Сотрудники и Зарплата · 10 мин
Средняя зарплата по организации: как рассчитать в 1С:ЗУП
Как рассчитать среднюю зарплату по организации в 1С:ЗУП 3.1: нужные отчёты, формула, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки расчётчиков.
Средняя зарплата по организации — показатель, который регулярно запрашивают налоговая инспекция (для оценки рисков по письму ФНС), банки при выдаче кредитов сотрудникам, статистика и руководство для внутренней аналитики. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 нет одной кнопки «средняя зарплата по организации», но показатель получается из штатных отчётов за несколько минут, если понимать, какие начисления включать и как считать среднесписочную численность.
Важно сразу разделить два разных понятия, которые часто путают. Первое — средний заработок конкретного сотрудника для отпускных, командировок и больничных: его программа считает автоматически в документах. Второе — средняя зарплата по организации в целом: это аналитический показатель, равный отношению фонда оплаты труда к среднесписочной численности работников за период. В этой статье речь идёт именно о втором показателе.
Что входит в расчёт средней зарплаты по организации
Методика расчёта опирается на указания Росстата по заполнению формы П-4 и на подход ФНС, используемый при сравнении зарплат со среднеотраслевым уровнем. В числитель включают начисленную заработную плату: оклад, тариф, сдельную оплату, премии, доплаты за условия труда, надбавки, оплату отпусков — то есть выплаты за труд, облагаемые НДФЛ и взносами.
Не включают в расчёт выплаты социального характера: материальную помощь, оплату питания и проезда, пособия за счёт ФСС (больничные, пособия по беременности и родам), дивиденды. Если в отчёте ЗУП эти суммы попадают в общий итог, их нужно исключить настройкой отбора по видам начислений, иначе показатель завысится.
Знаменатель — среднесписочная численность работников. Она считается по календарным дням: сумма списочной численности за каждый день месяца делится на число календарных дней. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в списочную численность не входят, но для ответа налоговой их выплаты иногда показывают отдельно.
Шаг 1. Получаем фонд оплаты труда из отчёта
Основной источник данных — раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Сформируйте его за нужный период (обычно квартал или год) в целом по организации, без группировки по подразделениям.
Для чистого показателя удобнее отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» или «Начисления и удержания» с настройкой отбора: через кнопку «Настройки» добавьте отбор по виду начисления, исключив материальную помощь и пособия. В типовой поставке пособия за счёт ФСС в ЗУП 3.1 обычно не начисляются (они оформляются напрямую через фонд), поэтому чаще всего достаточно исключить матпомощь и прочие социальные выплаты.
Зафиксируйте итоговую сумму начислений — это числитель формулы. Если организация крупная и данные нужны помесячно, сверните отчёт с группировкой «Месяц начисления»: так вы получите ФОТ по каждому месяцу и сможете посчитать среднюю зарплату помесячно и за период в целом.
- 1Сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за период по организации
- 2Исключите соцвыплаты: матпомощь, пособия, компенсации не за труд
- 3Зафиксируйте итог начислений — это ФОТ
- 4Сформируйте отчёт «Среднесписочная численность» за тот же период
- 5Разделите ФОТ на численность и на количество месяцев периода
Шаг 2. Берём среднесписочную численность
В ЗУП 3.1 есть штатный отчёт «Среднесписочная численность» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Сформируйте его за тот же период, что и ФОТ. Программа автоматически учитывает приёмы, увольнения, отпуска по уходу за ребёнком и неполное рабочее время по правилам Росстата.
Проверьте настройки отчёта: сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком в среднесписочную численность не включаются, хотя в списочной числятся. Если в вашей методике (например, для внутреннего управленческого отчёта) их нужно учесть, используйте отчёт «Списочный состав» с ручной корректировкой и зафиксируйте выбранную методику, чтобы показатели были сопоставимы от периода к периоду.
Обратите внимание на сотрудников с неполным рабочим временем: по правилам статистики они переводятся в целые единицы пропорционально отработанному времени. ЗУП делает это автоматически при корректно заполненных графиках работы. Если графики ведутся формально (всем назначен одинаковый график), численность исказится, а за ней — и средняя зарплата.
Шаг 3. Считаем показатель и проверяем результат
Формула: Средняя зарплата = ФОТ за период / Среднесписочная численность / Количество месяцев. Например, при ФОТ 18 000 000 руб. за квартал, численности 50 человек и трёх месяцах периода средняя зарплата составит 18 000 000 / 50 / 3 = 120 000 руб. в месяц.
Для ответа на требование ФНС о низкой зарплате сравните полученное значение со среднеотраслевым по региону (данные публикуются Росстатом и приводятся в приложениях к письмам налоговой). Расхождение в 10–20% обычно объяснимо структурой персонала: большой долей совместителей, стажёров, работников на полставки.
Как проверить результат
ФОТ и численность взяты за один и тот же период и по одной организации
ФОТ за квартал делится на численность за месяц — показатель завышен втрое
Исключены пособия, матпомощь, дивиденды
В итог попали соцвыплаты и выплаты по ГПХ вместе с зарплатой
Средняя зарплата близка к модальной зарплате по штатному расписанию
Средняя в разы выше типичного оклада — вероятно, занижена численность
Альтернативные способы: универсальный отчёт и СКД
Если показатель нужен регулярно, удобнее один раз настроить произвольный отчёт. Вариант без доработок — «Универсальный отчёт» по регистру накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» с группировкой по месяцам и отбором по видам расчёта. Численность при этом всё равно придётся брать из кадрового отчёта отдельно.
Более гибкий путь — скопировать типовой отчёт «Анализ ФОТ» через механизм вариантов отчётов (СКД) и сохранить свой вариант с нужными отборами и группировками: по подразделениям, категориям персонала, должностям. Сохранённый вариант назначается ответственным пользователям и используется как регламентный.
Для групп компаний с несколькими организациями в одной базе формируйте отчёты по каждой организации отдельно: ЗУП ведёт учёт в разрезе организаций, и смешение данных исказит показатель для налоговой, которая запрашивает сведения по конкретному юридическому лицу.
Сравнение способов получения данных
Быстро и без настройки; подходит для разового расчёта, но соцвыплаты придётся вычитать вручную
Чистый показатель за счёт настройки отборов; требует один раз разобраться с настройками отчёта
Регламентный расчёт по кнопке для регулярной отчётности; нужны навыки настройки вариантов отчётов
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — деление годового ФОТ на численность без деления на 12, либо наоборот: месячный ФОТ делится на годовую численность. Получаются фантастические значения, которые сразу вызывают вопросы у проверяющих. Всегда проверяйте размерность: результат должен быть сопоставим с типичным окладом по штатному расписанию.
Вторая ошибка — включение в расчёт выплат внешним совместителям и подрядчикам ГПХ при численности только по списочному составу. Либо исключайте их выплаты из ФОТ, либо добавляйте их к численности отдельной строкой с оговоркой в пояснительной записке.
Третья группа проблем — данные: непроведённые документы «Начисление зарплаты и взносов» за последний месяц периода, незакрытые кадровые документы, сотрудники без графиков работы. Перед расчётом убедитесь, что зарплата за все месяцы периода рассчитана и отражена.
Когда штатных средств недостаточно
Штатные отчёты не дают показатель «средняя зарплата» одной цифрой — это всегда комбинация двух отчётов и ручного деления. Если руководство требует дашборд с динамикой средней зарплаты по подразделениям, потребуется доработка: собственный отчёт на СКД с соединением данных зарплатных и кадровых регистров.
Такую доработку разумно поручить специалисту по 1С, если в компании нет разработчика: ошибка в запросе (например, задвоение строк из-за соединения по сотруднику без учёта периода) даст неверный показатель, который будет использоваться в управленческих решениях. Перед внедрением сверьте результат доработанного отчёта с ручным расчётом за 2–3 месяца.
FAQ: частые вопросы по расчёту
Чем средняя зарплата по организации отличается от среднего заработка сотрудника?
Средний заработок сотрудника — расчётная величина для отпускных, командировок и пособий, считается по правилам постановления № 922 из дохода конкретного человека за 12 месяцев. Средняя зарплата по организации — статистический показатель: весь фонд оплаты труда, делённый на среднесписочную численность. В ЗУП первый считается автоматически в документах, второй — вручную по отчётам.
Можно ли получить среднюю зарплату одним отчётом без ручного деления?
В типовой ЗУП 3.1 — нет, готового отчёта «средняя зарплата по организации» нет. Показатель получается комбинацией отчёта по начислениям и отчёта по среднесписочной численности. Автоматизировать итог можно только доработкой отчёта на СКД или внешней обработкой.
Нужно ли включать премии и отпускные в фонд оплаты труда?
Да. Премии, доплаты, надбавки и оплата отпусков — это выплаты за труд, они входят в ФОТ по методике Росстата. Исключаются только выплаты социального характера: материальная помощь, пособия, оплата питания и проезда, дивиденды.
Как посчитать показатель для ответа на требование ФНС о низкой зарплате?
Возьмите ФОТ за год (без соцвыплат), разделите на среднесписочную численность за год и на 12. Сравните со среднеотраслевым уровнем по региону из данных Росстата. В пояснительной записке укажите факторы, влияющие на показатель: долю работников на неполной ставке, стажёров, текучесть кадров.
Входят ли внешние совместители и подрядчики по ГПХ в расчёт?
В среднесписочную численность — нет, поэтому их выплаты из ФОТ для этого показателя тоже исключают. Если нужен расширенный анализ затрат на персонал, посчитайте отдельный показатель с учётом совместителей и ГПХ и подпишите методику в отчёте.
Почему средняя зарплата в отчёте сильно выше реальных окладов?
Чаще всего занижена численность: не учтены работники на неполной ставке, либо в ФОТ попали разовые крупные выплаты — годовые премии, компенсации при увольнении. Проверьте состав начислений и корректность графиков работы сотрудников, от которых зависит пересчёт неполного времени в целые единицы.
Что важно запомнить
Средняя зарплата по организации в 1С:ЗУП 3.1 считается вручную по двум отчётам: «Полный свод начислений» даёт ФОТ без соцвыплат, «Среднесписочная численность» — знаменатель. Формула: ФОТ / численность / число месяцев. Проверяйте сопоставимость периодов и состав начислений — это главные источники ошибок.