Сотрудники и Зарплата · 10 мин
Как изменить график работы сотрудника в 1С:Зарплата
Пошаговая инструкция: как изменить график работы сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом. Кадровый перевод, новый график, проверка расчёта зарплаты.
Изменение графика работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — типовая задача, с которой кадровики и расчётчики сталкиваются при переводе сотрудника на другой режим, переходе подразделения на сменный график или введении неполного рабочего времени. От корректности этой операции зависит расчёт нормы времени, оклада, ночных и праздничных часов, поэтому выполнять её нужно строго документально, а не «вручную в табеле».
В программе существует два разных действия: редактирование самого шаблона графика в справочнике и назначение графика конкретному сотруднику кадровым документом. Их часто путают, и это главный источник ошибок: изменение шаблона затрагивает всех, кто на нём работает, а кадровый перевод — только выбранного сотрудника с конкретной даты.
Ниже разобраны оба сценария для конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а также способы проверить, что изменения корректно отразились в норме времени и начислениях.
Различие двух задач: изменить шаблон или назначить график сотруднику
Прежде чем что-то менять, определите, какая именно задача стоит. Шаблоны графиков хранятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Это справочник: пятидневка, сменный график «сутки через трое», гибкий график и т.д. Если вы отредактируете шаблон, изменения применятся ко всем сотрудникам, которым этот график назначен, причём во всех периодах, где нет индивидуальных переопределений.
Назначение графика конкретному человеку — это кадровое событие. Оно фиксируется документом с датой начала действия, и именно эта связка «сотрудник — график — период» используется при расчёте нормы времени и зарплаты. Менять шаблон ради одного сотрудника нельзя: вы непреднамеренно пересчитаете норму времени всем остальным.
Сравнение вариантов
Подходит, когда меняется режим работы всей группы, работающей по этому графику. Ограничение: затрагивает всех назначенных сотрудников и уже рассчитанные периоды могут потребовать пересчёта.
Подходит для индивидуальной смены графика с конкретной даты. Ограничение: при массовом переводе придётся создавать много документов.
Подходит для массового перевода подразделения на новый график. Ограничение: все сотрудники в документе получают одинаковый график с одной даты.
Как создать или отредактировать шаблон графика
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Чтобы создать новый режим, нажмите «Создать» и заполните параметры: способ заполнения (по дням недели, произвольной длины, по календарю), длительность рабочего дня, перерывы, работу в выходные и праздники. Для сменных графиков используйте шаблон произвольной длины и задайте цикл, например «2 дня по 11 часов — 2 выходных».
После заполнения расписания проверьте автоматически рассчитанный календарь в нижней части формы: программа покажет рабочие и выходные дни на год вперёд. Убедитесь, что график привязан к правильному производственному календарю и что учитываются праздничные дни, если режим это предполагает.
Если требуется скорректировать существующий шаблон, откройте его из списка и измените параметры. Перед сохранением программа может предупредить, что график используется сотрудниками — это сигнал проверить, кого именно затронет правка.
Как изменить график одному сотруднику через кадровый перевод
Стандартный способ — документ «Кадровый перевод». Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Кадровый перевод». Выберите сотрудника, укажите дату, с которой действует новый режим, и установите флажок изменения графика работы (в форме документа это отдельная отметка рядом с полем «График работы»).
В поле «График работы» выберите нужный шаблон из справочника. Если сотрудник переводится на неполное рабочее время, дополнительно проверьте настройки учёта времени: для неполной ставки норма считается по графику сотрудника, а оклад — пропорционально отработанному времени относительно этого графика либо графика полного времени, в зависимости от настроек начисления.
Проведите документ. С указанной даты при заполнении табеля и расчёте зарплаты программа будет использовать новый график, а до этой даты — прежний. История назначений хранится автоматически, вручную ничего «закрывать» не нужно.
- 1Создайте или проверьте нужный шаблон в «Настройка» → «Графики работы сотрудников»
- 2Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Кадровый перевод»
- 3Выберите сотрудника и дату начала действия нового графика
- 4Отметьте изменение графика и выберите новый шаблон из списка
- 5Проведите документ и проверьте норму времени в отчёте или табеле за первый месяц после перевода
Как изменить график группе сотрудников
Когда на новый режим переходит целое подразделение, создавать десятки кадровых переводов нерационально. Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (в некоторых релизах он доступен из раздела «Кадры» или через журнал кадровых документов). В документе укажите дату, новый график и подберите сотрудников списком — по подразделению или вручную.
После проведения программа зарегистрирует смену графика для каждого сотрудника из списка с единой датой. Это удобно при сезонных переводах, введении сменного режима на участке или переходе офиса на другую пятидневку.
Учтите: если части сотрудников нужен другой график или другая дата, их придётся оформить отдельным документом — массовый документ задаёт одинаковые условия для всех.
Индивидуальные отклонения: документ «График работы сотрудника»
Бывает, что базовый график менять не нужно, но на конкретный месяц сотруднику требуется особое расписание — например, временные смены не по общему циклу. Для этого предназначен документ «Индивидуальный график» (в ряде версий — «График работы сотрудника») из раздела «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек.
Документ переопределяет расписание только на указанный месяц и только для выбранного сотрудника. Норма времени и табель за этот период будут считаться по индивидуальному расписанию, а со следующего месяца автоматически вернётся действие основного графика. Это безопасная альтернатива ручной правке табеля.
Как проверить, что изменение применилось корректно
После проведения документа откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке истории изменения графика — там должна появиться новая запись с датой и названием шаблона. Это подтверждает, что кадровое событие зарегистрировано.
Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за первый месяц действия нового графика: рабочие и выходные дни должны соответствовать новому режиму. Дополнительно сверьте норму часов в отчёте «Остатки отпусков и нормы времени» или через расчётный листок — норма должна совпадать с производственным календарём по новому графику.
Если месяц уже был рассчитан до изменения, проверьте, не появились ли в документе «Начисление зарплаты и взносов» предупреждения о перерасчёте. При смене графика задним числом программе может потребоваться пересчёт — выполните его осознанно, предварительно сохранив копию базы или зафиксировав прежние суммы.
Как проверить результат
Есть запись о новом графике с правильной датой
Записи нет или дата неверная — документ не проведён
Рабочие и выходные дни совпадают с новым режимом
Табель заполняется по старому графику — проверьте дату документа
Норма соответствует новому графику
Норма старая — возможен незакрытый перерасчёт или неверный график в начислении
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — правка шаблона вместо кадрового перевода. В результате норма времени меняется у всех сотрудников на этом графике, включая прошлые периоды, и зарплату приходится массово пересчитывать. Вторая типичная ошибка — неверная дата в кадровом переводе: если поставить дату позже фактической, часть месяца посчитается по старому графику, и сотрудник получит неверную норму.
Третья группа проблем связана с неполным рабочим временем: при переходе на 0,5 ставки недостаточно сменить график — нужно проверить, как настроен вид начисления оклада (по отношению к какому графику считается доля неполного времени). Иначе зарплата рассчитается некорректно даже при правильном расписании.
Наконец, помните про документальное оформление вне программы: смена режима рабочего времени — это изменение условий трудового договора, которое требует дополнительного соглашения и уведомления сотрудника в установленные сроки. Проведение документа в 1С не заменяет кадровую бумажную процедуру.
Что важно запомнить
График конкретному сотруднику меняйте кадровым переводом, группе — документом изменения графика списком, а шаблон редактируйте только когда режим меняется для всех. После любого изменения проверяйте табель и норму времени за первый месяц действия нового графика.
Частые вопросы
Можно ли изменить график задним числом?
Технически можно — кадровый перевод проводится любой датой. Но если за затронутый период уже рассчитана зарплата, программа зарегистрирует необходимость перерасчёта. Перед такими изменениями зафиксируйте прежние суммы и убедитесь, что перерасчёт не нарушит уже сданную отчётность.
Почему после смены графика табель заполняется по-старому?
Чаще всего документ не проведён, указана более поздняя дата, чем начало месяца, либо на месяц оформлен индивидуальный график, который имеет приоритет над основным. Проверьте историю графиков в карточке сотрудника и журнал индивидуальных графиков.
Как перевести сотрудника на неполный рабочий день?
Создайте график с сокращённой длительностью дня или недели, затем оформите кадровый перевод с указанием этого графика и доли ставки. Дополнительно проверьте настройку начисления оклада: от какого графика считается полная норма для расчёта пропорции.
Что делать, если нужного графика нет в списке?
Создайте его в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников»: задайте способ заполнения, рабочие дни, длительность смен и перерывы. После сохранения шаблон станет доступен для выбора в кадровых документах.
Нужно ли пересчитывать отпускные и больничные после смены графика?
Смена графика сама по себе не пересчитывает уже начисленные отпускные и пособия — они рассчитываются из среднего заработка. Но будущие периоды отсутствий будут учитываться по новому графику, поэтому важно, чтобы он был назначен до начала отпуска или больничного.
Чем индивидуальный график отличается от ручной правки табеля?
Индивидуальный график — документ, который автоматически формирует норму и заполняет табель за месяц. Ручная правка табеля перезаписывается при следующем автоматическом заполнении и не влияет на норму времени, поэтому для систематических отклонений она не подходит.