Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Штатные сотрудники в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти список и как с ним работать
Где в 1С 8.3 Бухгалтерия найти список штатных сотрудников: разделы «Зарплата и кадры», «Справочники», отчёты, настройка прав, типичные ошибки и FAQ.
Список штатных сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Это основной справочник, где хранятся карточки всех работников организации: принятых, уволенных и внешних совместителей. Если раздела «Зарплата и кадры» нет в меню, значит, либо у пользователя ограничены права, либо в настройках программы отключён учёт зарплаты и кадров.
Важно понимать: «Бухгалтерия предприятия» — это не полноценная зарплатная конфигурация. Кадровый учёт в ней ведётся в упрощённом виде: справочник сотрудников, приказы о приёме и увольнении (в новых релизах), начисления и выплаты. Полноценного документа «Штатное расписание» в стандартной поставке нет, поэтому под «штатными сотрудниками» обычно понимают список работников из справочника «Сотрудники» с отбором по признаку «в штате».
Ниже разобраны все способы найти сотрудников: через интерфейс «Такси», через полное меню, через отчёты, а также что делать, если список пуст или недоступен. Инструкции актуальны для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0».
Основной путь: раздел «Зарплата и кадры»
Самый быстрый способ открыть список сотрудников — стандартная панель разделов в левой части окна программы. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и в панели навигации выберите пункт «Сотрудники». Откроется список справочника со всеми заведёнными работниками.
В списке по умолчанию отображаются ФИО сотрудников. Через кнопку «Ещё» → «Настроить список» можно добавить отборы: показать только действующих (не уволенных), отобрать по подразделению, должности или дате приёма. Именно так формируется фактический «штат» на текущую дату.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры» в панели разделов слева
- 2Выберите пункт «Сотрудники» в списке навигации
- 3Нажмите «Ещё» → «Настроить список», чтобы отфильтровать действующих работников
- 4Установите отбор по полю «Уволен» = «Нет» для просмотра текущего штата
- 5Дважды щёлкните по строке, чтобы открыть карточку сотрудника
В карточке сотрудника доступны личные данные, ссылка на физическое лицо, история приёмов и увольнений, а также переходы к начислениям и выплатам. Из карточки можно сформировать связанные документы, например «Начисление зарплаты» или «Ведомость».
Альтернативные способы найти сотрудников
Через раздел «Справочники»
Справочник «Сотрудники» продублирован в разделе «Справочники». Откройте его и найдите пункт «Сотрудники» в группе «Зарплата и кадры». Это тот же самый список — просто другой вход в него. Удобно, если вы привыкли работать через справочники или раздел «Зарплата и кадры» скрыт настройкой панелей.
Через команду «Все функции»
Если ни в одном разделе нужного пункта нет, используйте технический способ: кнопка с главным меню (круглая кнопка с логотипом 1С или стрелкой в левом верхнем углу) → «Все функции». В дереве раскройте ветку «Справочники» → «Сотрудники». Этот список показывает все объекты конфигурации независимо от настроек интерфейса, но требует права «Вывод» на команду «Все функции».
Через поиск
В правом верхнем углу формы списка и в поле поиска по программе можно ввести фамилию сотрудника. Глобальный поиск по данным (если включён) найдёт карточку по ФИО, ИНН или СНИЛС. Это быстрее, чем прокручивать длинный список вручную.
Почему список сотрудников может быть недоступен
Самая частая причина — ограничение прав пользователя. Если вы вошли под учётной записью без роли кадровика или расчётчика, раздел «Зарплата и кадры» может полностью отсутствовать в интерфейсе. Проверить это может администратор: «Администрирование» → «Пользователи и права» → профиль пользователя.
Вторая причина — отключённая функциональность. Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» (либо «Функциональность» в зависимости от релиза) и убедитесь, что учёт зарплаты и кадров ведётся в этой программе, а не во внешней (например, в «1С:Зарплата и управление персоналом»). Если выбран вариант «во внешней программе», часть кадровых разделов в Бухгалтерии будет скрыта.
Третья ситуация — пустой список при новой базе. Если организация только создана и сотрудников ещё не заводили, справочник будет пуст. Сотрудников добавляют кнопкой «Создать» в списке: сначала создаётся физическое лицо, затем сотрудник с привязкой к организации.
Как получить именно «штатный» список: отборы и отчёты
Одного справочника недостаточно, если нужен список именно работающих сотрудников на дату. В «1С:Бухгалтерии» есть несколько инструментов для этого.
Первый — отбор в списке справочника. Через «Ещё» → «Настроить список» добавьте условие по полю «Уволен» (значение «Нет») или по дате увольнения. Список можно сохранить как вариант и вывести на печать через «Ещё» → «Вывести список».
Второй — отчёты по зарплате и кадрам. В разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» доступны, например, «Список работников организаций», «Штатные сотрудники», «Остатки отпусков» — состав зависит от релиза. Отчёт «Штатные сотрудники» (в новых релизах) показывает работников с должностями, подразделениями и датами приёма на выбранную дату — это наиболее близкий аналог штатной расстановки.
Способы получить список сотрудников
Быстро и наглядно, подходит для ежедневной работы. Ограничение: нет данных о ставках и окладах в одной таблице.
Даёт готовую печатную форму с должностями и датами приёма. Доступность зависит от релиза конфигурации.
Гибкая настройка колонок через «Отчёты» → «Универсальный отчёт». Требует понимания структуры данных.
Третий вариант — универсальный отчёт: «Отчёты» → «Стандартные» → «Универсальный отчёт», объект — справочник «Сотрудники». Здесь можно вывести произвольные реквизиты и настроить группировку по подразделениям.
Что делать, если нужна полноценная штатная расстановка
«1С:Бухгалтерия 8» не предназначена для полноценного кадрового делопроизводства: в ней нет штатного расписания с историей изменений, ставок, вакансий и надбавок по позициям. Если организации требуется документ «Штатное расписание» с печатной формой Т-3, учёт ставок и вакантных мест, правильное решение — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8» с обменом данными в Бухгалтерию.
В рамках Бухгалтерии частичный обходной путь — вести приказы о приёме с указанием должности и оклада (документ «Приём на работу» в свежих релизах) и формировать отчёт по кадровым документам. Это покрывает потребности небольших организаций с простой структурой.
Типичные ошибки при поиске сотрудников
Первая ошибка — поиск сотрудника в справочнике «Физические лица» вместо «Сотрудники». Физическое лицо — это человек, а сотрудник — связка «человек + организация». Один человек может быть сотрудником нескольких организаций в одной базе, и в списке сотрудников будет несколько строк.
Вторая ошибка — вывод о том, что сотрудник «пропал», хотя он просто скрыт отбором. Если ранее кто-то настроил отбор «только действующие», уволенные работники не отображаются. Сбросьте настройки: «Ещё» → «Установить стандартные настройки».
Третья ошибка — создание дублей. Перед добавлением нового сотрудника выполните поиск по фамилии и по ИНН/СНИЛС. Дубли ломают расчёт НДФЛ и персонифицированную отчётность, а склеивать их потом сложно.
Проверка результата
После открытия списка убедитесь, что видите именно то, что нужно. Признаки корректной работы: в списке отображаются все активные работники организации, отбор соответствует задаче, при двойном щелчке открывается карточка с историей приёмов.
Как проверить результат
Раздел присутствует, пункт «Сотрудники» открывается
Раздела нет — проверяйте права пользователя и настройку учёта зарплаты
Видны все действующие работники организации
Часть сотрудников скрыта — сбросьте отборы через «Ещё»
Открывается, есть ссылка на физлицо и данные о приёме
Пустая карточка или ошибка прав — обратитесь к администратору
Если список открывается, но нужных данных нет, а права и функциональность в порядке, вероятная причина — данные ведутся в другой программе (ЗУП) и в Бухгалтерию переносятся только проводки. В этом случае штатный список нужно смотреть в ЗУП.
Что важно запомнить
Сотрудники в 1С 8.3 Бухгалтерия находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (дублируется в «Справочниках»). Отсутствие раздела означает ограничение прав или отключённый учёт зарплаты. Полноценного штатного расписания в конфигурации нет — используйте отчёты по кадрам или переходите на «1С:ЗУП».
Частые вопросы
Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится штатное расписание?
Отдельного документа «Штатное расписание» в типовой «1С:Бухгалтерии 8» нет. Ближайшие аналоги — справочник «Сотрудники» с отбором действующих работников и отчёты раздела «Зарплата и кадры», например «Штатные сотрудники» или «Список работников организаций» (состав зависит от релиза). Для полноценного штатного расписания по форме Т-3 нужна конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом».
Почему у меня нет раздела «Зарплата и кадры» в меню?
Две основные причины: у вашей учётной записи нет прав на кадровые данные, либо в настройках указано, что зарплата и кадры ведутся во внешней программе. Проверьте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и попросите администратора проверить ваш профиль прав в разделе «Пользователи и права».
Как вывести список только действующих сотрудников?
Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по признаку увольнения (уволен = «Нет»). Готовый список можно вывести на печать через «Ещё» → «Вывести список» или сохранить вариант настройки для повторного использования.
Чем отличается справочник «Физические лица» от «Сотрудники»?
«Физические лица» — это люди с паспортными данными, ИНН и СНИЛС. «Сотрудники» — это трудовые отношения: связка физического лица с конкретной организацией, приёмами, увольнениями и начислениями. Один человек может числиться сотрудником в нескольких организациях базы одновременно.
Как найти сотрудника, если он не отображается в списке?
Сначала сбросьте отборы: «Ещё» → «Установить стандартные настройки». Затем воспользуйтесь поиском по фамилии в строке поиска списка. Если сотрудник не находится совсем, проверьте, не заведён ли он в другой организации этой же базы, и нет ли ограничения доступа на уровне записей (RLS) в ваших правах.
Можно ли распечатать список штатных сотрудников с должностями?
Да. Используйте отчёт из группы «Отчёты по зарплате» в разделе «Зарплата и кадры» — например, «Штатные сотрудники» или «Список работников организаций»: они выводят должности, подразделения и даты приёма в печатной форме. Если отчёта нет в вашем релизе, настройте «Универсальный отчёт» по справочнику «Сотрудники» с нужными колонками.