Номенклатура в 1С: как пользоваться справочником товаров и услуг

Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранятся все товары, материалы, услуги и работы компании. От того, насколько правильно он заполнен, зависит корректность документов закупки и продажи, складского учёта, себестоимости и отчётов. Ошибки в карточках номенклатуры почти всегда всплывают позже — в виде дублей, неверных остатков и расхождений в себестоимости.

Справочник устроен одинаково по логике во всех типовых конфигурациях — 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия, — но набор реквизитов различается. В торговых конфигурациях есть характеристики, серии, упаковки и виды номенклатуры; в бухгалтерии набор проще. Ниже разобран универсальный порядок работы, который подходит для большинства конфигураций на управляемых формах.

Где находится справочник и как он устроен

В типовых конфигурациях справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ и ERP) или «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии). Внутри справочник имеет иерархическую структуру: элементы раскладываются по группам-папкам, например «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги».

Каждая карточка номенклатуры содержит набор реквизитов: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, группа доступа, весовые и объёмные характеристики. Часть данных хранится не в самой карточке, а в связанных объектах: штрихкоды, характеристики, упаковки, цены. Это важно понимать при поиске «пропавшей» информации — цена не лежит в карточке товара, она устанавливается отдельным документом.

Для удобства навигации список можно фильтровать по группам, использовать поиск по наименованию и артикулу, настраивать отборы через «Ещё» → «Настроить список». Если товаров тысячи, без продуманной иерархии групп работать со справочником становится затруднительно.

Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок

Перед созданием первой карточки стоит проверить, что настроены виды номенклатуры и единицы измерения. Если вид номенклатуры уже существует, большая часть реквизитов подставится автоматически, и вам останется ввести только уникальные данные конкретного товара.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и выберите подходящую группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите нужный вид номенклатуры (товар, услуга)
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование для печатных форм
4. 4
   Укажите артикул и единицу хранения остатков
5. 5
   Проверьте ставку НДС и при необходимости счета учёта
6. 6
   Заполните вес, объём и прочие характеристики, если они используются на складе
7. 7
   Запишите карточку и добавьте штрихкод, если товар маркируется

Наименование заполняйте по единому принятому в компании шаблону, например «Ботинки мужские кожа чёрные р.42». Единообразие критично: поиск и сортировка работают по строке наименования, и хаотичные названия приводят к тому, что один и тот же товар заводят несколько раз.

Артикул должен быть уникальным. В большинстве конфигураций включён контроль уникальности артикула, но он работает только при последовательном заполнении этого поля. Если артикул не заполнять вообще, контроль не сработает, и дубли будут создаваться беспрепятственно.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики применяются, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём, мощность. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» заводится одна номенклатура «Футболка» с характеристиками «белая/S», «белая/M» и так далее. Остатки, цены и документы в этом случае ведутся в разрезе характеристик.

Использование характеристик включается на уровне вида номенклатуры: в настройках вида устанавливается признак «Использовать характеристики». Важно решить это до начала ввода остатков: перенести учёт с отдельных карточек на характеристики задним числом — трудоёмкая операция, требующая свёртки остатков и перепроведения документов.

Серии нужны для учёта по партиям: сроки годности, номера сертификатов, серийные номера техники. Упаковки позволяют вести учёт в разных единицах — штуках, коробах, паллетах — с автоматическим пересчётом количества. Если товар продаётся и поштучно, и коробами, упаковки избавляют от ручного пересчёта и ошибок в документах.

Единицы измерения и штрихкоды

Единица хранения остатков — базовая единица, в которой программа считает складские остатки. Менять её после того, как по товару прошли движения, крайне нежелательно: все документы и отчёты опираются на эту единицу. Поэтому выбирайте её до начала учёта, исходя из того, как товар реально хранится и списывается.

Дополнительные единицы (упаковки) задаются с коэффициентом пересчёта: короб = 12 штук, паллет = 40 коробов. При подборе товара в документ можно выбрать любую упаковку, программа сама пересчитает количество в базовые единицы. Каждой упаковке при необходимости присваивается собственный штрихкод — так кассир или кладовщик сканирует именно ту фасовку, которую берёт с полки.

Штрихкоды хранятся в регистре «Штрихкоды номенклатуры» и привязываются к связке «номенклатура + характеристика + упаковка». Один товар может иметь несколько штрихкодов, но один штрихкод не должен быть привязан к двум разным товарам — при сканировании программа не сможет однозначно определить позицию.

Назначение цен на номенклатуру

Цены в 1С не хранятся в карточке товара — их устанавливает документ «Установка цен номенклатуры» (в УТ, ERP, КА) или аналогичный механизм в других конфигурациях. Сначала создаются виды цен: закупочная, оптовая, розничная. Затем документом фиксируются значения цен на конкретную дату.

В документах продажи цена подставляется автоматически из последней действующей установки цен по выбранному виду цен. Если цена не подставилась, почти всегда причина одна из трёх: по этому виду цен нет установки на дату документа, в соглашении с клиентом указан другой вид цен, либо товар не включён в документ установки цен.

Контрольные точки

Как проверить корректность цен

Цена подставляется в документ продажи

Норма

Подставляется актуальная цена из последней установки

Тревожный признак

Поле цены пустое или цена устаревшая

Документ «Установка цен»

Норма

Проведён, дата актуальна, товар и вид цен присутствуют

Тревожный признак

Документ в черновике или товара в нём нет

Вид цен в соглашении/договоре

Норма

Совпадает с видом цен в установке

Тревожный признак

Указан другой вид цен, по которому цен нет

Контроль дублей и чистка справочника

Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры. Они появляются, когда разные сотрудники заводят один товар под похожими названиями или при загрузке данных из внешних источников без проверки. Последствия: остатки дробятся между карточками, отчёты показывают неверные данные, себестоимость считается отдельно по каждому дублю.

Перед созданием новой карточки всегда ищите товар по наименованию, артикулу и штрихкоду. В типовых конфигурациях есть встроенный поиск дублей: при записи карточки программа предупреждает о похожих элементах. Для накопленных дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» — она объединяет элементы с заменой ссылок во всех документах.

Типовые сценарии и проверка результата

Услуга вместо товара

Услуги заводятся в тот же справочник, но с видом номенклатуры типа «Услуга». Ключевое отличие: услуга не имеет складских остатков, для неё не ведётся количественный учёт. Если услугу ошибочно завести как товар, в отчётах по складу появятся «висячие» остатки, которые невозможно списать корректно.

Загрузка номенклатуры из Excel

При первоначальном заполнении или массовом добавлении товаров используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ/ERP — через «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла»). Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, группа, единица измерения, ставка НДС. Перед загрузкой в рабочую базу отработайте процедуру на копии и проверьте результат выборочно по нескольким позициям.

Проверка корректности заполнения

После заведения карточек проверьте результат простым способом: создайте тестовый документ поступления и реализации на одну позицию, проведите и посмотрите отчёт по остаткам. Если количество и сумма сошлись, а цена в продаже подставилась автоматически — настройка выполнена правильно. Тестовые документы затем пометьте на удаление или сделайте их в копии базы.

Маршрут решения

Как выбрать подход к учёту

Товар имеет варианты (размер, цвет)Одна карточка + характеристики, а не отдельные карточки

Позиция не хранится на складе (работы, услуги)Вид номенклатуры с типом «Услуга», без складского учёта

Товар продаётся в разных фасовкахНастройте упаковки с коэффициентами пересчёта

Нужен учёт по срокам годности или серийным номерамВключите серии в виде номенклатуры до начала ввода остатков

Часто задаваемые вопросы

Как удалить карточку номенклатуры, по которой были документы?

Физически удалить такую карточку нельзя — на неё ссылаются документы. Установите пометку на удаление: карточка перестанет предлагаться при подборе, но история сохранится. Физическое удаление возможно только через штатную процедуру «Удаление помеченных объектов», и она откажет, если ссылки на элемент существуют.

Почему в документе продажи не подставляется цена?

Проверьте три вещи: есть ли проведённый документ «Установка цен номенклатуры» на дату документа или раньше, совпадает ли вид цен в установке с видом цен в соглашении или документе, включён ли товар в табличную часть установки. Чаще всего причина — несовпадение вида цен.

Чем характеристики отличаются от отдельных карточек товара?

Характеристики — это варианты одной карточки (цвет, размер), по которым ведётся раздельный учёт остатков и цен. Отдельные карточки дублируют всю аналитику и усложняют отчётность. Характеристики предпочтительнее, когда товар один, а отличаются только параметры вариантов.

Как найти все дубли в справочнике?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она ищет совпадения по наименованию, артикулу и другим реквизитам, позволяет выбрать «правильный» элемент и автоматически заменяет ссылки во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Можно ли изменить единицу измерения у товара с остатками?

Технически программа может позволить изменение, но делать это небезопасно: все прошлые документы и отчёты пересчитываются в новой логике. Корректный путь — завести новую карточку с нужной единицей, списать остатки со старой и оприходовать на новую, либо использовать упаковки для пересчёта.

Как массово изменить ставку НДС у группы товаров?

Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование»): выделите нужные элементы списком или отбором по группе, укажите реквизит «Ставка НДС» и новое значение. Проверьте результат на нескольких карточках до завершения операции над всем списком.