Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Сотрудники в 1С: где найти справочник и данные о работниках
Где найти справочник «Сотрудники» в 1С: ЗУП, Бухгалтерии и УНФ. Как открыть карточку, найти по ФИО, отбору и что делать, если сотрудник не отображается.
Справочник «Сотрудники» — один из основных списков в кадровых и расчётных конфигурациях 1С. Через него открывают карточки работников, проверяют кадровые данные, создают документы приёма и увольнения, начисляют зарплату. Проблема в том, что расположение этого справочника зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и 1С:УНФ путь к нему различается, а в некоторых интерфейсах список вообще спрятан в подменю.
Ниже разобраны точные пути к справочнику в самых распространённых конфигурациях, способы быстрого поиска конкретного человека в большом списке, причины, по которым сотрудник может не отображаться, и типичные ошибки при работе со справочником.
Где находится справочник «Сотрудники» в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом справочник доступен из главного меню. Откройте раздел «Кадры» на панели разделов слева — в панели навигации появится пункт «Сотрудники». Один клик открывает список всех работников, когда-либо оформленных в программе.
Если на панели навигации пункта нет, воспользуйтесь кнопкой со стрелкой вниз в заголовке раздела «Кадры» — там отображаются все доступные объекты раздела. Ещё один путь: «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Сотрудники». Этот вариант работает всегда, даже если интерфейс сильно перенастроен.
Обратите внимание: в ЗУП есть два похожих справочника — «Сотрудники» и «Физические лица». Физическое лицо — это человек как таковой (ФИО, паспорт, ИНН), а сотрудник — связка физлица с организацией и должностью. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников, например по основному месту и по совместительству.
Где найти сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия справочник лежит в разделе «Зарплата и кадры». Откройте этот раздел — в панели навигации будет пункт «Сотрудники». Если ведёте учёт по нескольким организациям, список общий, но в карточке каждого сотрудника указана его организация.
Альтернативный путь — через документы. Откройте любой кадровый документ (приём на работу, кадровый перевод), щёлкните по полю «Сотрудник» и нажмите кнопку выбора или F4 — откроется тот же справочник в режиме выбора. Через кнопку «Ещё» в форме выбора можно перейти к полному списку и редактированию.
В Бухгалтерии часть кадровых данных хранится не в карточке сотрудника, а в связанных регистрах: сведения о гражданстве, воинском учёте, семье открываются из карточки по гиперссылкам в командной панели. Если нужных данных не видно в самой карточке, проверьте эти ссылки.
Сотрудники в 1С:УНФ и других конфигурациях
В 1С:Управление нашей фирмой справочник расположен в разделе «Компания» или «Зарплата и персонал» в зависимости от настроек интерфейса — ищите пункт «Сотрудники» или «Персонал». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь аналогичен ЗУП: раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры».
Универсальный способ для любой конфигурации на управляемых формах — глобальный поиск. Нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу окна или сочетание Ctrl+Shift+F, введите «Сотрудники» и выберите справочник в результатах. Также работает команда «Все функции» (Ctrl+Shift+~ через главное меню), где справочники перечислены по алфавиту.
- 1Нажмите кнопку главного меню и выберите «Все функции» (если пункт скрыт, включите его в параметрах программы)
- 2В дереве объектов раскройте ветку «Справочники»
- 3Найдите «Сотрудники» и дважды щёлкните по названию
- 4Проверьте, что список открылся и содержит записи
Как быстро найти конкретного сотрудника в списке
Когда в справочнике сотни записей, листать его вручную неэффективно. Самый быстрый способ — просто начать набирать фамилию на клавиатуре: в управляемых формах работает поиск по началу строки, и курсор сразу переместится к нужной записи.
Для точного поиска используйте строку поиска в шапке списка (поле с лупой) — она ищет подстроку по всем отображаемым колонкам. Если нужен поиск по нескольким условиям, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отбор: по организации, подразделению, дате приёма, признаку увольнения.
Полезный приём — отбор по значению в текущей ячейке. Установите курсор на нужную организацию или подразделение и нажмите кнопку «Найти: текущее значение» на панели инструментов списка — останутся только сотрудники с таким же значением.
По умолчанию поиск в списке идёт только по текущей странице загруженных данных. Если сотрудник не находится через строку поиска, но точно есть в базе, используйте «Настроить список» с отбором — он обращается ко всей таблице справочника, а не к видимой части.
Почему сотрудник не отображается в списке
Самая частая причина — установленный ранее отбор. Если в списке видны не все записи, проверьте строку отбора над таблицей и сбросьте настройки: «Ещё» → «Настроить список» → снять флажки отборов или «Установить стандартные настройки».
Вторая причина — сотрудник заведён на другую организацию, а в программе включён отбор по текущей организации (типично для многофирменного учёта в Бухгалтерии и УНФ). Переключите организацию в шапке программы или снимите отбор.
Третья ситуация — запись помечена на удаление или не проведён документ приёма на работу. В ЗУП сотрудник появляется в полноценном статусе только после проведения приёма; до этого он может отображаться с ограничениями. Помеченные на удаление объекты видны, если включить режим отображения через «Ещё» → «Изменить форму» или поискать через «Все функции».
Что можно сделать из списка сотрудников
Список сотрудников — это не только просмотр. Из командной панели списка в ЗУП доступны быстрые действия: создать приём на работу, кадровый перевод, увольнение, отпуск, больничный. Выделите сотрудника и нажмите «Создать на основании» или соответствующую кнопку — документ заполнится данными автоматически.
Через кнопку «Ещё» доступны печатные формы: личная карточка Т-2, трудовой договор, справки. Также из списка удобно выгружать данные — «Вывести список» позволяет сохранить таблицу в Excel или табличный документ для сверки.
Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника, где собраны личные данные, текущее место работы, плановые начисления и ссылки на все кадровые документы. В ЗУП из карточки по гиперссылке «Оформить документ» доступны все кадровые операции без возврата в разделы.
Как проверить результат
Над таблицей нет жёлтой строки отбора, счётчик записей соответствует ожиданиям
Видна строка отбора, список явно неполный
Документ приёма проведён, в карточке указаны должность и подразделение
Приём не проведён или его нет, сотрудник не попадает в отчёты
Совпадает с организацией, по которой ведётся учёт
Сотрудник заведён на другую организацию и не виден в отборах
Типичные ошибки при работе со справочником
Отдельная ошибка — работа с устаревшей копией списка. Если вы открыли список давно, а коллеги в это время завели новых сотрудников, нажмите F5 или кнопку «Обновить», иначе новых записей не будет видно и можно случайно создать дубликат.
Что важно запомнить
Справочник «Сотрудники» ищите в разделе «Кадры» (ЗУП), «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия) или через «Все функции» и глобальный поиск — это работает в любой конфигурации. Если сотрудник не находится, сначала сбросьте отборы и проверьте организацию. Удалять записи из справочника нельзя — только пометка на удаление.
FAQ
Как найти сотрудника по СНИЛС или ИНН, а не по фамилии?
Добавьте колонку с нужным реквизитом через «Ещё» → «Изменить форму» либо используйте «Настроить список» с отбором по полю физического лица. В ЗУП также работает глобальный поиск по базе: введите СНИЛС в строку поиска в правом верхнем углу, и программа найдёт карточку физлица и связанного сотрудника.
Почему в списке два одинаковых сотрудника с одной фамилией?
Скорее всего, это дубликат, созданный при повторном приёме или обмене данными. Проверьте СНИЛС и даты приёма в обеих карточках. Объединять дубликаты нужно аккуратно: перенесите документы на одну запись и пометьте лишнюю на удаление, либо используйте штатную обработку поиска и удаления дублей в разделе администрирования.
Можно ли увидеть только работающих сотрудников, скрыв уволенных?
Да. В ЗУП в списке есть переключатель «Показывать уволенных» или готовый отбор «Работающие». В Бухгалтерии настройте отбор через «Настроить список» по признаку увольнения. Настройку можно сохранить как стандартную, чтобы она применялась при каждом открытии.
Где найти сотрудников в 1С:Рознице?
В Рознице кадровый блок сокращён: пользователи и ответственные лица хранятся в справочнике «Физические лица» и «Пользователи» (раздел «Администрирование»). Полноценного справочника «Сотрудники» с кадровым учётом там нет — для расчёта зарплаты используется ЗУП или Бухгалтерия.
Что делать, если пункт «Все функции» не отображается в меню?
Откройте главное меню → «Сервис» → «Параметры» и включите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого пункт появится в главном меню, и через него можно открыть любой справочник, включая «Сотрудники», независимо от настроек интерфейса.
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
Откройте список, нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и подтвердите. Полученный табличный документ сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. Перед выгрузкой проверьте отборы — в файл попадут только те записи, которые видны в списке.