории

От вида зависит, как позиция ведёт себя в документах. «Запас» списывается со склада и участвует в расчёте себестоимости. «Услуга» не имеет остатков и не требует складского учёта. «Работа» используется в производственных документах и заказ-нарядах, например, для учёта трудозатрат. «Набор» объединяет несколько позиций и продаётся как единое целое с распределением цены между комплектующими.

Категория номенклатуры — более гибкий механизм, чем вид. Через неё настраиваются счета учёта, ставка НДС по умолчанию, способ пополнения (закупка или производство) и необходимость резервирования. Если у вас несколько групп товаров с разным налогообложением, создайте отдельные категории в разделе «Компания» → «Категории номенклатуры».

Сравнение видов номенклатуры

Запас

Товары и материалы, ведётся складской учёт и себестоимость. Требует оприходования на склад.

Услуга

Не хранится на складе, не имеет остатков. Подходит для консультаций, доставки, абонентской платы.

Работа

Используется в заказ-нарядах и производстве для учёта трудозатрат, списывается на себестоимость продукции.

Набор

Продаётся как единая позиция, при списании раскладывается на комплектующие. Нельзя оприходовать на склад как единицу.

Цены, характеристики и дополнительные реквизиты

Цена не хранится в самой карточке — она фиксируется документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Компания» → «Цены» или «Закупки» → «Цены»). Создайте документ, добавьте позиции, укажите вид цен (оптовый, розничный, закупочный) и проведите. Именно отсюда цены подставляются в счета, заказы и накладные.

Если один товар существует в нескольких вариантах — размер, цвет, фасовка — включите в карточке учёт по характеристикам. Тогда справочник не раздувается десятками похожих позиций: одна карточка, а варианты задаются в табличной части «Характеристики». Остатки и продажи будут учитываться по каждому варианту отдельно.

Дополнительные реквизиты и сведения (бренд, страна, материал) добавляются через «Ещё» → «Дополнительные реквизиты» в форме списка. Они удобны для отбора в отчётах и выгрузки на сайт, но не влияют на учёт.

Заводите штрихкод сразу при создании карточки, даже если сканер ещё не подключён. Позже, при внедрении торгового оборудования, не придётся проходить по всему справочнику повторно. Штрихкоды вводятся сканером прямо в поле — так исключаются опечатки.

Загрузка номенклатуры из файла

Если позиций много, ручной ввод нерационален. В УНФ есть типовая обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (или найдите обработку через «Настройки»). Поддерживаются файлы Excel и CSV.

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод). На шаге сопоставления укажите, какая колонка какому полю карточки соответствует. Программа покажет распознанные данные до записи — проверьте соответствие, особенно единицы измерения и ставки НДС.

Загружайте данные порциями, если строк тысячи: так проще локализовать ошибку. После загрузки обязательно проверьте дубли — обработка ищет совпадения по наименованию и артикулу, но при расхождениях в написании может создать двойников.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода проверьте позицию в работе: создайте тестовый документ «Приходная накладная» или «Счёт на оплату», подберите номенклатуру и убедитесь, что подставляются верная цена, ставка НДС и единица измерения. Затем откройте отчёт «Остатки запасов» — для запасов после оприходования должен появиться остаток.

Также полезно проверить отчёт «Валовая прибыль» после тестовой продажи: если себестоимость равна нулю, значит, товар не был оприходован документом, а продан «в минус». Это самая частая причина искажённой прибыли в новых базах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Цена в документе продажи

Норма

Подставляется актуальная цена из последней установки цен

Тревожный признак

Цена нулевая или устаревшая — нет документа установки цен

Остаток в отчёте «Запасы»

Норма

После оприходования количество положительное

Тревожный признак

Остаток отрицательный или позиция отсутствует

Ставка НДС в счёте

Норма

Ставка соответствует настройке категории

Тревожный признак

Ставка пустая или неверная — проверьте категорию номенклатуры

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры после проведения документов?

Напрямую — как правило, нет: программа блокирует смену вида, если по позиции есть движения. Практический выход — создать новую карточку с правильным видом, перенести остатки документом корректировки и пометить старую позицию на удаление или переименовать с префиксом «Не использовать».

Почему в документ не подставляется цена?

Цена берётся из последнего проведённого документа «Установка цен номенклатуры» для выбранного вида цен. Проверьте, что документ существует, проведён, датирован раньше документа продажи и что вид цен в документе продажи совпадает с видом цен в установке.

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Если по позиции нет документов, она удаляется стандартно: пометить на удаление, затем «Операции» → «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удалить её нельзя — только пометить и исключить из подбора, например переименованием или переносом в служебную папку.

Чем категория номенклатуры отличается от папки (группы)?

Папка — это просто способ визуально сгруппировать список. Категория — функциональный объект: через неё задаются счета учёта, ставка НДС, способ пополнения и другие параметры, влияющие на проведение документов и отчёты.

Как вести один товар в разных размерах или цветах?

Включите в карточке учёт по характеристикам и заведите варианты в табличной части «Характеристики». Каждая характеристика может иметь собственный штрихкод, а остатки и продажи будут учитываться раздельно по каждому варианту.

Можно ли загрузить номенклатуру вместе с ценами?

Да. При загрузке из файла через «Загрузку данных из файла» можно сопоставить колонки с ценами — обработка создаст и карточки, и документ установки цен. Либо загрузите позиции отдельно, а затем сформируйте «Установку цен» заполнением по справочнику с ручным вводом значений.