Сотрудники и Зарплата · 12 мин
Как начислить аванс в 1С:Зарплата и управление персоналом
Как начислить и выплатить аванс в 1С:Зарплата и управление персоналом: способы расчёта, настройка, документы, проверка результата и типичные ошибки.
Аванс — это оплата первой половины месяца, которую работодатель обязан выплатить сотрудникам в сроки, установленные трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм: программа может рассчитать аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или точным расчётом за отработанное время в первой половине месяца.
Выбор способа влияет не только на сумму, но и на состав документов: при расчёте за первую половину месяца программа формирует начисления, удерживает НДФЛ и учитывает отсутствия, а при фиксированном авансе создаётся только ведомость на выплату. Ниже разобраны настройка, пошаговое начисление, выплата и проверка результата, а также типичные ошибки, из-за которых аванс считается неправильно.
Какие способы расчёта аванса есть в 1С:ЗУП
Программа поддерживает три базовых варианта определения суммы аванса. Первый — фиксированная сумма: сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же величина независимо от отработанных дней. Вариант прост в администрировании, но несёт риск переплаты, если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца.
Второй способ — процент от оклада (тарифа). Классический вариант — 40–50% от месячного оклада. Он чуть точнее фиксированной суммы, но также не учитывает реальные отсутствия. Третий способ — расчёт за первую половину месяца: программа берёт фактически отработанное время с 1 по 15 число по табелю и начисляет пропорциональную сумму с учётом надбавок и премий, входящих в расчёт аванса.
Расчёт за первую половину месяца считается наиболее безопасным с точки зрения трудового законодательства: оплата соответствует фактически выполненной работе, а риск «отрицательной» зарплаты в конце месяца минимален. Именно этот способ рекомендуется использовать, если в организации часты отпуска, больничные и командировки.
Сравнение способов расчёта аванса
Просто и предсказуемо, но возможна переплата при отсутствиях сотрудника
Средний вариант: сумма меняется вместе с окладом, но отсутствия не учитываются
Точный расчёт по отработанному времени с НДФЛ; требует актуальных данных об отсутствиях
Настройка способа аванса для организации и сотрудников
Общий способ аванса для всей организации задаётся в карточке организации: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь выбирается вариант расчёта и, при необходимости, процент или фиксированная сумма по умолчанию.
Индивидуальный способ для конкретного сотрудника устанавливается в документах «Приём на работу» или «Кадровый перевод» — поле «Аванс». Это удобно, когда разным категориям персонала положены разные правила: например, административному персоналу — процент от оклада, а сдельщикам — расчёт по фактической выработке.
Если способ аванса меняется с определённой даты, не редактируйте задним числом старый кадровый документ — оформите кадровый перевод или изменение оплаты труда с новой даты. Иначе программа может пересчитать уже закрытые периоды, и в отчётах появятся расхождения.
Начисление аванса за первую половину месяца
Для расчёта аванса по отработанному времени используется документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» или журнал «Все начисления» → «Создать»). Документ создаётся один раз в месяц, обычно после 15 числа, когда данные об отсутствиях за первую половину уже внесены.
Порядок работы с документом: укажите месяц начисления и организацию, при необходимости — подразделение; нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых способ аванса настроен как расчёт за первую половину месяца, и рассчитает суммы по данным об отработанном времени. Для точечного расчёта используйте кнопку «Подбор» или «Добавить».
Перед проведением откройте строку сотрудника двойным щелчком и проверьте детализацию: какие начисления вошли в расчёт, сколько дней отработано, не попали ли в период отпуск или больничный, которые ещё не оформлены документами. Если сотрудник отсутствовал, а документ отсутствия не введён, аванс будет завышен.
- 1Убедитесь, что все отпуска, больничные и командировки за 1–15 число введены в программу
- 2Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и укажите месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 4Откройте проблемные строки и сверьте отработанное время с табелем
- 5Проведите документ
- 6Создайте ведомость на выплату с видом «Аванс» и заполните её
- 7Проверьте суммы к выплате и НДФЛ, затем проведите ведомость
Выплата аванса: ведомости и НДФЛ
Начисленный аванс выплачивается документами группы «Ведомости»: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу», «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты, принятого в организации. Создать ведомость можно из раздела «Выплаты» или прямо из документа начисления по кнопке «Выплатить».
В ведомости обязательно выберите вид операции «Аванс» — от этого зависит, какие суммы программа подберёт при заполнении. После нажатия «Заполнить» в табличную часть попадут сотрудники с рассчитанным авансом. Если способ аванса — фиксированная сумма или процент, ведомость заполнится даже без документа начисления: программа возьмёт суммы из настроек.
При расчёте за первую половину месяца НДФЛ исчисляется в документе начисления и удерживается при выплате — дата получения дохода определяется по правилам для зарплаты. При фиксированном авансе и авансе процентом НДФЛ, как правило, не удерживается на этапе аванса, а рассчитывается при окончательном расчёте за месяц. Проверяйте колонку НДФЛ в ведомости до проведения, чтобы не удержать налог дважды.
Проверка результата и контрольные отчёты
После проведения документов убедитесь, что расчёт выполнен корректно. Основной инструмент — отчёт «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»): сформируйте его за месяц по выборочному сотруднику и проверьте, что аванс отражён отдельной строкой, отработанное время за первую половину месяца совпадает с табелем, а НДФЛ исчислен с правильной базы.
Для контроля по всей организации используйте отчёты «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» и «Анализ зарплаты по сотрудникам». Они покажут общую сумму аванса, удержанный налог и остаток к выплате на конец месяца. Сверьте итог ведомостей с суммой, списанной банком по зарплатному проекту.
Отдельно проверьте долги: отчёт «Задолженность по зарплате» не должен показывать отрицательных сумм по сотрудникам после выплаты аванса. Отрицательная задолженность — признак переплаты, которую нужно урегулировать до окончательного расчёта за месяц.
Как проверить результат
Соответствует отработанному времени или настроенному проценту
Сумма не меняется при отсутствиях или вдвое больше обычной
Только действующие сотрудники с положительными суммами
Уволенные сотрудники или нулевые/отрицательные строки
Удержан один раз при расчёте за первую половину месяца
Налог удержан повторно или база явно завышена
По сотрудникам нет отрицательных остатков
Отрицательная задолженность — переплата аванса
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — в документе «Начисление за первую половину месяца» пусто или список неполный. Причины: у сотрудников в кадровых документах задан способ аванса «фиксированной суммой» или «процентом», и программа обоснованно не включает их в расчётный документ. Проверьте поле «Аванс» в приёме на работу.
Вторая типичная ситуация — аванс рассчитан, но в ведомости сотрудник не появляется. Обычно дело в несовпадении дат: ведомость создана с видом «Зарплата» вместо «Аванс», либо дата выплаты выходит за рамки периода. Также проверьте, что у сотрудника указан способ выплаты (зарплатный проект, касса) в карточке или в настройках подразделения.
Третья группа ошибок связана с отсутствиями: больничный введён после расчёта аванса, и сотруднику выплачено лишнее. В этом случае переплата скорректируется при окончательном расчёте за месяц, но если месяц уже закрыт, потребуется ручная корректировка. Правило простое: сначала все документы отсутствий, потом начисление аванса.
Особые ситуации: увольнение, отпуск, новые сотрудники
Если сотрудник принят в середине месяца, аванс ему рассчитывается пропорционально отработанным дням при способе «расчёт за первую половину месяца». При фиксированном авансе или проценте сумму придётся скорректировать вручную в ведомости, иначе сотрудник получит аванс за дни, когда ещё не работал.
Сотруднику, уходящему в отпуск с начала месяца, аванс за первую половину может не полагаться вовсе — если он не отработал ни одного дня. При расчётном способе программа это учтёт автоматически; при фиксированном — строку в ведомости нужно удалить вручную.
При увольнении в первой половине месяца аванс отдельно не выплачивается: окончательный расчёт производится в день увольнения документом «Увольнение», который сам начислит всё причитающееся. Не создавайте для такого сотрудника ведомость на аванс — это приведёт к двойной выплате.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?
Да, если способ аванса — фиксированная сумма или процент от оклада. В этом случае создаётся только ведомость с видом операции «Аванс», и программа подставит суммы из настроек. Для расчёта по фактически отработанному времени документ начисления обязателен.
Когда в программе нужно выплачивать аванс?
Конкретная дата задаётся в настройках организации (учётная политика) и должна соответствовать срокам из трудовых договоров. По закону зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому дата аванса обычно приходится на период с 16 по 30 (31) число.
Удерживается ли НДФЛ с аванса?
Если аванс рассчитывается за первую половину месяца документом начисления, НДФЛ исчисляется и удерживается при его выплате. При фиксированном авансе или проценте налог обычно рассчитывается при окончательном расчёте за месяц. Настройки удержания налога при межрасчётных выплатах проверяются в учётной политике организации.
Почему аванс рассчитался вдвое больше обычного?
Чаще всего причина в том, что документ «Начисление за первую половину месяца» заполнен дважды или в него попали начисления за весь месяц. Проверьте журнал документов на дубли, а в строке сотрудника — период расчёта и состав начислений. Лишний документ нужно отменить или удалить до выплаты.
Как выплатить аванс одному сотруднику вне очереди?
Создайте ведомость с видом «Аванс», не нажимайте «Заполнить», а добавьте сотрудника кнопкой «Подбор» или «Добавить» и при необходимости скорректируйте сумму вручную. Автоматическое заполнение в этом случае не используют, чтобы не подтянуть весь штат.
Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник уволился с переплатой?
Переплата удерживается при окончательном расчёте в пределах ограничений трудового законодательства. В программе сумма долга будет видна в документе «Увольнение» и отчётах по задолженности. Если удержать полностью нельзя, задолженность оформляется отдельно по согласованию с сотрудником.
Что важно запомнить
Аванс в 1С:ЗУП начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» и выплачивается ведомостью с видом «Аванс». Способ расчёта задаётся в настройках организации и кадровых документах. Перед расчётом введите все отсутствия, после выплаты проверьте расчётные листки и задолженность — это защитит от переплат и ошибок с НДФЛ.