Как завести контрагента в 1С Бухгалтерии 8

Контрагент — базовый элемент справочников 1С:Бухгалтерии 8: без него нельзя выписать счёт, оформить реализацию, оприходовать товар или провести оплату. Карточка контрагента хранит реквизиты организации или ИП, договоры, банковские счета и контактные данные, а программа использует их при автоматическом заполнении документов.

Завести контрагента можно вручную, заполнив поля самостоятельно, или автоматически — по ИНН через встроенный сервис проверки реквизитов. Второй способ быстрее и снижает риск опечаток в названии, адресе и КПП. Оба варианта рассмотрены ниже.

Перед созданием новой карточки важно проверить, нет ли контрагента уже в базе. Дубли приводят к «размазыванию» взаиморасчётов по двум элементам справочника, и акты сверки перестают сходиться.

Где находится справочник контрагентов

Справочник контрагентов доступен из нескольких мест интерфейса. Основной путь — раздел «Справочники» → «Покупки и продажи» → «Контрагенты». В некоторых настройках интерфейса справочник также выведен в разделы «Покупки» и «Продажи».

Кроме того, карточку контрагента можно создать прямо из документа: в поле «Контрагент» документа реализации или поступления нажмите «+» или введите наименование — программа предложит создать новый элемент. Это удобно, когда контрагент появляется в момент оформления первой операции.

Если раздел «Справочники» не виден в панели разделов, проверьте настройки навигации (кнопка с шестерёнкой в правом верхнем углу панели разделов) или права пользователя — у роли без доступа к справочнику пункт будет скрыт.

Создание контрагента вручную

Ручной способ подходит, когда сервис автозаполнения недоступен (нет интернета или не подключён контур 1С:Контрагент), либо когда контрагент — физическое лицо без ИНН.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид контрагента: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо».
3. 3
   Заполните наименование, ИНН, КПП (для юрлица), юридический адрес.
4. 4
   На закладке «Адреса, телефоны» добавьте контактные данные при необходимости.
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что карточка появилась в списке.

Поле «Полное наименование» заполняется по учредительным документам — именно оно попадёт в печатные формы счетов, актов и накладных. Сокращённое наименование используется для отображения в списках и подбора.

Вид контрагента выбирайте внимательно: он влияет на состав доступных полей. У юридического лица есть КПП, у ИП его нет, а для физического лица вместо ИНН организации указывается ИНН физлица и документ, удостоверяющий личность.

Автоматическое заполнение по ИНН

Самый быстрый способ — заполнение по ИНН. Создайте новую карточку, введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку «Заполнить» (или ссылку «Заполнить реквизиты по ИНН»). Программа запросит данные из официальных источников (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) и подставит наименование, КПП, юридический адрес, а для организаций — сведения о руководителе.

Функция работает при наличии интернет-поддержки 1С (действующей подписки ИТС) и доступа к сервису 1С:Контрагент. Если кнопка неактивна или возникает ошибка — проверьте подключение интернет-поддержки в разделе «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы».

Автозаполнение не избавляет от проверки: сервис подставляет юридический адрес из реестра, а фактический и почтовый адреса придётся указать вручную, если они отличаются.

Договоры и банковские счета контрагента

Карточка контрагента — это ещё и контейнер для связанных данных. На панели навигации карточки доступны ссылки «Договоры», «Банковские счета», «Контактные лица». Без договора и счёта документы будут работать, но печатные формы и платёжки придётся дозаполнять вручную.

Как добавить договор

Откройте ссылку «Договоры» в карточке и нажмите «Создать». Укажите вид договора (с покупателем, с поставщиком, прочее), номер и дату. Вид договора критичен: он определяет, в каких документах договор будет доступен для выбора, и как программа ведёт расчёты.

Как добавить банковский счёт

По ссылке «Банковские счета» создайте новый счёт: введите номер счёта и БИК банка — наименование и корсчёт банка подставятся автоматически из справочника банков. Если банк не найден по БИК, обновите классификатор банков через «Администрирование» → «Обслуживание».

Проверка на дубли и объединение карточек

Перед созданием нового контрагента выполните поиск по справочнику: в строке поиска списка введите ИНН или фрагмент наименования. Поиск по ИНН надёжнее — одно и то же предприятие часто заводят с разными вариантами написания названия («ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «ООО \"Ромашка\"»).

В типовой конфигурации есть штатная обработка поиска и удаления дублей: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей». Она находит совпадающие элементы и позволяет объединить их с переносом всех документов на одну карточку.

Удалить карточку, по которой уже есть проведённые документы, нельзя — программа позволит только пометить её на удаление, и удаление выполнится лишь после удаления всех ссылок. Поэтому правильнее объединять дубли, а не удалять «лишнюю» карточку.

Проверка результата и права доступа

После создания карточки убедитесь, что она корректно работает в документах: создайте тестовый документ (например, «Счёт покупателю»), выберите контрагента — программа должна автоматически подставить договор по умолчанию и банковский счёт в печатную форму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в списке контрагентов

Норма

Элемент находится поиском по ИНН и наименованию

Тревожный признак

Карточка не находится или найдено два похожих элемента

Подстановка в документ

Норма

При выборе контрагента договор и счёт заполняются автоматически

Тревожный признак

Поля договора и счёта пустые, их приходится выбирать вручную

Печатная форма счёта

Норма

Полное наименование, ИНН, КПП и адрес без ошибок

Тревожный признак

Опечатки в реквизитах или пустые поля

Если кнопка «Создать» недоступна — у пользователя нет прав на добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору базы: право настраивается в профиле группы доступа («Администрирование» → «Настройки пользователей и прав»).

Частые вопросы

Можно ли создать контрагента без ИНН?

Да. Для физических лиц и иностранных компаний поле ИНН может оставаться пустым — программа не блокирует запись. Однако для российских организаций и ИП ИНН обязателен в счетах-фактурах, поэтому без него документы будут формироваться с неполными реквизитами.

Чем отличается «Контрагент» от «Партнёра»?

В 1С:Бухгалтерии справочник один — «Контрагенты». Разделение на «Партнёров» и «Контрагентов» используется в конфигурациях линейки УТ/ERP, где партнёр — это бизнес-субъект, а контрагент — его юридическое лицо. В Бухгалтерии 8 обе роли совмещает один справочник.

Как изменить реквизиты уже созданного контрагента?

Откройте карточку из списка двойным щелчком, внесите изменения и нажмите «Записать и закрыть». Новые реквизиты будут использоваться в документах, созданных после изменения; ранее проведённые документы программа перезаписывать не станет, если не перепровести их.

Почему не работает кнопка «Заполнить по ИНН»?

Чаще всего не подключена интернет-поддержка 1С или истёк срок регистрации. Проверьте «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы»: там должен быть указан действующий логин портала 1С. Также кнопка недоступна при отсутствии интернет-соединения.

Что делать, если по одному контрагенту завели две карточки?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Выберите основную карточку — все документы и договоры дубля будут перенесены на неё, после чего лишний элемент можно пометить на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Можно ли загрузить контрагентов списком из Excel?

Да, в типовой конфигурации есть загрузка данных из табличных документов: в списке контрагентов нажмите «Ещё» и найдите команду загрузки, либо используйте «Администрирование» → «Перенос данных». Таблицу нужно подготовить по шаблону: наименование, ИНН, КПП, адрес в отдельных колонках.