Как в 1С:Зарплата начислить пособие на погребение

Пособие на погребение — выплата, которую организация может произвести родственнику умершего сотрудника, самому сотруднику в связи со смертью члена его семьи или за счёт средств СФР. В 1С:Зарплата и управление персоналом такая выплата оформляется документом «Материальная помощь» либо отдельным начислением, в зависимости от источника финансирования и целей учёта. От корректной настройки зависит, попадёт ли сумма в нужные отчёты и не возникнет ли споров по НДФЛ и взносам.

Ключевой момент — понять, кто выплачивает пособие. Если погребение финансируется за счёт СФР (по умершему застрахованному лицу), организация выступает посредником: начисляет, выплачивает и затем возмещает расходы. Если работодатель выплачивает пособие из собственных средств, это по сути материальная помощь со своими правилами налогообложения. Эти два сценария в программе оформляются по-разному, и смешивать их нельзя.

Ниже разобраны оба варианта: настройка вида начисления, ввод документа, проверка налогов и взносов, отражение в учёте и отчётах, а также типичные ошибки, которые приводят к пересчётам и уточнённым декларациям.

Различите источник выплаты: СФР или работодатель

Прежде чем создавать начисление, определите, за чей счёт производится выплата. Пособие за счёт СФР положено при погребении умершего застрахованного лица (работника) либо несовершеннолетних членов его семьи — заявителю, который понёс расходы на погребение. Размер такого пособия установлен законодательно и ежегодно индексируется; актуальную сумму нужно проверить по данным СФР, поскольку она меняется.

Пособие за счёт работодателя — это добровольная выплата организации, если она предусмотрена коллективным договором, локальным актом или решением руководителя. По сути это материальная помощь в связи со смертью члена семьи сотрудника. Для такой выплаты действуют свои правила: материальная помощь в связи со смертью члена семьи работника не облагается НДФЛ и взносами полностью (при подтверждающих документах), а помощь самому работнику по иным основаниям — в пределах необлагаемого лимита.

Сравнение вариантов

Пособие за счёт СФР

Выплата по заявлению лица, оплатившего погребение умершего работника. Не облагается НДФЛ и взносами, расходы возмещаются из СФР. Требуется справка о смерти и заявление.

Материальная помощь за счёт работодателя

Выплата работнику в связи со смертью члена семьи из средств организации. При наличии свидетельства о смерти и подтверждения родства полностью не облагается НДФЛ и взносами.

Помощь без подтверждающих документов

Если документов о смерти и родстве нет, выплата облагается НДФЛ и взносами сверх необлагаемого лимита материальной помощи. Оформлять без документов рискованно.

Подготовьте документы-основания

Выплату нельзя начислять «по устной просьбе». Для пособия за счёт СФР потребуются: заявление получателя, справка о смерти по установленной форме (выдаёт орган ЗАГС), при необходимости — документы, подтверждающие расходы на погребение. Без справки о смерти СФР расходы не возместит, а сумма зависнет как необоснованная выплата.

Для материальной помощи работнику в связи со смертью близкого родственника соберите: заявление работника, копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении). Именно эти документы дают право на полное освобождение от НДФЛ и взносов. Приказ руководителя о выплате материальной помощи оформляется в произвольной форме или по шаблону организации.

Создайте вид начисления «Пособие на погребение»

Откройте раздел «Настройка → Начисления» и создайте новый вид начисления. Заполните основные параметры: наименование — например, «Пособие на погребение», назначение начисления — «Материальная помощь», способ выполнения — «По отдельному документу». Это позволит вводить выплату только через документ «Материальная помощь», а не включать её в ежемесячные начисления.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите корректные настройки. Для пособия за счёт СФР: НДФЛ — «Не облагается», страховые взносы — вид дохода, не облагаемый взносами (пособия за счёт ФСС/СФР). Для материальной помощи в связи со смертью члена семьи: НДФЛ — код вычета, соответствующий необлагаемой материальной помощи при смерти члена семьи, взносы — «Материальная помощь, не облагаемая взносами».

Проверьте, что начисление не участвует в расчёте среднего заработка и не входит в базу для районного коэффициента и северной надбавки — иначе сумма пособия будет автоматически увеличиваться, что некорректно. В типовой конфигурации эти настройки обычно уже выключены для материальной помощи, но при копировании чужого вида начисления их стоит перепроверить.

Введите документ начисления

Перейдите в раздел «Зарплата → Материальная помощь» (или «Кадры → Все начисления») и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц начисления, дату выплаты и вид начисления — созданное ранее «Пособие на погребение». В табличной части выберите сотрудника-получателя и введите сумму.

Если получатель — не работник организации (например, родственник умершего сотрудника, не состоящий в штате), сначала заведите его как физическое лицо в справочнике, чтобы корректно отразить выплату и, при необходимости, персонифицированные сведения. В некоторых релизах для выплат неработающим лицам используют документ «Прочие доходы» — уточните механику вашей версии конфигурации.

При заполнении обратите внимание на поле с датой выплаты: от неё зависит, в каком месяце сумма попадёт в расчёт НДФЛ (если он применим) и в отчётность. После проверки проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника, чтобы убедиться, что сумма отражена с правильным видом начисления.

1. 1
   Соберите заявление, справку о смерти и документы о родстве или расходах на погребение
2. 2
   Создайте вид начисления «Пособие на погребение» с корректными настройками НДФЛ и взносов
3. 3
   Введите документ «Материальная помощь», укажите получателя, сумму и дату выплаты
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчётный листок и налоговые регистры
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и проведите её
6. 6
   При выплате за счёт СФР подайте документы на возмещение расходов

Проверьте НДФЛ, взносы и отражение в учёте

После проведения откройте в документе ссылку на начисленные налоги и взносы. Для пособия за счёт СФР и для помощи в связи со смертью члена семьи работника НДФЛ и взносы быть не должно. Если программа начислила налог — значит, в виде начисления неверно указан код дохода или вид дохода по взносам; исправьте настройки и перепроведите документ.

Проверьте проводки в документе «Отражение зарплаты в бухучёте» за соответствующий месяц. Пособие за счёт СФР должно отражаться на счёте расчётов с фондом (обычно счёт 69 по субсчёту расчётов с СФР/ФСС), а не на счетах затрат. Материальная помощь за счёт работодателя относится на прочие расходы или нераспределённую прибыль — по настройке способа отражения в вашей учётной политике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Пособие видно отдельной строкой, НДФЛ с него не удержан

Тревожный признак

Сумма вошла в облагаемый доход или увеличена на районный коэффициент

Налоги и взносы с документа

Норма

НДФЛ и взносы равны нулю (для необлагаемых вариантов)

Тревожный признак

Программа начислила НДФЛ или взносы — ошибка в коде дохода

Отражение в бухучёте

Норма

Пособие СФР отражено по расчётам с фондом, помощь работодателя — на прочих расходах

Тревожный признак

Пособие СФР попало на счета затрат — возмещение и учёт исказятся

Выплатите пособие и оформите возмещение из СФР

Выплату проведите стандартной ведомостью: «Выплаты → Ведомости в банк» (или в кассу). В ведомости выберите способ выплаты «Материальная помощь» или «По документу», чтобы сумма подтянулась именно с вашего документа, а не из плановых начислений. Проверьте, что в ведомость попала только сумма пособия, без лишних строк.

Если пособие выплачено за счёт СФР, подайте в фонд документы на возмещение: заявление получателя, справку о смерти, платёжные документы. В программе расходы за счёт фонда отражаются в отчётах по взносам и в реестрах для СФР — проверьте, что сумма попала в нужные разделы. До возмещения сумма числится как дебиторская задолженность фонда перед организацией.

Частые вопросы по пособию на погребение в 1С

Можно ли оформить пособие документом «Разовое начисление»?

Технически можно, если вид начисления настроен корректно. Но типовой механизм для таких выплат — документ «Материальная помощь»: он лучше подходит для разовых необлагаемых выплат и корректно отражается в отчётах. «Разовое начисление» оставьте для облагаемых выплат, связанных с оплатой труда.

Как выплатить пособие родственнику умершего, который не работает в организации?

Заведите получателя в справочнике физических лиц, затем оформите выплату — в зависимости от релиза конфигурации используется либо «Материальная помощь» с указанием физлица, либо документ выплат прочих доходов. Убедитесь, что у физлица заполнены ИНН и данные для персонифицированной отчётности, если она требуется.

Программа начислила НДФЛ с пособия — что делать?

Откройте вид начисления и проверьте вкладку «Налоги, взносы, учет»: для пособия за счёт СФР НДФЛ должен быть «Не облагается», для помощи в связи со смертью члена семьи — соответствующий код вычета. После исправления настроек перепроведите документ начисления и проверьте налоговые регистры.

Нужно ли включать пособие в расчёт среднего заработка?

Нет. Пособие на погребение и материальная помощь не относятся к оплате труда и в расчёт среднего заработка не включаются. В типовой настройке для таких начислений этот признак отключён — достаточно не включать его при создании нового вида начисления.

Как пособие СФР отразится в отчёте по взносам?

Сумма отражается как расходы за счёт средств фонда в соответствующих разделах отчётности по взносам, если вид дохода по взносам настроен как «пособия за счёт ФСС/СФР». Перед сдачей отчёта сверьте сумму начисленного пособия с расходами, заявленными к возмещению, — они должны совпадать.

Можно ли выплатить пособие вместе с зарплатой одной ведомостью?

Можно, но практичнее оформить отдельную ведомость с выплатой «по документу»: так проще проследить сумму при возмещении из СФР и при проверках. Если выплачиваете вместе с зарплатой, убедитесь, что в ведомость попала и сумма пособия, и она не обложена НДФЛ ошибочно.