Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Как в 1С Зарплата вывести список сотрудников
Как в 1С:ЗУП вывести список сотрудников: справочник, универсальный отчет, штатное расписание, печать и выгрузка в Excel. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Задача вывести список сотрудников возникает в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) регулярно: для проверки кадровых данных, подготовки приказов, сверки с бухгалтерией или передачи выборки руководителю. В программе есть несколько рабочих способов — от простого открытия справочника до настраиваемого отчета с отборами по подразделению, должности и дате приема.
Выбор способа зависит от цели. Если нужен быстрый просмотр всех работников — достаточно справочника «Сотрудники». Если требуется список с произвольными колонками, отборами и возможностью выгрузки в Excel — используйте «Универсальный отчет». Для списка работающих на конкретную дату с должностями подойдет отчет по штатному расписанию или «Списки сотрудников» из раздела кадровых отчетов.
Ниже разобраны все основные варианты с точными путями в меню, особенностями настройки и типичными ошибками, из-за которых в список попадают уволенные или, наоборот, теряются действующие сотрудники.
Список сотрудников через справочник «Сотрудники»
Самый простой способ — открыть список напрямую. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». Откроется табличный список всех сотрудников информационной базы с колонками: ФИО, подразделение, должность (при соответствующей настройке вида). Список можно отсортировать по любой колонке, кликнув по её заголовку.
Для отбора используйте стандартную панель поиска: кнопка «Найти» (или Ctrl+F) позволяет искать по фамилии, а кнопка «Ещё» → «Настроить список» даёт возможность задать отбор по подразделению, организации, должности и другим полям. Например, чтобы показать только сотрудников конкретного отдела, добавьте условие «Подразделение Равно» нужному отделу.
Печать списка из справочника выполняется через «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel, PDF. Учтите: возможность «Вывести список» доступна не во всех версиях платформы по умолчанию; если пункта нет, используйте отчеты, описанные ниже.
Отчет «Списки сотрудников» — готовый кадровый отчет
Для полноценного списка работающих сотрудников предназначен типовой отчет. Откройте «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков / Сотрудники» в зависимости от настройки состава отчетов). Отчет формируется на указанную дату и по умолчанию включает только действующих работников.
Через кнопку «Настройки» можно изменить состав колонок: добавить дату приема, табельный номер, дату рождения, СНИЛС, ИНН, контактный телефон. На вкладке «Отбор» задаются условия — по организации, подразделению, должности, виду занятости. После настройки нажмите «Сформировать».
Готовый отчет сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели табличного документа. Поддерживаются форматы Excel (MXL, XLSX), PDF, HTML. Если отчет нужен регулярно с одинаковыми настройками, сохраните вариант: «Настройки» → «Сохранить вариант отчета» — он появится в списке отчетов под своим именем.
- 1Откройте «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Списки сотрудников»
- 2Укажите дату, на которую нужен список, и организацию
- 3Откройте «Настройки», добавьте нужные колонки и отборы
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 5Сохраните результат в Excel или распечатайте
Универсальный отчет по справочнику «Сотрудники»
Когда типовых отчетов не хватает — нужны нестандартные поля или сложные отборы — используйте «Универсальный отчет». Путь: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет» (или через «Отчеты» в зависимости от конфигурации). В поле типа данных выберите «Справочник», в поле объекта — «Сотрудники».
В настройках отчета добавьте нужные поля: ФИО, дата рождения, пол, дата приема, дата увольнения, подразделение, должность. Отборы строятся по любым реквизитам справочника. Например, чтобы вывести только женщин, принятых после определенной даты, добавьте два условия через «И».
Ограничение универсального отчета: он работает с данными справочника, поэтому кадровые сведения, хранящиеся в регистрах (например, история переводов), выводятся только как текущие значения. Для истории изменений используйте отчет «Кадровая история» или «Изменения кадрового состояния».
Сравнение способов
Быстрый просмотр и поиск. Не подходит для красивой печати и сложных отборов
Оптимален для списка работающих на дату с кадровыми данными и печатью
Максимальная гибкость колонок и отборов, но требует ручной настройки
Показывает должности и ставки, включая вакансии, но не личные данные сотрудников
Список через штатное расписание
Если нужен список с привязкой к штатным позициям и ставкам, откройте «Кадры» → «Штатное расписание» или одноименный отчет. В настройках отчета «Штатное расписание» включите отображение сотрудников, занимающих позиции, — получится список по подразделениям с должностями, окладами и количеством занятых ставок.
Этот вариант удобен для сверки фактической численности со штатной: видно вакантные позиции и совместителей. Однако для персональных данных (даты рождения, документы) он не подходит — используйте кадровые отчеты.
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешние форматы. После формирования отчета нажмите кнопку сохранения (дискета) на панели или «Файл» → «Сохранить копию». Выберите формат XLSX — файл откроется в Excel с сохранением структуры колонок. Формат MXL — внутренний формат 1С, удобен для передачи между базами.
При выгрузке больших списков (несколько тысяч сотрудников) формирование может занять время — не прерывайте процесс. Если Excel-файл открывается с «разъехавшимися» колонками, проверьте, что в отчете отключены объединенные ячейки в шапке, либо используйте выгрузку через «Вывести список» с минимальным оформлением.
Частые ошибки и проверка результата
Самая распространенная проблема — в список попадают уволенные сотрудники. Причина: в справочнике не установлен отбор, а в отчете не указана дата, на которую проверяется факт работы. Всегда проверяйте параметр «на дату» перед формированием.
Обратная ситуация — в списке не хватает сотрудников. Возможные причины: стоит отбор по подразделению-родителю без учета иерархии (включите условие «В группе»), сотрудник оформлен в другой организации внутри базы, либо прием на работу проведен, но документ помечен на удаление. Также проверьте, не работает ли человек по договору ГПХ — такие лица могут не попадать в кадровые списки сотрудников.
Как проверить результат
Совпадает с данными отчета по численности или штатному расписанию
Расхождение — проверьте отборы и дату формирования
Только работающие на указанную дату, без уволенных
Есть уволенные или отсутствуют принятые недавно
Открывается, колонки читаемы, данные полные
Съехавшая структура или пустые колонки
FAQ: частые вопросы о списках сотрудников в 1С:ЗУП
Как вывести список только работающих сотрудников на сегодня?
Используйте отчет «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Списки сотрудников» — он по умолчанию формируется на текущую дату и включает только тех, у кого нет увольнения на эту дату. В справочнике «Сотрудники» для той же цели установите отбор «В архиве» = «Нет».
Почему в списке не видно сотрудника, принятого на работу?
Проверьте, что документ «Прием на работу» проведен и не помечен на удаление, а дата приема не позже даты формирования отчета. Также убедитесь, что в отборе отчета указана та же организация, в которую оформлен сотрудник, и что отбор по подразделению учитывает иерархию (условие «В группе»).
Можно ли вывести список сотрудников с телефонами и адресами?
Да. В настройках отчета «Списки сотрудников» или универсального отчета добавьте поля контактной информации: телефон, адрес по прописке, адрес фактический. Если поля недоступны в типовом варианте, используйте «Универсальный отчет» по справочнику «Сотрудники» с добавлением реквизитов контактной информации.
Как сохранить список в Excel, если кнопка сохранения неактивна?
Убедитесь, что отчет сформирован и табличный документ отображается. Если сохранение недоступно, скопируйте содержимое через Ctrl+A и Ctrl+C и вставьте в Excel. Альтернатива — пункт меню «Файл» → «Сохранить копию». Проверьте также права пользователя: у роли без права вывода может быть отключено сохранение.
Чем отличается список сотрудников от списка физических лиц?
Справочник «Физические лица» хранит людей как персональные карточки, а «Сотрудники» — связь физлица с организацией и местом работы. Один человек может иметь несколько записей сотрудника (основное место и совместительство). Для кадровых списков по работе используйте «Сотрудники», для проверки дублей персональных данных — «Физические лица».
Как вывести список сотрудников конкретного подразделения с должностями?
В отчете «Списки сотрудников» откройте «Настройки», на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение В группе» с нужным отделом, а на вкладке полей убедитесь, что включена колонка «Должность». Сформируйте отчет — получите список только этого подразделения с должностями, готовый к печати или выгрузке.
Что важно запомнить
Для быстрого просмотра откройте «Кадры» → «Сотрудники», для печатного списка работающих — отчет «Списки сотрудников», для нестандартных колонок — «Универсальный отчет». Всегда проверяйте дату формирования и отборы, а при выгрузке персональных данных соблюдайте правила их защиты.