Что значит «Не используется» в 1С и что с этим делать

Пометка «Не используется» в программах 1С означает, что элемент справочника, договор, счёт, склад или другой объект отключён от текущей работы: он не предлагается для выбора в документах, не участвует в автоматическом заполнении и часто скрывается из списков по умолчанию. При этом сам объект не удалён — все связанные с ним документы и проводки сохраняются.

Чаще всего пользователь сталкивается с этим признаком в двух ситуациях. Первая — элемент сознательно вывели из оборота: закрытый договор, устаревшая номенклатура, нерабочий банковский счёт. Вторая — пометка появилась случайно или после обмена данными, и теперь нужный контрагент, договор или склад «пропал» из подбора, хотя в справочнике он виден.

Важно понимать: формулировка и место расположения этого признака зависят от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии» чаще встречается пометка «Не используется» у договоров, банковских счетов и складов, в «1С:Управление торговлей» и ERP — у соглашений, номенклатуры, видов цен. Механика везде схожая: флаг либо галочка в карточке элемента, либо специальное значение реквизита, которое можно снять.

Где именно в 1С встречается пометка «Не используется»

Признак «Не используется» — это не единый механизм платформы, а набор похожих решений в типовых конфигурациях. Поэтому первый шаг — понять, о каком объекте идёт речь. Наиболее типичные места: карточка договора с контрагентом, карточка банковского счёта организации, карточка склада, элементы справочника номенклатуры, соглашения с клиентами и поставщиками, виды цен, статьи движения денежных средств.

В ряде конфигураций вместо флага используется реквизит со значениями, например «Используется» / «Не используется», либо поле «Состояние», «Статус», «Закрыт». Смысл одинаков: программа перестаёт предлагать объект при подборе, но история операций по нему остаётся в отчётах и документах.

Отдельный случай — пометка «Не используется» в списке, когда элемент отображается серым цветом или с соответствующей надписью в колонке. Это визуальный индикатор того же самого признака, а не отдельная ошибка.

Чем «Не используется» отличается от пометки удаления

Эти два состояния часто путают, но разница принципиальна. Пометка удаления — это подготовка объекта к физическому удалению из базы: после выполнения процедуры «Удаление помеченных объектов» элемент может исчезнуть вместе со ссылками, если на него ничего не ссылается. Пометка «Не используется» ничего не удаляет: объект остаётся в базе, просто перестаёт предлагаться в новых документах.

Практическое следствие: если нужно временно убрать устаревший договор или склад из подбора, правильно ставить «Не используется», а не пометку удаления. Удаление элементов, на которые ссылаются документы, вообще невозможно без разрыва ссылочной целостности, а попытки обойти это приводят к появлению «битых ссылок» вида «Объект не найден».

Проверить, что именно установлено у элемента, просто: помеченный на удаление объект отображается в списке с перечёркнутой иконкой, а «не используемый» — обычно с серым текстом или отдельной пометкой в колонке.

Почему элемент вдруг стал «Не используется»

Самая частая причина — осознанное действие пользователя: бухгалтер закрыл договор, кладовщик вывел склад из оборота, менеджер отключил устаревшее соглашение. Но есть и менее очевидные сценарии, которые вызывают вопросы «почему пропал нужный элемент».

Вторая причина — обмен данными между базами. При синхронизации (например, между «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерией») признак «Не используется» может переноситься вместе с объектом. Если в одной базе договор пометили как неиспользуемый, после обмена он станет недоступен и в другой.

Третья причина — начальное заполнение и обработки. При загрузке данных из файлов или при работе сервисных обработок элементам могут массово проставляться признаки. Наконец, в некоторых конфигурациях новые элементы определённых справочников создаются с признаком «не используется» до тех пор, пока их не настроят.

Как вернуть элемент в работу: пошагово

Общий порядок одинаков для большинства типовых конфигураций. Отличия только в названии реквизита и его расположении в карточке.

Откройте нужный список (например, «Договоры», «Склады», «Банковские счета»). Если неиспользуемые элементы скрыты, включите их отображение: обычно это кнопка «Ещё» → «Изменить список» / настройка отбора, либо переключатель вида «Показывать неиспользуемые». Найдите элемент, откройте его карточку двойным щелчком.

В карточке найдите флаг «Не используется», поле «Состояние», «Статус» или подобный реквизит — он может находиться на основной вкладке или в разделе «Прочее», «Администрирование». Снимите галочку или переключите значение на «Используется», затем нажмите «Записать и закрыть». После этого элемент должен снова появляться при подборе в документах.

1. 1
   Откройте список справочника и включите отображение неиспользуемых элементов
2. 2
   Найдите нужный элемент и откройте его карточку
3. 3
   Снимите флаг «Не используется» или переключите состояние на «Используется»
4. 4
   Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
5. 5
   Откройте тестовый документ и убедитесь, что элемент доступен для подбора

Если элементов много

Когда снять признак нужно у десятков или сотен элементов, ручная работа неэффективна. В типовых конфигурациях есть механизм группового изменения реквизитов: раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов» (в ряде версий путь отличается). Выберите нужный справочник, установите отбор по признаку «Не используется», укажите новое значение реквизита и выполните обработку.

Перед групповой обработкой сделайте резервную копию базы или хотя бы выгрузку затрагиваемого справочника. Ошибка в отборе при массовом изменении затронет все подходящие элементы сразу.

Когда пометку «Не используется» ставить нужно сознательно

Признак полезен как инструмент наведения порядка в справочниках. Закрытые договоры, расформированные склады, снятая с производства номенклатура, неактуальные виды цен — всё это разумно выводить из подбора, чтобы пользователи не выбирали устаревшие значения в новых документах.

Преимущество перед удалением очевидно: отчёты за прошлые периоды продолжают корректно формироваться, старые документы открываются без предупреждений, а при необходимости элемент возвращается в работу одним действием. Это стандартная практика ведения нормативно-справочной информации.

Рекомендуется периодически проверять справочники на «забытые» неиспользуемые элементы: бывает, что договор пометили как закрытый, а по нему продолжают идти оплаты, или склад вывели из оборота, хотя на нём остались остатки. Такие расхождения видны в оборотно-сальдовой ведомости и отчётах по остаткам.

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — попытка удалить неиспользуемый элемент «для чистоты». Если на него есть ссылки из документов, удаление либо не выполнится, либо создаст битые ссылки. Вторая ошибка — снятие признака без проверки причины его появления: если договор закрыт, а вы вернули его в подбор, менеджеры снова начнут выставлять по нему документы.

Третья ошибка — игнорирование обменов. Если снять признак только в одной базе, при следующей синхронизации он может вернуться из базы-источника. Исправлять нужно там, где данные являются главными по правилам обмена.

Ограничение самостоятельной работы: если признак «Не используется» устанавливается программно (в коде конфигурации, регламентным заданием или правилами обмена) и снять его через карточку невозможно либо он восстанавливается сам, потребуется участие специалиста по 1С — разбираться в коде или настройках синхронизации без подготовки рискованно.

Как проверить результат и закрепить порядок

После снятия пометки проверьте три вещи: элемент выбирается в новом документе, он отображается в списке без серой пометки, отчёты по нему формируются корректно. Если элемент по-прежнему не предлагается при подборе, проверьте, нет ли дополнительных условий: например, у договора может быть заполнена дата окончания, у соглашения — статус «Закрыто», у склада — признак ордерной схемы, влияющий на доступность в конкретном виде документов.

Для закрепления порядка имеет смысл договориться внутри компании: кто и на основании чего переводит элементы в «не используется», как часто справочники ревизуются, в какой базе ведутся главные данные при обмене. Это снимает большинство вопросов «почему пропал элемент».

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор в новом документе

Норма

Элемент предлагается в списке выбора

Тревожный признак

Элемент не предлагается — проверьте дополнительные реквизиты (даты, статусы)

Отображение в списке

Норма

Обычный цвет, без пометки «Не используется»

Тревожный признак

Серый текст или пометка осталась — изменение не записано

Отчёты по элементу

Норма

Обороты и остатки формируются корректно

Тревожный признак

Пустые отчёты при наличии документов — проверьте отборы отчёта

Поведение после обмена

Норма

Признак не возвращается после синхронизации

Тревожный признак

Пометка появляется снова — исправляйте в базе-источнике

Частые вопросы

«Не используется» — это то же самое, что удаление?

Нет. Удаление убирает объект из базы (через пометку удаления и последующую обработку), а «Не используется» только отключает объект от подбора в новых документах. История операций по неиспользуемому элементу полностью сохраняется, и вернуть его в работу можно одним действием.

Почему договор помечен «Не используется», хотя я этого не делал?

Наиболее вероятные причины: признак пришёл по обмену из другой базы, его установил другой пользователь с доступом к справочнику, либо сработала обработка при загрузке данных. Проверить, кто и когда изменил элемент, можно через журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации), отфильтровав события изменения данных.

Элемент не выбирается в документе, но пометки «Не используется» в карточке нет. Что ещё проверить?

Проверьте связанные реквизиты: дату окончания договора, статус соглашения, дату закрытия банковского счёта, валюту и организацию (элемент может не подходить под отбор документа), а также настройки функциональности программы — часть справочников скрывается, если соответствующая опция отключена.

Можно ли снять пометку «Не используется» сразу у всех элементов?

Да, через обработку «Групповое изменение реквизитов» в разделе администрирования: выберите справочник, задайте отбор по признаку и установите новое значение. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию и проверьте отбор на небольшой выборке — массовое изменение необратимо без копии.

Влияет ли пометка «Не используется» на отчёты и проводки?

На уже созданные документы, проводки и отчёты за прошлые периоды пометка не влияет. Она действует только на подбор в новых документах и в отдельных конфигурациях — на автоматическое заполнение и регламентные операции. Закрытый договор продолжит корректно отображаться в актах сверки и оборотках.

Пометка возвращается сама после того, как я её снял. Что делать?

Это почти всегда признак обмена данными или программной установки признака. Проверьте, участвует ли справочник в плане обмена, и снимите признак в той базе, которая является главной по правилам синхронизации. Если обмена нет, обратитесь к специалисту — вероятно, признак устанавливается в коде конфигурации или регламентным заданием.