Как ввести учредителя в 1С

Вопрос «как ввести учредителя в 1С» возникает у бухгалтеров регулярно, но ответ на него зависит от того, зачем учредитель нужен в программе. В 1С нет отдельного справочника «Учредители»: сведения о владельцах компании хранятся в разных местах в зависимости от задачи — в карточке организации, в справочнике контрагентов, в документах по дивидендам или займам.

Чаще всего учредителя вводят для трёх целей: начисление и выплата дивидендов, оформление займа от учредителя (или учредителю) и отражение вклада в уставный капитал. Для каждой из этих задач порядок действий в 1С:Бухгалтерии отличается, и важно понимать, где именно фиксируется информация.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но общая логика применима и к другим типовым решениям. Перед любыми изменениями в учётных данных рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.

Где в 1С хранятся сведения об учредителях

В типовой 1С:Бухгалтерии информация об участниках общества распределена по нескольким объектам. Реквизиты самой организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, данные о регистрации) заполняются в разделе Главное — Реквизиты организации. Там же указываются сведения о руководителе и главном бухгалтере, но полноценного списка учредителей с долями в типовой конфигурации нет.

Если учредитель — физическое лицо, он заводится в справочнике Физические лица (раздел «Справочники» или «Кадры», в зависимости от настроек интерфейса). Если учредитель — юридическое лицо, его добавляют в справочник Контрагенты с указанием ИНН, КПП и ОГРН.

Для учёта дивидендов и займов именно эти карточки используются в документах. Поэтому первый практический шаг — определить, какие операции с учредителем планируются, и создать соответствующий элемент справочника.

Как добавить учредителя — физическое лицо

Откройте раздел Справочники — Физические лица и нажмите «Создать». Заполните ФИО полностью, дату рождения, пол. В карточке по ссылкам «ИНН», «СНИЛС», «Документы, удостоверяющие личность» внесите соответствующие данные — они понадобятся для справок о доходах (НДФЛ) при выплате дивидендов.

Если учредитель одновременно является сотрудником организации (например, директор), создайте для него сотрудника в разделе Зарплата и кадры — Сотрудники и свяжите с уже созданным физическим лицом. Не заводите дубликат физлица — это приведёт к раздвоению данных в отчётах по НДФЛ.

Проверьте результат: карточка физического лица должна содержать ФИО, ИНН и данные паспорта. Именно эти сведения программа подтянет в документ «Начисление дивидендов» и в справки 2-НДФЛ (приложение к расчёту 6-НДФЛ).

1. 1
   Откройте Справочники — Физические лица и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните ФИО, дату рождения, пол
3. 3
   Внесите ИНН, СНИЛС и данные паспорта по ссылкам в карточке
4. 4
   При необходимости создайте сотрудника и свяжите его с этим физлицом
5. 5
   Проверьте отсутствие дублей поиском по ФИО и ИНН

Как добавить учредителя — юридическое лицо

Если участником общества является другая организация, откройте Справочники — Контрагенты и нажмите «Создать». Введите ИНН — при подключённом сервисе 1С:Контрагент программа автоматически подтянет наименование, адрес и ОГРН из официальных источников.

Укажите вид контрагента «Юридическое лицо», заполните КПП, юридический адрес. Эта карточка будет использоваться в документах по дивидендам, займам и вкладам в уставный капитал.

Как отразить учредителя в операциях по уставному капиталу

Вклад учредителя в уставный капитал оформляется документом Операции, введённые вручную (раздел «Операции»). Создаётся проводка по дебету счёта 75.01 «Расчёты по вкладам в уставный капитал» и кредиту счёта 80 «Уставный капитал» с указанием учредителя в аналитике.

Для корректной аналитики по счёту 75 в справочнике «Контрагенты» или «Физические лица» должна существовать карточка учредителя — программа не даст провести документ с пустой аналитикой. Поступление денег от учредителя в оплату вклада оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Взнос в уставный капитал».

Как начислить дивиденды учредителю

В 1С:Бухгалтерии есть специальный документ Операции — Начисление дивидендов. В нём выбирается получатель (физическое или юридическое лицо из соответствующих справочников), период, за который выплачиваются дивиденды, и сумма. Программа автоматически рассчитает НДФЛ для физического лица или налог на прибыль для юридического.

Если документа «Начисление дивидендов» в вашей версии нет, используйте «Операцию, введённую вручную»: дебет 84 «Нераспределённая прибыль» — кредит 75.02 (или 70, если учредитель — сотрудник) на сумму дивидендов, и отдельная проводка на удержанный налог.

Как оформить заём от учредителя

Поступление займа от учредителя отражается документом Поступление на расчётный счёт с видом операции «Получение займа от контрагента». В поле контрагента выбирается ранее созданная карточка учредителя, счёт учёта — 66 (краткосрочный) или 67 (долгосрочный).

Если заём беспроцентный, документальных операций по процентам не будет. При процентном займе начисление процентов выполняется операцией вручную: дебет 91.02 — кредит 66 (67). Для учредителя-физлица проценты облагаются НДФЛ, который организация удерживает как налоговый агент.

Проверка результата и типичные проблемы

После ввода данных убедитесь, что всё отражено корректно. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 75, 80, 66 или 67 — в аналитике должно быть видно учредителя. Проверьте, что карточка физического лица или контрагента заполнена полностью и без дублей.

Если в отчётах по НДФЛ учредитель не появляется, чаще всего причина в том, что доход начислен операцией вручную без использования специализированных документов, либо физлицо заведено дважды и выплата прошла по другому дублю. Исправляйте через корректировку документа начисления, а не ручной правкой регистров — ручные правки регистров без понимания их структуры могут нарушить целостность учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 80 и 75.01

Норма

Видна разбивка по учредителям, суммы совпадают с уставом

Тревожный признак

Сальдо без аналитики или не совпадает с уставными документами

Карточка физического лица

Норма

Заполнены ФИО, ИНН, паспорт, дублей нет

Тревожный признак

Пустой ИНН или две карточки с одинаковым ФИО

Документ начисления дивидендов

Норма

Налог рассчитан автоматически, проводки сформированы

Тревожный признак

Документ не проводится или налог равен нулю при ненулевой выплате

Частые вопросы

Можно ли указать доли учредителей в 1С:Бухгалтерии?

В типовой конфигурации нет штатного механизма хранения процентного распределения долей. Доли фиксируются в уставных документах, а в программе отражаются суммовые остатки по каждому учредителю на счетах 75.01 и 80. Некоторые организации хранят эту информацию в дополнительных сведениях контрагента.

Учредитель — одновременно директор. Как его завести?

Создайте одно физическое лицо, затем на его основе — сотрудника в разделе «Зарплата и кадры». Зарплата начисляется документами по зарплате, дивиденды — документом «Начисление дивидендов» или операцией вручную со счётом 70. Дублировать физлицо не нужно.

Как отразить безвозмездную помощь от учредителя?

Если это заём — используйте поступление на расчётный счёт с видом «Получение займа». Если это безвозвратная передача денег, проводки зависят от доли участия и налогового режима; корректную схему лучше согласовать с бухгалтером-консультантом, так как ошибка влияет на налог на прибыль или УСН.

Что делать, если учредитель заведён дважды?

Определите, по какой карточке прошли документы, перенесите операции на одну (правильную) карточку через перепроведение документов, а дубль пометьте на удаление. После этого перепроверьте отчёты по НДФЛ и расчёты по счету 75.

Где в 1С указать дату регистрации и реквизиты ООО?

Эти сведения заполняются в карточке собственной организации: раздел «Главное — Реквизиты организации», поля ОГРН, дата регистрации, регистрирующий орган. Они используются в печатных формах и отчётности, но к списку учредителей отношения не имеют.

Нужна ли резервная копия перед вводом учредителя?

Само создание карточки физлица или контрагента — безопасная операция. Копия нужна перед массовыми изменениями: переносом документов с дубля, исправлением проводок, ручной правкой регистров. Сделать копию можно через «Администрирование — Обслуживание».