Номенклатура в 1С: что это такое простыми словами

Номенклатура в 1С — это справочник, в котором хранится перечень всего, чем торгует или что использует компания: товаров, материалов, услуг и работ. Проще говоря, это «каталог» вашей фирмы внутри программы. Каждая позиция — отдельная карточка с названием, артикулом, единицей измерения, ставкой НДС и другими реквизитами.

Когда менеджер оформляет счёт, накладную или отчёт о продажах, он не пишет название товара вручную, а выбирает его из справочника номенклатуры. Благодаря этому одна и та же позиция во всех документах называется одинаково, остатки на складе считаются корректно, а отчёты по продажам сходятся с фактическим состоянием дел.

Без правильно заполненной номенклатуры учёт в 1С быстро превращается в хаос: появляются дубли («Кирпич М-150», «кирпич м150», «КИРПИЧ М150 красный» — три разные карточки одного товара), остатки уходят в минус, а себестоимость считается неверно. Поэтому понимание того, как устроен этот справочник, — базовый навык для любого, кто работает в 1С: Управление торговлей, Комплексной автоматизации, ERP или Бухгалтерии.

Что именно хранится в карточке номенклатуры

Карточка номенклатуры — это не просто название. В типовых конфигурациях 1С она содержит десятки полей, но ключевых не так много. Обязательный минимум: наименование (краткое и полное, которое попадёт в печатные документы), вид номенклатуры (товар, услуга, работа, материал), единица измерения (штуки, килограммы, метры, услуга) и ставка НДС.

Дополнительно в карточке указывают артикул, штрихкод, производителя, страну происхождения, номер ГТД для импортных товаров, вес и объём. Для товаров с характеристиками (размер, цвет, модификация) заводится одна общая карточка, а варианты оформляются как характеристики — так справочник не раздувается сотнями похожих позиций.

Важно понимать: цена в карточке номенклатуры, как правило, не хранится. Цены в 1С устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» и привязаны к видам цен (закупочная, оптовая, розничная). Это позволяет вести историю изменения цен и применять разные цены для разных клиентов.

Чем номенклатура отличается от товара, услуги и комплекта

Слово «номенклатура» часто путают со словом «товар», но это не одно и то же. Товар — лишь один из видов номенклатуры. Справочник объединяет всё, что фигурирует в документах компании, и тип позиции определяет, как 1С будет с ней работать.

Ошибка в выборе вида — частая причина проблем. Если услугу завести как товар, программа будет ждать её остатка на складе и потребует оприходование. Если товар завести как услугу, он не попадёт в складской учёт, и отчёт по остаткам будет врать.

Сравнение вариантов

Отдельная карточка на каждый вариант

Подходит, когда вариантов мало и они принципиально разные. Минус — справочник быстро разрастается, отчёты дробятся.

Одна карточка + характеристики

Подходит для размеров, цветов, модификаций одного товара. Остатки и продажи видны как в разрезе характеристик, так и сводно по товару.

Комплект из нескольких позиций

Подходит для наборов. Склад списывает комплектующие, а не сам набор, поэтому себестоимость считается корректно.

Как создать карточку номенклатуры: пошагово

В большинстве конфигураций справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники» → «Номенклатура». В 1С: Бухгалтерии путь короче: раздел «Справочники» → «Номенклатура». Создание новой позиции занимает пару минут, если заранее знать, что заполнять.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид номенклатуры: товар, услуга, материал — от этого зависит поведение в учёте.
3. 3
   Заполните наименование: рабочее — для поиска внутри, полное — как оно должно выглядеть в накладных и счетах.
4. 4
   Укажите единицу измерения, артикул и ставку НДС.
5. 5
   Если товар имеет варианты (размер, цвет), включите использование характеристик и заведите их.
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте, что позиция выбирается в тестовом документе.

Перед созданием новой позиции обязательно воспользуйтесь поиском: введите часть названия или артикул в строку поиска справочника. Если похожая карточка уже есть, используйте её, а не создавайте новую. Это простое правило предотвращает большинство дублей.

Если нужно завести сразу много позиций из прайса поставщика, не создавайте их вручную по одной. В типовых конфигурациях есть загрузка из Excel или CSV (обработка «Загрузка данных из табличного документа» или штатный механизм загрузки прайсов). Перед массовой загрузкой проверьте файл на дубли и разные написания одного товара.

Группы, характеристики и серии: как упорядочить справочник

Когда позиций становятся больше нескольких десятков, плоский список перестаёт работать. Первый уровень порядка — группы (папки): «Стройматериалы», «Электрика», «Услуги». Группы влияют только на удобство навигации и не участвуют в проводках, поэтому структуру можно менять без риска для учёта.

Второй инструмент — характеристики. Они нужны, когда один товар существует в вариантах: футболка размеров S, M, L или кабель разного сечения. Заводится одна карточка «Футболка базовая», а варианты оформляются характеристиками. Остатки и продажи при этом видны и по каждому размеру, и по товару в целом.

Третий инструмент — серии. Они нужны для учёта по партиям: сроки годности продуктов и косметики, серийные номера техники, номера партий для прослеживаемости. Серии включаются в настройках вида номенклатуры и требуют дисциплины: при каждом поступлении и отгрузке придётся указывать серию, иначе документы не проведутся.

Как номенклатура связана с документами, ценами и остатками

Карточка номенклатуры сама по себе ничего не «делает» — она справочная информация. Движения создают документы: «Приобретение товаров и услуг» увеличивает остаток, «Реализация» уменьшает, «Перемещение» переносит между складами, «Списание» убирает недостачу. В каждом документе вы выбираете позиции из справочника, и программа ведёт по ним количественный и суммовой учёт.

Цены живут отдельно: документ «Установка цен номенклатуры» фиксирует, что с определённой даты позиция стоит конкретную сумму по конкретному виду цен. При оформлении продажи 1С подставляет актуальную цену автоматически. Если цена не подставилась — скорее всего, для этого вида цен её просто не устанавливали.

Проверить состояние по позиции можно через отчёты: «Остатки товаров на складах» покажет количество, «Анализ доступности товаров» — резервы под заказы, «Валовая прибыль» — маржу по продажам. Если в отчётах видны минусовые остатки, причина почти всегда в том, что реализацию провели раньше поступления по времени, либо продали одну карточку, а оприходовали другую (дубль).

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Товар находится по названию и артикулу, карточка одна

Тревожный признак

Несколько карточек с похожими названиями — есть дубли

Отчёт по остаткам

Норма

Остатки положительные и совпадают с фактическими на складе

Тревожный признак

Минусовые остатки или расхождение с реальной полкой

Оформление документа продажи

Норма

Цена и ставка НДС подставляются автоматически

Тревожный признак

Цена пустая или неверная — не установлена цена или ошибка в карточке

Типичные ошибки при работе с номенклатурой

Большинство проблем со справочником возникает не из-за сложности программы, а из-за отсутствия правил. Когда каждый сотрудник заводит позиции «как привык», база за год обрастает дублями, и разобраться в остатках становится невозможно без серьёзной чистки.

Отдельная ловушка — работа с помеченными на удаление позициями. Если карточка помечена, но по ней есть остаток, документы могут вести себя неочевидно. Перед пометкой на удаление убедитесь, что остаток по позиции нулевой, а сама она действительно дубль или ошибочная запись.

Как навести порядок, если справочник уже запущен

Если дубли уже есть, действуйте поэтапно. Сначала выгрузите справочник в таблицу и найдите повторы по артикулам, штрихкодам и похожим названиям. Затем определите «главную» карточку для каждой группы дублей — обычно ту, у которой больше движений и корректнее заполнены реквизиты.

Для замены дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (в разделе администрирования). Она заменяет все ссылки на дубль ссылкой на главную карточку во всех документах. После замены остатки по лишним карточкам нужно перенести на главную документом «Пересортица» или «Оприходование/Списание» — в зависимости от ситуации.

Чтобы проблема не вернулась, закрепите правила: единый шаблон наименований (например, «Тип товара + бренд + ключевой параметр»), обязательный поиск перед созданием, ограничение круга лиц, которые могут заводить новые позиции. В крупных компаниях право создания номенклатуры оставляют одному-двум ответственным сотрудникам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно завести 1–5 новых позицийСоздайте вручную через «Создать», предварительно проверив поиском отсутствие дублей

Нужно загрузить прайс поставщика на сотни позицийИспользуйте загрузку из Excel/CSV, предварительно почистив файл от повторов

В справочнике обнаружены дубли с остаткамиСделайте резервную копию, объедините дубли обработкой, затем перенесите остатки и сверьте отчёты

Товар продаётся в вариантах (размер, цвет)Заведите одну карточку и включите характеристики вместо создания отдельных позиций

Самый надёжный признак здорового справочника — новый сотрудник находит нужный товар за 10–15 секунд поиском по части названия, не спрашивая коллег. Если это не так, проблема обычно не в сотруднике, а в отсутствии единых правил наименования.

Частые вопросы о номенклатуре в 1С

Чем номенклатура отличается от товара?

Товар — это один из видов номенклатуры. Справочник номенклатуры включает также услуги, работы, материалы и комплекты. То есть каждый товар — это номенклатура, но не всякая номенклатура — товар.

Где в 1С хранится цена товара?

Не в карточке номенклатуры. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» и привязаны к видам цен (закупочная, розничная и т.д.). Благодаря этому сохраняется история изменения цен, и для разных клиентов можно применять разные виды цен.

Почему нельзя просто удалить ненужную карточку?

Если по позиции были документы, физическое удаление нарушит целостность базы: документы потеряют ссылку на товар. Поэтому 1С позволяет только пометить такую карточку на удаление — она перестаёт мешать в списках, но история сохраняется.

Что делать, если один и тот же товар завели несколько раз?

Выберите главную карточку, затем используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» — она заменит ссылки во всех документах. После этого перенесите складские остатки с лишних карточек на главную и сверьте отчёт по остаткам. Перед операцией обязательно сделайте резервную копию базы.

Когда нужны характеристики, а когда — отдельные карточки?

Характеристики подходят, когда варианты отличаются одним параметром (размер, цвет) и по ним нужен сводный учёт по товару. Отдельные карточки оправданы, когда позиции принципиально разные: разные поставщики, разная логика закупки, разные ставки или учётные политики.

Кто должен иметь право создавать номенклатуру?

Чем уже круг, тем чище справочник. Оптимально — один-два ответственных сотрудника, которые заводят позиции по заявкам менеджеров. Если право есть у всех, дубли и разнобой в названиях появляются очень быстро.