Как забить номенклатуру в 1С: инструкция для разных конфигураций

Номенклатура — главный справочник торгового и складского учёта в 1С. От того, насколько корректно заполнена карточка товара, зависят остатки на складе, себестоимость, печать документов и выгрузка данных в отчётность. Ошибка в единице измерения или ставке НДС на этапе заведения позиции потом «расползается» по всем документам, и исправлять её приходится вручную по каждой отгрузке.

Логика работы одинакова во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия». Отличается только расположение разделов в меню и набор реквизитов. Ниже приведён универсальный порядок действий с уточнениями по популярным конфигурациям.

Где находится справочник номенклатуры

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо через раздел «Склад и доставка». В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении нашей фирмой» — раздел «Товары и услуги».

Если раздел не виден, проверьте права пользователя: работа с нормативно-справочной информацией может быть закрыта ролью. Также в некоторых конфигурациях справочник скрыт, пока в настройках функциональности не включён учёт товаров или складской учёт.

Создание карточки номенклатуры вручную

Откройте справочник и нажмите «Создать». В «Управлении торговлей» программа сначала предложит выбрать вид номенклатуры — это шаблон, определяющий тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и часть реквизитов по умолчанию. Выбор вида важен: от него зависит, попадёт ли позиция в складской учёт или будет считаться услугой без остатков.

Минимальный набор полей, без которых карточку нельзя считать корректной:

• Наименование — рабочее название для внутреннего поиска; «Наименование для печати» выводится в документах и счетах-фактурах, заполняйте его по ГОСТ-стилю с характеристиками;
• Артикул — уникальный код поставщика или внутренний, облегчает поиск и обмен данными;
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры; выбирается из классификатора ОКЕИ;
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и отчётность;
• Вес и объём — нужны для расчёта доставки и размещения на складе.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте результат: найдите позицию поиском по справочнику и убедитесь, что она не создала дубль с уже существующей карточкой.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры: товар, услуга или работа
3. 3
   Заполните наименование, артикул и наименование для печати
4. 4
   Укажите единицу измерения по ОКЕИ и ставку НДС
5. 5
   Заполните вес, объём и при необходимости штрихкод
6. 6
   Запишите карточку и проверьте отсутствие дублей поиском

Настройка единиц измерения и упаковок

Частая ситуация: товар закупается коробами, а продаётся штуками. В 1С это решается через упаковки. Базовая единица хранения остатков задаётся в карточке (например, штука), а короб создаётся как упаковка с коэффициентом пересчёта — сколько базовых единиц в одной упаковке.

Коэффициент должен быть точным. Если в коробе 12 штук, а указано 10, складские остатки начнут расходиться при каждом оприходовании. Для весового товара с плавающим весом упаковки лучше не использовать, а указывать фактический вес в документах.

В «1С:Бухгалтерии» механизм упаковок ограничен — там чаще заводят отдельные позиции «товар, короб» и «товар, штука» либо пересчитывают количество вручную. Учитывайте это при выборе конфигурации для торгового учёта.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки или сотни, вбивать их вручную нерационально. В «Управлении торговлей 11» есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа»: «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла». В «Бухгалтерии» аналогичная функция находится в карточке списка номенклатуры по кнопке «Загрузить».

Подготовьте файл: первая строка — названия колонок, далее данные без объединённых ячеек и формул. Минимум — наименование, артикул, единица измерения, цена. В форме загрузки сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, запустите сопоставление и проверьте, что программа распознала: новые позиции помечаются к созданию, существующие — к обновлению.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте резервную копию или сначала отработайте загрузку на копии. Ошибка в сопоставлении колонок может создать сотни дублей, которые придётся удалять специальной обработкой.

Штрихкоды, характеристики и серии

Штрихкод добавляется в карточке на закладке «Штрихкоды» или сканированием при открытой форме. Один штрихкод может быть привязан к конкретной упаковке и характеристике — это важно для работы со сканером на кассе и складе.

Характеристики используются, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объём. Остатки тогда ведутся по каждой характеристике отдельно. Серии нужны для учёта по срокам годности и номерам партий — обязательны для лекарств, продуктов и товаров с прослеживаемостью.

Проверка результата и поиск дублей

После заведения позиций проверьте справочник на дубли: в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она сравнивает позиции по наименованию, артикулу и штрихкоду и позволяет объединить найденные карточки с заменой ссылок в документах.

Контрольная проверка корректности карточки — создание тестового документа «Приходная накладная» или «Оприходование товаров» в копии базы: позиция должна подставляться с правильной единицей, ценой и НДС, а после проведения — отражаться в отчёте «Остатки товаров на складах».

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Находится одна карточка по наименованию и артикулу

Тревожный признак

Несколько похожих позиций с разным написанием

Проведение приходного документа

Норма

Документ проводится, остаток виден в отчёте по складу

Тревожный признак

Ошибка проведения или остаток не отображается

Печать наименования в документе

Норма

В печатной форме полное корректное наименование

Тревожный признак

Выводится сокращённое или пустое название

Частые вопросы

Можно ли изменить единицу измерения после проведения документов?

Напрямую — нет, если по позиции есть движения в регистрах. Правильный путь: создать новую карточку с корректной единицей, перенести остатки документом «Пересортица товаров» или «Оприходование/Списание», а старую позицию пометить на удаление и закрыть от использования.

Чем вид номенклатуры отличается от группы справочника?

Группа — это просто папка для удобства навигации. Вид номенклатуры задаёт поведение позиции: тип (товар/услуга), шаблоны наименований, настройки учёта по характеристикам и сериям. Менять вид у карточки с движениями следует осторожно — часть настроек может перестать совпадать с уже введёнными данными.

Как завести услугу, а не товар?

При создании карточки выберите вид номенклатуры с типом «Услуга» или «Работа». Такая позиция не ведёт складской учёт, не попадает в отчёты по остаткам и используется в актах выполненных работ и счетах.

Почему при загрузке из Excel создаются дубли?

Чаще всего из-за того, что сопоставление идёт только по наименованию с учётом регистра и пробелов. Включите поиск по артикулу или штрихкоду, предварительно очистите файл от лишних пробелов и проверьте колонку «Режим загрузки» — для существующих позиций должен стоять режим обновления, а не создания.

Нужно ли заполнять счета учёта в карточке для бухгалтерии?

В «1С:Бухгалтерии» счета учёта (41, 10, 44 и др.) обычно подставляются автоматически по виду номенклатуры и настройкам счетов учёта. Заполнять их вручную в карточке стоит только для позиций-исключений, иначе при смене настроек учёта придётся править каждую карточку.