Справочники и Данные · 10 мин
Как правильно забить номенклатуру в 1С
Как правильно завести номенклатуру в 1С: создание карточки товара, виды номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС, типовые ошибки и их исправление.
Правильно заполненная номенклатура — основа корректного учёта в 1С: от неё зависят остатки на складах, себестоимость, проводки и печатные формы документов. Ошибка, допущенная при создании карточки товара, потом «размножается» по всем документам: поступлениям, реализациям, счетам-фактурам и отчётам. Исправить один документ несложно, а вот переделывать цепочку из сотен проводок — долго и дорого.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия кнопок и расположение полей могут немного отличаться между версиями, но логика заполнения везде одинаковая: сначала настраивается справочник, затем создаётся карточка, после чего товар участвует в документах.
Где находится справочник номенклатуры и как он устроен
В 1С:Бухгалтерии справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Управлении торговлей — через «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или через раздел «Закупки»/«Продажи». Это один и тот же справочник, просто ссылки на него продублированы в разных разделах интерфейса.
Перед массовым вводом позиций полезно настроить структуру: создать папки (группы) по категориям товаров, например «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги», «Товары для перепродажи». Группировка не влияет на проводки, но сильно упрощает поиск и отчёты. Группу можно сменить в любой момент без последствий для учёта.
Также проверьте настройки учёта до ввода данных: ведётся ли учёт по складам, по характеристикам (размер, цвет), по сериям и партиям. Если эти механизмы нужны, но не включены в настройках программы, соответствующие поля в карточке просто не появятся.
Как создать карточку номенклатуры пошагово
Откройте справочник и нажмите «Создать». Если номенклатура разных типов, программа может предложить выбрать вид сразу — это нормально. Дальше заполняйте карточку сверху вниз, не пропуская ключевые поля.
Минимальный набор полей, без которых карточку сохранять не стоит: наименование (рабочее, для внутреннего поиска), полное наименование (выводится в печатных формах и счетах-фактурах), вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС. Остальные поля — артикул, производитель, штрихкод, вес, описание — заполняйте по необходимости, но единообразно для всех позиций.
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите или укажите вид номенклатуры (товар, материал, услуга)
- 3Заполните наименование и полное наименование для печатных форм
- 4Укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ
- 5Проставьте ставку НДС и при необходимости артикул, штрихкод, страну происхождения
- 6Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе поступления
Наименование и полное наименование
Рабочее наименование должно быть удобным для поиска: «Кабель ВВГнг 3х2,5». Полное наименование — официальным, как в документах поставщика: «Кабель силовой ВВГнг(А)-LS 3х2,5 ГОСТ 31996-2012». Именно полное наименование попадёт в счета, накладные и УПД, поэтому сокращения и внутренний сленг там неуместны.
Единица измерения
Единицу выбирайте из классификатора ОКЕИ (кнопка подбора рядом с полем) — это важно для корректных кодов в счётах-фактурах и УПД. Если товар приходуется в коробках, а продаётся поштучно, заведите упаковки с коэффициентом пересчёта, а не дублируйте позицию дважды.
Как выбрать вид номенклатуры и почему это важно
Вид номенклатуры — самое «дорогое» поле карточки. В 1С:Бухгалтерии именно по виду настраиваются счета учёта: «Материалы» уйдут на 10 счёт, «Товары» — на 41, «Продукция» — на 43, услуги спишутся на счета затрат. Если вид выбран неверно, все документы с этой позицией сформируют неправильные проводки.
Типовые виды уже есть в конфигурации, но бухгалтер может добавить свои — например, «Товары комиссионные» или «Материалы в переработку», с отдельными счетами учёта. Перед созданием нового вида убедитесь, что существующие не закрывают потребность: лишние виды путают пользователей при вводе.
Заполнение НДС, цен и дополнительных реквизитов
Ставка НДС подставляется в документы из карточки, поэтому проверьте её особенно внимательно: 20%, 10%, «Без НДС» — выбор зависит от товара и налогового режима. Ошибка в ставке приведёт к неверным счетам-фактурам и проблемам с декларацией по НДС.
Цены в большинстве конфигураций хранятся не в карточке, а в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры». Не ищите поле «цена» в самой карточке — заведите документ установки цен, выберите тип цен (закупочная, розничная) и укажите значения. В документы продажи цена подтянется автоматически.
Дополнительные реквизиты — страна происхождения, номер ГТД (заполняется в документах поступления), артикул, штрихкод, производитель — нужны для печатных форм, маркировки и обмена данными. Штрихкод вводится на отдельной вкладке или через сканер; он ускоряет подбор товара в документах.
Массовый ввод: загрузка из Excel и обработка прайсов
Забивать сотни позиций вручную нерационально. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличных документов: в 1С:Бухгалтерии — «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование»), в УТ и ERP — обработка «Загрузка данных из файла» прямо из формы списка номенклатуры.
Подготовьте файл заранее: одна строка — одна позиция, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод). Уберите объединённые ячейки, формулы и пустые строки — они ломают сопоставление. При загрузке программа предложит сопоставить колонки файла с полями справочника; проверьте это сопоставление построчно перед нажатием «Загрузить».
После загрузки обязательно выборочно откройте несколько карточек и сравните с исходником. Частая проблема — единицы измерения и ставки НДС загружаются текстом и не совпадают со значениями из классификаторов, что приводит к пустым полям.
- 1Подготовьте Excel-файл: одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек
- 2Откройте обработку загрузки из списка номенклатуры или раздела «Администрирование»
- 3Сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника
- 4Загрузите данные и проверьте 5–10 карточек на соответствие исходнику
- 5Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
Как проверить результат и исправить ошибки
Базовая проверка — создать тестовый документ «Поступление товаров и услуг» с новой позицией (в копии базы или с последующим удалением документа) и посмотреть проводки. Счета учёта должны соответствовать ожиданиям бухгалтера, ставка НДС — подтянуться из карточки, единица измерения — отобразиться корректно.
Для поиска уже существующих проблем используйте отчёты: «Анализ субконто» и оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 — позиции с неправильным видом всплывут на «чужих» счетах. Дубликаты позиций ищите поиском по наименованию и артикулу; для объединения дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Как проверить результат
Счёт соответствует типу позиции (10, 41, 43)
Позиция попала не на тот счёт — проверьте вид номенклатуры
Подставилась из карточки автоматически
Поле пустое или неверное — проверьте карточку
Полное наименование и код единицы ОКЕИ корректны
Сокращения, пустой код единицы — доработайте карточку
Типичные ошибки при вводе номенклатуры
Большинство проблем с номенклатурой возникает не из-за сложности программы, а из-за отсутствия единых правил. Когда разные сотрудники вводят позиции «как привыкли», справочник быстро превращается в набор дублей и несогласованных наименований.
Чтобы ошибки не повторялись, зафиксируйте регламент: кто заводит номенклатуру, как оформляется наименование, кто проверяет новые позиции. В большинстве конфигураций можно ограничить права на создание номенклатуры одному-двум ответственным сотрудникам.
Что важно запомнить
Заполняйте карточку полностью: вид номенклатуры определяет счета учёта, единица измерения из ОКЕИ — корректность печатных форм, ставка НДС — налоговые документы. Массовый ввод делайте загрузкой из файла с последующей выборочной проверкой. Дубли и смену вида у позиций с историей устраняйте только после анализа последствий.
Частые вопросы
Можно ли изменить наименование позиции, если по ней уже есть документы?
Да, наименование и полное наименование меняются свободно — в старых документах хранится ссылка на элемент справочника, и при перепечатке документа подтянется актуальное название. Осторожность нужна только при смене вида номенклатуры и счетов учёта.
Как завести услугу, а не товар?
Создайте элемент с видом номенклатуры «Услуги» (в бухгалтерии — с типом «Услуга»). Для услуг не ведётся складской учёт, поэтому поля склада, веса и упаковок будут недоступны — это нормально.
Что делать, если один и тот же товар приходит от разных поставщиков под разными названиями?
Заведите одну карточку с унифицированным наименованием, а названия поставщиков храните в справочнике «Номенклатура поставщиков» (в УТ и ERP) с привязкой к вашей позиции. Так остатки будут целостными, а сопоставление с прайсами — автоматическим.
Как удалить ошибочно созданную позицию?
Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, позиция не удалится — используйте обработку «Поиск и удаление дублей», чтобы заменить её на правильную во всех документах.
Нужно ли заполнять штрихкод, если сканера нет?
Не обязательно, но полезно: штрихкод используется в маркировке, при обмене с торговым оборудованием и в мобильных приложениях. Если штрихкод указан на упаковке производителя, внесите его сразу — позже это сэкономит время при инвентаризации.
Почему в документе не подставляется цена из карточки?
Потому что цены хранятся не в карточке, а устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» по конкретному типу цен. Проверьте, что такой документ создан, проведён и что в документе продажи выбран тот же тип цен.