Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Как выгрузить расчетные листки из 1С: Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция, как выгрузить расчетные листки из 1С ЗУП: печать по организации и сотруднику, сохранение в PDF и Excel, рассылка по email, типичные ошибки.
Расчетный листок — документ, который работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате зарплаты. В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) листки формируются автоматически на основании начислений, удержаний и выплат за месяц, а выгрузить их можно несколькими способами: на печать, в PDF или Excel, по электронной почте или через сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Выбор способа зависит от задачи: раздать бумажные листки, отправить файл в архив, передать данные бухгалтеру или организовать массовую рассылку сотрудникам. Ниже разобраны все рабочие варианты с точным путём по меню для типовой конфигурации ЗУП 3.1.
Перед выгрузкой убедитесь, что зарплата за нужный месяц начислена и документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены — иначе листки сформируются пустыми или неполными. Также учтите, что расчетный листок содержит персональные данные, поэтому передавать файлы третьим лицам и хранить их в общих папках без ограничения доступа нельзя.
Где в 1С: ЗУП находится отчет «Расчетный листок»
В типовой конфигурации ЗУП 3.1 отчет доступен сразу в нескольких местах. Основной путь: раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Расчетный листок». Эта форма подходит, когда нужен листок по одному сотруднику или по всей организации за выбранный месяц.
Для массовой выгрузки удобнее раздел «Зарплата» → «Расчетные листки» (в некоторых релизах — «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Расчетные листки»). Здесь можно выбрать подразделение, список сотрудников и сразу сформировать пакет документов.
Третий вариант — личная карточка сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите человека и в меню «Печать» найдите «Расчетный листок». Это быстрый способ для разовой выдачи по запросу работника.
Как сформировать и выгрузить листок по одному сотруднику
Откройте «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Расчетный листок». В шапке отчета укажите месяц начисления, организацию и конкретного сотрудника в поле отбора. Нажмите «Сформировать» — программа построит табличный документ с детализацией по видам расчета.
Проверьте содержимое: в листке должны отображаться начислено, удержано, выплачено и сальдо. Если какая-то колонка пустая, скорее всего, не проведены документы выплаты или начисления за этот месяц — вернитесь и проверьте журнал «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомости».
Для выгрузки нажмите кнопку «Сохранить» (дискета) в командной панели табличного документа или «Файл → Сохранить как». Выберите формат: PDF — для отправки сотруднику и архива, XLSX — если данные нужно доработать в Excel, MXL — для повторного открытия в 1С.
- 1Откройте «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Расчетный листок»
- 2Укажите месяц, организацию и сотрудника в отборе
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполненность колонок
- 4Нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF или XLSX
- 5Задайте имя файла с ФИО и месяцем, сохраните в защищенную папку
Массовая выгрузка расчетных листков по подразделению или организации
Для пакетной выгрузки откройте «Зарплата → Расчетные листки». Заполните месяц, организацию, при необходимости — подразделение или список сотрудников через подбор. Нажмите «Сформировать»: программа построит листки по каждому сотруднику отдельными страницами или отдельными табличными документами (зависит от настройки формы).
При сохранении всего пакета в один PDF листки идут подряд — это удобно для печати, но не для рассылки, так как каждый сотрудник должен получить только свой листок. Для раздельных файлов формируйте листки по одному сотруднику или используйте механизм рассылки, описанный ниже.
Если сотрудников много, формирование может занять заметное время. Не прерывайте процесс и не формируйте параллельно тяжелые отчеты в файловой базе — это увеличивает риск ошибок и зависаний.
Как отправить расчетные листки сотрудникам по электронной почте
В ЗУП 3.1 есть штатная рассылка: «Зарплата → Расчетные листки» → кнопка «Отправить по электронной почте» (доступна при настроенной учетной записи почты в разделе «Администрирование → Органайзер»). Программа автоматически сформирует отдельный PDF по каждому сотруднику и отправит на адрес из его карточки.
Проверьте заранее, что в карточках сотрудников заполнены адреса электронной почты: справочник «Сотрудники» → поле «E-mail» (или «Личные данные»). Сотрудники без адреса будут пропущены, и программа выведет список таких пропусков после рассылки.
Альтернатива — сервис 1С:Кабинет сотрудника, где листки публикуются автоматически после расчета, и работник сам скачивает их в личном кабинете. Это снимает с кадровика задачу рассылки и снижает риск утечки данных через почту.
Способы доставки листков
Подходит при требовании подписи сотрудника; трудоемко при большом штате
Быстро, каждый получает свой PDF; требует заполненных адресов и настроенной почты
Сотрудники сами скачивают листки; требует подключения и настройки сервиса
Настройка состава расчетного листка
Если в листке не хватает данных (например, не видны отпускные в расшифровке или не выводится долг), откройте в форме отчета кнопку «Настройки» (или «Еще → Изменить вариант»). Там можно включить детализацию по видам расчета, периодам, отработанному времени.
Общие параметры печати задаются в разделе «Настройка → Реквизиты организации» и «Настройка → Печатные формы, отчеты и обработки». Например, можно управлять выводом дополнительной информации о работодателе в шапке листка.
Не меняйте настройки отчета «вслепую» перед массовой выгрузкой: сначала сформируйте листок по одному сотруднику и сверьте суммы с документом начисления. Неверная настройка группировок может скрыть часть удержаний, и сотрудник получит недостоверный документ.
Проверка результата и типичные проблемы
После выгрузки откройте несколько файлов и сверьте: итог «Выплачено» в листке должен совпадать с суммой по ведомости на выплату за этот месяц. Сальдо на конец месяца должно соответствовать данным отчета «Расчетный листок» за следующий период как сальдо на начало.
Если листок пустой — проверьте, что сотрудник принят в выбранную организацию и в указанном месяце есть начисления. Если суммы отличаются от ожидаемых — убедитесь, что все документы (отпуска, больничные, премии) проведены до формирования отчета, а не после.
При ошибках почтовой рассылки смотрите журнал регистрации («Администрирование → Журнал регистрации»): там фиксируются отказы отправки, неверные адреса и проблемы с учетной записью почты.
Как проверить результат
Совпадает с итогом документа «Начисление зарплаты и взносов»
Пусто или сумма меньше — не все документы проведены
Равна сумме ведомости на выплату за месяц
Пусто — ведомости не проведены или не попали в период
Долг за организацией/сотрудником отражает реальную задолженность
Отрицательные или неожиданные суммы — проверьте сторно и перерасчеты
Частые вопросы
Можно ли выгрузить расчетные листки сразу в отдельные PDF-файлы по каждому сотруднику?
Штатного сохранения «один сотрудник — один файл» в отчете нет: при массовом формировании создается единый табличный документ. Раздельные файлы формируются автоматически только при рассылке по электронной почте — каждый сотрудник получает свой PDF. Для локального сохранения формируйте листки по одному сотруднику или используйте внешние обработки.
Почему в расчетном листке пустая колонка «Выплачено»?
Чаще всего не проведены ведомости на выплату зарплаты за выбранный месяц либо они датированы другим периодом. Проверьте журнал «Ведомости в банк (кассу)» и после проведения документов сформируйте листок заново.
Как выгрузить листки за несколько месяцев сразу?
В отчете «Расчетный листок» можно указать произвольный период — например, квартал или год. Листок сформируется с разбивкой по месяцам внутри одного документа. Отдельный файл на каждый месяц придется создавать последовательно, меняя период.
Достаточно ли электронного листка или нужна бумага с подписью?
Законодательство допускает направление листка в электронном виде, если порядок подтверждения получения закреплен в локальных нормативных актах или трудовом договоре. Бумажная выдача под подпись остается самым простым способом доказать факт ознакомления при споре.
Что делать, если кнопка «Отправить по электронной почте» неактивна?
Не настроена системная учетная запись почты. Откройте «Администрирование → Органайзер → Настройка системной учетной записи», укажите параметры SMTP-сервера организации и проверьте отправку тестового письма. После этого кнопка рассылки станет доступной.
Что важно запомнить
Листки формируются через «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Расчетный листок» после проведения начислений и выплат. Сохраняйте в PDF для выдачи, отправляйте по почте штатной рассылкой или публикуйте через 1С:Кабинет сотрудника. Всегда сверяйте итоги с ведомостями и защищайте файлы с персональными данными.