Как добавить организацию (фирму) в 1С:Предприятие

Добавление новой организации — одна из первых задач при ведении учета в 1С:Предприятие. От корректности карточки фирмы зависят реквизиты в первичных документах, счетах-фактурах, отчетности и печатных формах. Ошибка в ИНН или адресе может привести к отказу контрагентов принимать документы и к проблемам при сдаче отчетности.

Процедура доступна любому пользователю с правами на редактирование справочника «Организации», однако важно понимать, какие поля обязательны, а какие можно заполнить позже. Ниже описан порядок действий для типовых конфигураций: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и ERP.

Где находится справочник организаций

В большинстве типовых конфигураций справочник расположен в разделе, отвечающем за нормативно-справочную информацию. В «1С:Бухгалтерии 8» путь выглядит так: раздел «Главное» → «Организации». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» — раздел «НСИ и администрирование» → «Организации» или «Предприятие» → «Организации».

Если пункт меню не виден, возможны две причины: у пользователя нет прав на справочник или используется настройка интерфейса, скрывающая часть команд. В первом случае доступ должен выдать администратор, во втором — воспользуйтесь командой «Все функции» (через главное меню) и найдите справочник «Организации» вручную.

Создание новой карточки организации

Откройте список организаций и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать юридический статус: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП, а вместо наименования организации указывается ФИО предпринимателя.

Заполните поля последовательно. Сначала укажите ИНН — в типовых конфигурациях по ИНН работает автозаполнение: программа подтягивает наименование, КПП, ОГРН и адрес из сервиса 1С:Контрагент, если он подключен. Это снижает риск опечаток. Затем проверьте и дополните остальные данные.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» (или «НСИ и администрирование») → «Организации»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и используйте автозаполнение по сервису, если оно доступно
4. 4
   Заполните наименование (полное и сокращенное), КПП, ОГРН, юридический адрес
5. 5
   Сохраните карточку и создайте связанные данные: банковский счет, учетную политику, подписанта

Какие реквизиты обязательны для заполнения

Минимум, без которого документы будут формироваться некорректно: ИНН, наименование (сокращенное и полное), КПП для юрлица, ОГРН, юридический адрес. Именно эти данные подставляются в счета, накладные, акты и счета-фактуры. Фактический и почтовый адреса заполняются, если они отличаются от юридического.

Отдельно вводятся контакты — телефон и email. Они выводятся на печатные формы и используются при отправке документов контрагентам напрямую из программы. Коды статистики (ОКПО, ОКВЭД) обязательны не для всех документов, но понадобятся в отчетности и некоторых формах первички.

Настройка учетной политики и системы налогообложения

После сохранения карточки настройте учетную политику — без нее невозможно корректно проводить документы и формировать регламентную отчетность. В «1С:Бухгалтерии» переход происходит по ссылке «Учетная политика» из карточки организации или через «Главное» → «Налоги и отчеты».

Укажите систему налогообложения: общую, упрощенную (с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или их комбинацию. Выбор должен соответствовать реальному режиму фирмы — от него зависит состав налоговых регистров, книга учета доходов и расходов и декларации, которые программа будет предлагать сформировать.

Дополнительно настройте параметры учета: способ оценки МПЗ, порядок признания расходов, применение ПБУ 18/02 при необходимости. Если организация создана не с начала года, убедитесь, что остатки будут введены на правильную дату — это влияет на стартовые данные учета.

Банковский счет, подписанты и логотип

Из карточки организации создайте основной банковский счет: укажите номер счета и банк (БИК достаточно для автозаполнения названия и корсчета). Счет подставляется в счета на оплату и платежные поручения. Если счетов несколько, один назначается основным и используется по умолчанию.

На вкладке «Подписи» (или «Ответственные лица») укажите руководителя и главного бухгалтера с датами действия полномочий. Эти данные выводятся на печатные формы и в отчетность. Если подписант меняется, добавляйте новую строку с датой, а не редактируйте старую — иначе «съедут» подписи в ранее выписанных документах при перепечатке.

При необходимости загрузите логотип и факсимильную подпись — они будут выводиться на счетах и актах. Учитывайте, что факсимиле не заменяет живую подпись на документах, где она обязательна по закону.

Проверка результата и работа с несколькими фирмами

После заполнения проверьте результат практически: создайте тестовый счет на оплату, выведите его на печать и сверьте реквизиты с учредительными документами — наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские данные, подписанта. Затем сформируйте пробную печатную форму доверенности или акта.

Если в базе несколько организаций, проверьте переключение между ними в документах: поле «Организация» должно предлагать выбор из списка. В некоторых конфигурациях включается настройка «Учет по нескольким организациям» — без неё поле выбора может быть скрыто, и документы будут создаваться только по фирме по умолчанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Все реквизиты совпадают с учредительными документами

Тревожный признак

Пустые поля, старый адрес, неверный ИНН или подписант

Список организаций

Норма

Одна карточка на каждую реальную фирму

Тревожный признак

Дубликаты с похожими наименованиями

Налоги и отчеты

Норма

Установлена реальная система налогообложения

Тревожный признак

Режим по умолчанию (ОСНО), не соответствующий факту

Частые вопросы

Можно ли добавить вторую фирму в ту же базу 1С?

Да, большинство типовых конфигураций поддерживают учет по нескольким организациям в одной информационной базе. Документы, отчеты и остатки ведутся раздельно по каждой фирме, а сводные отчеты можно строить по всем организациям сразу.

Почему в списке организаций нет кнопки «Создать»?

Наиболее вероятная причина — ограничение прав доступа. Пользователю назначен профиль без права добавления организаций. Обратитесь к администратору базы, чтобы он расширил права или создал карточку сам.

Что делать, если ИНН введен с ошибкой и по фирме уже есть документы?

Исправьте ИНН в карточке организации — документы хранят ссылку на карточку, и реквизит в них обновится автоматически. Однако уже отправленные контрагентам бумажные документы и сданную отчетность придется корректировать отдельно.

Нужно ли создавать отдельную базу для новой фирмы?

Как правило, нет: ведение нескольких фирм в одной базе удобнее — общие справочники контрагентов и номенклатуры не дублируются. Отдельная база оправдана при разных учетных системах, филиальной структуре с обменом данными или требованиях по разграничению доступа.

Автозаполнение по ИНН не работает — что проверить?

Функция зависит от сервиса 1С:Контрагент и требует действующей подписки ИТС и доступа в интернет. Проверьте подключение сервиса в настройках программы. Если сервис недоступен, реквизиты всегда можно ввести вручную по выписке из ЕГРЮЛ.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по фирме нет документов, пометьте карточку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» через раздел администрирования. Если документы есть, удаление невозможно — карточку можно только переименовать, добавив, например, пометку «не использовать».