Справочники и Данные · 10 мин
Как заполнить справочники в 1С: практическая инструкция
Как заполнить справочники в 1С: пошаговые инструкции для номенклатуры, контрагентов, сотрудников и договоров, типичные ошибки и способы проверки данных.
Справочники — это фундамент базы 1С: именно на них ссылаются документы, отчёты и проводки. Если справочник «Номенклатура» заполнен с дублями, а в карточках контрагентов пустые ИНН, то документы будут проводиться с ошибками, а отчётность рассыплется. Поэтому заполнение справочников — не формальность, а первый этап внедрения и ежедневной работы в любой конфигурации: 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП или ERP.
Логика работы одинакова почти везде: открыть список справочника, создать элемент или группу, заполнить обязательные реквизиты, записать. Отличия — в составе полей и в том, какие проверки выполняет программа. Ниже разобраны конкретные сценарии для основных справочников, способы массовой загрузки, проверка результата и типичные ошибки.
Где находятся справочники и как устроена их структура
В типовых конфигурациях справочники собраны в одноимённом разделе главного меню: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это «Справочники», в Управлении торговлей — «НСИ и администрирование» → «Нормативно-справочная информация». Отдельные справочники дублируются в профильных разделах: «Номенклатура» доступна из раздела «Склад» или «Продажи», «Сотрудники» — из «Зарплата и кадры».
Большинство справочников иерархические: внутри создаются группы (папки), в которых лежат элементы. Грамотная структура групп экономит часы работы: например, номенклатуру делят на «Товары», «Услуги», «Материалы», а внутри — по категориям продукции. Группа не хранит собственных цен и остатков — это просто папка для навигации.
У каждого элемента есть обязательные реквизиты — они подсвечены красной пунктирной линией, и программа не даст записать элемент без них. Остальные поля условно обязательны: без ИНН контрагента карточка сохранится, но проверка контрагента и выгрузка счетов-фактур будут работать некорректно.
Заполнение справочника «Номенклатура»
Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». В карточке заполните наименование (рабочее) и полное наименование — именно полное попадёт в печатные формы накладных и счетов-фактур. Укажите вид номенклатуры: от него зависят счета учёта (товар, материал, услуга, продукция) и поведение в документах.
Далее заполните единицу измерения — она выбирается из классификатора ОКЕИ, поэтому при поиске вводите название («штука», «килограмм»), а не код. Если работаете с НДС, проверьте ставку: от неё зависят суммы в документах и декларация. Артикул, производитель и штрихкод заполняйте, если планируете поиск по этим полям или работу со сканером.
Цены и остатки — не в карточке
Частая ошибка новичков — искать поле «Цена» в карточке номенклатуры. Цены в 1С хранятся не в справочнике, а устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (в торговых конфигурациях) или подтягиваются из последнего поступления. Остатки тоже не вводятся в карточку — они формируются документами «Оприходование товаров» или вводом начальных остатков.
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура», при необходимости создайте группу кнопкой «Создать группу»
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование и полное наименование
- 3Выберите вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
- 4Заполните артикул, штрихкод и прочие рабочие поля
- 5Нажмите «Записать и закрыть», затем установите цену документом «Установка цен номенклатуры»
Заполнение справочника «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» объединяет покупателей, поставщиков и прочих партнёров — роль определяется не в карточке, а в договорах и документах. При создании укажите тип: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Затем введите ИНН — в типовых конфигурациях по кнопке «Заполнить» программа подтянет наименование, КПП и адрес из официальных реестров, если подключён интернет.
Обязательно проверьте поле «Группа доступа» и настройки дублей: в 1С:Бухгалтерии есть встроенная проверка дублей по ИНН, не отключайте её. Дубли контрагентов — главная причина раздвоения дебиторки в отчётах по задолженности.
Договоры и банковские счета
Контрагент без договора почти бесполезен: в большинстве документов договор — обязательное поле, от него зависят расчёты и валюта. В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и создайте договор с видом «С покупателем» или «С поставщиком». Аналогично добавьте банковский счёт — он попадёт в платёжные поручения и счета на оплату.
Справочники «Сотрудники» и «Физические лица»
В конфигурациях с расчётом зарплаты (ЗУП, Бухгалтерия с кадровым учётом) данные разделены на два справочника: «Физические лица» хранит паспортные данные, ИНН, СНИЛС и адреса, а «Сотрудники» — привязку человека к организации, должности и подразделению. Сначала создаётся физическое лицо, затем сотрудник со ссылкой на него.
При заполнении карточки физического лица внимательно внесите ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС — эти данные уходят в отчётность в ФНС и СФР, и ошибка в одной цифре приведёт к неприёму отчёта. Паспортные данные вносятся через ссылку «Личные данные» с указанием серии, номера, кем и когда выдан документ.
Оформление сотрудника на работу выполняется не редактированием справочника, а документом «Приём на работу»: именно он задаёт дату, должность, график и начисления. Справочник только хранит текущее состояние.
Организации, склады и прочие рабочие справочники
Справочник «Организации» заполняется первым при старте работы: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, система налогообложения. Реквизиты подтягиваются по ИНН автоматически. Если ведёте несколько юрлиц в одной базе — заведите каждую отдельной карточкой и проверьте, что в документах выбирается нужная организация.
Справочник «Склады» простой: наименование и тип (оптовый, розничный, неавтоматизированная торговая точка). Тип влияет на учёт: розничные склады могут учитываться по продажным ценам. Справочники «Статьи затрат», «Статьи движения денежных средств», «Подразделения» заполняются по аналогии — главное продумать состав заранее под задачи управленческого учёта, чтобы потом не перекраивать аналитику за прошлые периоды.
Используйте «Все функции» → обработка «Поиск и удаление дублей»
Откройте карточку — незаполненные обязательные поля подсвечены красным
Проверьте, что в документах заполнены ссылки на справочники, а не оставлены пустыми
Массовая загрузка данных из Excel
Ручной ввод сотен позиций нерационален. В типовых конфигурациях есть встроенный механизм: в списке справочника нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (в УТ и ERP) или используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» через «Все функции». Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа.
При загрузке сопоставьте колонки файла реквизитам справочника и обязательно включите контроль дублей по наименованию или артикулу. Сначала загрузите 5–10 строк и проверьте результат, потом — весь файл. Для сложных переносов (с ценами, остатками, иерархией) используется «Универсальный обмен данными в формате XML» или помощник перехода из других программ.
Проверка результата и поддержание порядка
После заполнения проверьте справочники контрольными действиями: создайте тестовый документ (например, «Реализация товаров и услуг»), выберите новые позиции и контрагента, проведите и сформируйте печатную форму — так видно, корректно ли подставляются наименования, адреса, ставки НДС. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или отчёт по остаткам: пустые аналитики и «битые» ссылки сразу видны.
Поддерживайте порядок постоянно: договоритесь о единых правилах именования (например, «Фамилия И.О.» для сотрудников, официальное наименование без кавычек-ёлочек для контрагентов), периодически запускайте поиск дублей и помечайте неиспользуемые элементы на удаление, а не создавайте новые. Помеченные объекты удаляются через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» — программа проверит, нет ли на них ссылок в документах.
Как проверить результат заполнения
Подставляется вид, единица и ставка НДС, документ проводится
Ошибка проведения, пустые счета учёта
Наименование, ИНН и адрес выводятся полностью
Пустые строки адреса или КПП в счёте-фактуре
Одна строка по контрагенту
Задолженность раздвоена на два похожих контрагента
Что важно запомнить
Заполняйте справочники по шаблону: группа → элемент → обязательные реквизиты → связанные объекты (договоры, счета). Цены и остатки задаются документами, а не карточками. Перед массовой загрузкой делайте копию базы, после — проверяйте результат тестовым документом и отчётом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли переименовать элемент справочника, если он уже используется в документах?
Да. Документы хранят ссылку на элемент, а не его текст, поэтому после переименования новое наименование отобразится во всех документах и отчётах, включая ранее проведённые. Исключение — печатные формы уже выгруженных файлов: они не изменятся.
Как удалить элемент справочника, который больше не нужен?
Выделите элемент и нажмите «Пометить на удаление» (Delete). Физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов»: программа проверит ссылки из документов. Если элемент используется, удалить его нельзя — оставьте пометку или добавьте в наименование пометку «не использовать».
Почему программа не даёт записать карточку и что делать?
Значит, не заполнен обязательный реквизит — он подсвечен красной пунктирной линией, а внизу окна есть сообщение об ошибке. Пролистайте все вкладки карточки: нужное поле может быть на соседней закладке. После заполнения нажмите «Записать».
Как перенести справочники из одной базы 1С в другую?
Для типовых конфигураций используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» (через «Все функции») или «Универсальный обмен данными». Выгрузите справочник в файл XML из исходной базы и загрузите в целевую. При переносе между разными конфигурациями потребуется настройка соответствия реквизитов.
Что делать, если в справочнике накопились дубли контрагентов?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в Бухгалтерии: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Она найдёт совпадения по ИНН или наименованию и заменит все ссылки в документах на один выбранный элемент, а лишние пометит на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию.
Нужно ли заполнять все поля карточки или достаточно обязательных?
Минимум — обязательные поля. Но поля, влияющие на печатные формы и отчётность (ИНН, КПП, адрес, полное наименование, ставка НДС), заполняйте сразу: иначе придётся возвращаться и исправлять, когда документ уже ушёл контрагенту или в налоговую.