Справочники и Данные · 10 мин
Как выгрузить данные из 1С: рабочие способы и инструкции
Как выгрузить данные из 1С: выгрузка справочников, документов и отчётов в Excel, XML и CSV. Способы для типовых конфигураций, обмен между базами, типичные ошибки.
Выгрузка данных из 1С — одна из самых частых задач: понадобилось передать список контрагентов бухгалтеру, загрузить номенклатуру на сайт, перенести документы в другую базу или просто сохранить отчёт в Excel. Способ выгрузки зависит от того, что именно нужно получить: таблицу, файл обмена между базами или копию данных для архива.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) большинство сценариев решается штатными средствами без программирования. Ниже разобраны основные способы: от простого сохранения табличного документа до универсального обмена через XML, с указанием ограничений и типичных ошибок.
Определите, что именно нужно выгрузить
Перед выбором инструмента ответьте на три вопроса: какой объект выгружаете (справочник, документы, отчёт, регистры), в каком формате нужен результат (Excel, CSV, XML, mxl) и куда пойдут данные дальше (в Excel для анализа, в другую базу 1С, на сайт, в стороннюю программу). От ответов зависит весь сценарий.
Например, для передачи списка товаров коллеге достаточно Excel. Для загрузки в интернет-магазин чаще требуется CSV или CommerceML. Для переезда между базами 1С нужен XML-формат обмена, который сохраняет ссылки между объектами — простая таблица здесь не подойдёт, так как потеряются связи «документ → контрагент → договор».
Как выбрать способ выгрузки
Выгрузка списка справочника или документов в Excel
Самый быстрый способ — выгрузка списка прямо из формы. Откройте нужный справочник (например, «Номенклатура» или «Контрагенты») или журнал документов, установите отбор, если нужна не вся информация, а часть. Затем нажмите «Ещё → Выгрузить список» (в некоторых конфигурациях — «Вывести список»).
Программа покажет окно, где можно отметить галочками колонки для выгрузки. Уберите лишние реквизиты — так файл будет компактнее и удобнее для чтения. После подтверждения список откроется как табличный документ, который сохраняется через «Файл → Сохранить как» в формате Excel (.xlsx), CSV, HTML или PDF.
Учтите ограничение: выгружаются только те колонки, которые видны в списке, и только данные текущего уровня иерархии при определённых настройках. Если нужен реквизит, которого нет в списке, сначала добавьте его через «Ещё → Изменить форму» или настройку списка.
- 1Откройте справочник или журнал документов и при необходимости установите отбор
- 2Нажмите «Ещё → Выгрузить список» (или «Вывести список»)
- 3Отметьте нужные колонки и подтвердите вывод
- 4В открывшемся табличном документе выберите «Файл → Сохранить как» и формат Excel или CSV
- 5Откройте файл и проверьте, что все строки и колонки на месте
Сохранение отчётов и табличных документов
Любой отчёт в 1С после формирования представляет собой табличный документ. Его можно сохранить через меню «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения на панели. Доступные форматы: Excel, PDF, HTML, TXT, формат табличного документа 1С (.mxl) и другие.
Для дальнейшей обработки в Excel выбирайте формат .xlsx — формулы из отчёта не переносятся, но значения и структура таблицы сохраняются. Обратите внимание: объединённые ячейки и группировки отчёта могут усложнить обработку в Excel. Если планируете сводные таблицы, выгружайте отчёт без группировок или используйте «Сохранить как» с отключённым оформлением, где конфигурация это позволяет.
Отдельный случай — выгрузка печатных форм документов. Откройте печатную форму (например, счёт или акт) и сохраните её тем же способом. Для массовой выгрузки печатных форм в типовых конфигурациях часто есть обработки групповой печати с сохранением в файлы.
Выгрузка данных для переноса в другую базу 1С
Когда данные должны попасть в другую информационную базу (например, из Управления торговлей в Бухгалтерию или при переезде в новую базу), простая таблица не подходит — нужны ссылки и связи между объектами. Для этого существует два основных механизма.
Первый — типовая синхронизация данных, встроенная в конфигурации: настраивается через «Администрирование → Синхронизация данных» и работает по правилам обмена между конкретными конфигурациями. Второй — универсальная обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» (для идентичных конфигураций) или обработка с правилами конвертации «Универсальный обмен данными в формате XML» (для разных конфигураций).
Обработка универсального обмена позволяет выбрать типы объектов, период документов и отборы. Результат — XML-файл, который загружается на стороне приёмника той же обработкой. Перед выгрузкой убедитесь, что версии конфигураций совместимы, а в базе-приёмнике есть все необходимые классификаторы (валюты, единицы измерения), иначе объекты загрузятся с пустыми ссылками.
Выгрузка всей информационной базы в файл .dt
Файл .dt — это полная копия базы со всеми данными и настройками. Он используется для архивации, передачи базы специалисту или развёртывания копии для тестирования. Выгрузка выполняется через конфигуратор: откройте базу в режиме «Конфигуратор», выберите «Администрирование → Выгрузить информационную базу» и укажите путь к файлу.
Учтите несколько ограничений. Для выгрузки нужны права администратора и монопольный доступ — все пользователи должны выйти из базы. Файл .dt не предназначен для клиент-серверных баз большого объёма: при больших размерах выгрузка идёт долго и может завершиться ошибкой, поэтому для SQL-баз корректнее делать копию средствами СУБД. Кроме того, .dt нельзя загрузить в базу с другой версией платформы без предварительных преобразований.
Выгрузка в CSV и обмен со сторонними системами
Формат CSV нужен, когда данные забирает сторонняя система: сайт, CRM, маркетплейс или складская программа. Простой путь — вывести список, сохранить табличный документ в формате CSV и проверить разделитель (точка с запятой или запятая) и кодировку. Многие системы требуют UTF-8, а Excel по умолчанию сохраняет в ANSI — из-за этого кириллица превращается в «кракозябры» при импорте.
Для регулярного обмена с сайтом в типовых конфигурациях есть готовые модули: например, обмен с сайтом в формате CommerceML в «Управлении торговлей» (раздел «CRM и маркетинг» или «Интеграция»). Он выгружает номенклатуру, цены и остатки по расписанию без ручных операций.
Если штатных средств не хватает — нужна выгрузка по произвольной структуре, в JSON или с особыми полями — задача решается обработкой на встроенном языке 1С. Это уже зона разработки: лучше поручить её специалисту, чтобы не сломать рабочую базу самодельными доработками.
Проверка результата выгрузки
После выгрузки всегда проверяйте результат до передачи файла дальше. Минимальная проверка: откройте файл, сравните количество строк с количеством записей в отобранном списке 1С, убедитесь, что числа не превратились в текст, а даты распознаются корректно.
Для обмена между базами контроль строже: после загрузки в базу-приёмник сверьте обороты по ключевым счетам или количество документов за период в обеих базах. В типовых синхронизациях есть отчёт о сопоставлении объектов — просмотрите его на предмет несопоставленных элементов.
Как проверить результат
Совпадает с числом записей в отобранном списке 1С
Строк меньше (сработал скрытый отбор) или есть дубли
Числа выравнены вправо и участвуют в формулах, даты распознаются
Числа сохранены как текст, даты превратились в строки
Кириллица читается при открытии в целевой системе
Вместо текста — знаки вопроса или «кракозябры»
В документах заполнены контрагенты, договоры, номенклатура
Поля пустые или содержат «Объект не найден»
Частые вопросы
Как выгрузить данные из 1С, если нет кнопки «Выгрузить»?
Возможно, у вашей роли ограничены права — пункт «Выгрузить список» недоступен. Обратитесь к администратору для выдачи права «Вывод» или попросите сформировать файл. Альтернатива — выделить строки списка и скопировать их через буфер обмена в Excel, если это не запрещено настройками.
Можно ли выгрузить данные из 1С без конфигуратора?
Да, для большинства задач конфигуратор не нужен: списки, отчёты и печатные формы сохраняются прямо из режима «Предприятие», а обмен между базами настраивается в разделе «Администрирование». Конфигуратор требуется только для выгрузки базы в .dt и для доработок.
Почему после выгрузки в Excel числа стали текстом?
Так происходит, когда в ячейках есть неразрывные пробелы (разделители разрядов) или числа выведены с единицами измерения. В Excel используйте «Найти и заменить» для удаления пробелов или функцию ЗНАЧЕН. Чтобы избежать проблемы, выгружайте отчёты без итоговых строк с текстом и единиц измерения в одной ячейке с числом.
Как выгрузить только документы за определённый период?
В журнале документов установите отбор по дате (кнопка отбора или «Ещё → Настроить список»), затем выгружайте список. Для переноса самих документов между базами в обработке универсального обмена укажите дату начала и окончания выгрузки — обработка отберёт документы за этот интервал.
Чем отличается выгрузка в Excel от выгрузки в XML?
Excel — это «плоская» таблица для просмотра и анализа человеком: в ней нет связей между объектами. XML-обмен переносит объекты со ссылками и структурой, чтобы другая база 1С могла их корректно загрузить. Для анализа берите Excel, для переноса между базами — XML.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?
Да. В типовых конфигурациях синхронизация данных и обмен с сайтом поддерживают расписание (настраивается в параметрах обмена). Для нестандартных выгрузок используются регламентные задания с обработкой — это требует участия разработчика и тестирования на копии базы.
Что важно запомнить
Для таблиц и отчётов используйте «Выгрузить список» и «Сохранить как» в Excel или CSV. Для переноса между базами — только XML-обмен с проверкой ссылок. Перед массовыми операциями делайте резервную копию, а результат всегда сверяйте с исходными данными: количество строк, числа, кодировка, заполненность ссылок.