Как в 1С:Зарплата и управление персоналом вывести список сотрудников

Задача вывести список сотрудников возникает в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) постоянно: для проверки штатного расписания, подготовки приказов, сверки с бухгалтерией или выгрузки данных для руководства. Программа предлагает несколько способов — от простого журнала справочника «Сотрудники» до гибких отчётов с отборами и настройками.

Выбор способа зависит от цели. Если нужен быстрый просмотр и печать «как есть» — достаточно списка справочника. Если требуется список с должностями, подразделениями, датами приёма и увольнения — удобнее типовой отчёт. Для нестандартных требований (например, только внешние совместители или сотрудники конкретного подразделения) понадобятся отборы.

Ниже разобраны основные варианты: журнал справочника, отчёт «Штатная расстановка», отчёт «Списки сотрудников», универсальный отчёт, настройка отборов, печать и выгрузка в Excel, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Журнал справочника «Сотрудники»: самый быстрый способ

Справочник сотрудников находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». Откроется журнал со списком всех сотрудников организации. По умолчанию в список могут попадать и уволенные — их видимость регулируется настройками формы или отбором.

Чтобы напечатать список, нажмите кнопку «Ещё» → «Вывести список» (в некоторых версиях — «Печать» → «Список»). Программа сформирует табличный документ с теми колонками, которые отображаются в журнале. Состав колонок можно изменить через «Ещё» → «Изменить форму»: добавьте нужные поля (дату приёма, подразделение), и они попадут в печатную форму.

Чтобы убрать уволенных, используйте быстрый отбор в шапке списка или настройку отбора: поле «В архиве» (или «Уволен») — значение «Нет». В журнале также работает стандартный поиск по фамилии и сортировка по колонкам.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   При необходимости установите отбор, чтобы скрыть уволенных
3. 3
   Нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужные колонки
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
5. 5
   Проверьте табличный документ и отправьте на печать или сохраните в файл

Отчёт «Штатная расстановка»: список с должностями и окладами

Если нужен список не просто людей, а занятых позиций с подразделениями, должностями и условиями оплаты, используйте отчёт «Штатная расстановка (Т-3)». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт показывает, кто на какую позицию принят, с указанием оклада и надбавок, и может формироваться на любую дату.

В шапке отчёта укажите организацию и дату, на которую нужна расстановка. Кнопка «Настройки» открывает варианты отчёта: можно вывести список в разрезе подразделений или сотрудников, добавить отбор по конкретному подразделению или должности. После настройки нажмите «Сформировать».

Важное отличие от журнала справочника: штатная расстановка показывает позиции, а не людей. Если сотрудник занимает две ставки (основное место и совместительство), он появится в отчёте дважды — это нормально и отражает реальную структуру.

Отчёт «Списки сотрудников»: гибкий вариант для выборок

Отчёт «Списки сотрудников» (также в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты») предназначен именно для формирования произвольных списков. Он позволяет вывести сотрудников с набором кадровых данных: дата приёма, дата увольнения, подразделение, должность, вид занятости, табельный номер.

Через кнопку «Настройки» откройте расширенные настройки на закладке «Отбор». Здесь можно задать условия: например, «Вид занятости = Внутреннее совместительство» или «Дата приёма больше или равна указанной». На закладке «Поля» выберите, какие колонки выводить и в каком порядке. На закладке «Сортировка» — порядок строк (по алфавиту, по подразделениям).

Готовый отчёт сохраняется как табличный документ: через меню файла его можно сохранить в Excel (XLSX), PDF или отправить по почте прямо из программы. Настройки отбора и колонок сохраняются как вариант отчёта — удобно, если такой список нужен регулярно.

Универсальный отчёт и список физических лиц

Для нестандартных задач подходит «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» или «Отчёты», в зависимости от релиза). В нём выберите тип данных «Справочники», объект — «Сотрудники», и настройте поля и отборы. Это даёт почти неограниченную гибкость, но требует понимания структуры данных.

Иногда путают справочники «Сотрудники» и «Физические лица». Список физических лиц (раздел «Кадры» → «Физические лица») шире: туда попадают все люди, по которым введены данные, включая кандидатов и бывших сотрудников. Для списка действующих работников используйте именно «Сотрудники» или кадровые отчёты.

Какой способ выбрать

Журнал «Сотрудники»

Быстрый просмотр и печать простого списка. Ограничение: мало аналитики, колонки настраиваются через форму.

Штатная расстановка

Нужны должности, оклады, занятые ставки на дату. Ограничение: показывает позиции, совместители дублируются.

Списки сотрудников

Произвольные отборы и набор колонок, сохранение вариантов. Ограничение: требует первичной настройки.

Универсальный отчёт

Нестандартные поля и сложные условия. Ограничение: нужны навыки работы с настройками СКД.

Отборы, печать и выгрузка в Excel

Почти во всех списках и отчётах ЗУП отборы работают одинаково: задаётся поле, вид сравнения (равно, в списке, больше, содержит) и значение. Для списка действующих сотрудников на дату в отчётах обычно достаточно указать период — программа сама отфильтрует уволенных. В журнале справочника уволенных скрывает отбор по служебному полю или настройка «Показывать уволенных».

Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели: доступны форматы XLSX, PDF, HTML, MXL. Для передачи в Excel лучше выбирать XLSX — структура таблицы сохранится, и данные можно будет фильтровать дальше.

При печати обратите внимание на масштаб и ориентацию страницы: широкие отчёты с множеством колонок удобнее печатать в альбомной ориентации. Настройка выполняется в стандартном диалоге печати табличного документа.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте количество строк с ожидаемым числом работающих. Быстрая проверка: в журнале «Сотрудники» с отбором «только действующие» количество должно совпадать со списочной численностью из отчёта «Численность и текучесть кадров» или «Остатки отпусков» по кадровым данным.

Если в списке кого-то не хватает или есть лишние, причина почти всегда в отборах, дате формирования или непроведённых документах. Проверьте период отчёта, сбросьте лишние отборы кнопкой «Стандартные настройки» и сформируйте заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество действующих сотрудников

Норма

Совпадает в журнале с отбором и в кадровом отчёте на ту же дату

Тревожный признак

Расхождения — проверить непроведённые документы и отборы

Состав колонок

Норма

Только нужные данные: ФИО, подразделение, должность

Тревожный признак

В выгрузке есть СНИЛС, паспорт, адреса без необходимости

Организация в шапке отчёта

Норма

Указана нужная организация

Тревожный признак

Пусто — список собран по всем организациям базы

Частые вопросы

Как вывести список только уволенных сотрудников?

В отчёте «Списки сотрудников» или «Уволенные сотрудники» (если есть в вашем релизе) задайте отбор «Дата увольнения» за нужный период. В журнале «Сотрудники» можно настроить отбор по признаку увольнения и вывести список через «Ещё» → «Вывести список».

Почему сотрудник есть в справочнике, но его нет в отчёте?

Кадровые отчёты строятся по проведённым документам (приём, перевод, увольнение), а не по карточкам справочника. Откройте карточку сотрудника и проверьте, проведён ли приказ о приёме на работу.

Как сохранить список в Excel?

Сформируйте отчёт или выведите список, затем в табличном документе выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Структура колонок и строк сохранится.

Можно ли сохранить настройки отбора, чтобы не настраивать заново?

Да. В отчётах нажмите «Настройки» → «Сохранить вариант отчёта» (или «Ещё» → «Сохранить вариант»). В следующий раз выберите сохранённый вариант из списка — отборы и колонки применятся автоматически.

Как вывести список сотрудников конкретного подразделения?

В отчёте «Списки сотрудников» или «Штатная расстановка» откройте настройки, на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» и выберите нужное подразделение. Сформируйте отчёт — в него попадут только сотрудники этого подразделения на указанную дату.

Чем отличаются справочники «Сотрудники» и «Физические лица»?

«Физические лица» — это все люди, по которым в базе введены персональные данные, включая кандидатов и уволенных. «Сотрудники» — это трудовые отношения: у одного физического лица может быть несколько сотрудников (основное место и совместительство). Для списка работающих используйте «Сотрудники».