Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как уволить работника в 1С Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, печать приказа и справок, типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не просто отметка в карточке работника. Программа должна рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, начислить зарплату за отработанное время, удержать НДФЛ и взносы, сформировать приказ и комплект справок. Если хотя бы один шаг выполнен неправильно, отчётность по сотруднику «развалится», а исправлять ошибки придётся уже после сдачи форм.
Документ «Увольнение» в ЗУП объединяет кадровую и расчётную части: на одной вкладке оформляется приказ по форме Т-8, на другой — начисления при увольнении. Порядок действий зависит от основания увольнения и от того, нужно ли компенсировать отпуск или, наоборот, удержать за отпуск, использованный авансом.
Ниже разобран полный порядок увольнения: от проверки исходных данных до контроля результата и типичных ошибок. Инструкция актуальна для конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 — в более ранних версиях названия команд и расположение вкладок могут отличаться.
Проверьте исходные данные перед оформлением увольнения
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что по сотруднику корректно введены все предыдущие данные. Программа рассчитывает компенсацию исходя из остатка отпусков и среднего заработка, поэтому ошибки в истории напрямую переносятся в расчёт.
Проверьте остатки отпусков: откройте карточку сотрудника и сформируйте справку «Остатки отпусков» (ссылка в карточке сотрудника). Если остаток в программе не совпадает с фактическим — например, не были введены отпуска прошлых лет, — сначала скорректируйте остатки документом «Ввод начальных остатков отпусков» или «Перенос данных», иначе компенсация посчитается неверно.
Также убедитесь, что все отсутствия сотрудника (отпуска, больничные, командировки) введены и проведены, а зарплата за предыдущие месяцы рассчитана. Незакрытые документы-отсутствия могут заблокировать проведение увольнения или исказить средний заработок.
Что проверить до увольнения
Совпадает с кадровыми данными по отпускам
Остаток нулевой или явно занижен при наличии отпусков
Все месяцы рассчитаны, документы проведены
Есть непроведённые начисления или отсутствия
Не раньше последнего рабочего дня, не в закрытом периоде
Период закрыт для редактирования или дата в будущем расчётном месяце
Создайте документ «Увольнение»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Также документ доступен из журнала «Приёмы, переводы, увольнения». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчётные документы по каждому работнику.
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно на неё программа рассчитает зарплату и компенсацию. Поле «Основание увольнения» заполняется ссылкой на статью Трудового кодекса: например, пункт 3 части 1 статьи 77 — по собственному желанию, пункт 1 части 1 статьи 81 — сокращение штата.
При выборе основания «сокращение» программа предложит рассчитать выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Для остальных оснований эти начисления по умолчанию не назначаются.
Настройте расчёт компенсации отпуска
На вкладке «Компенсация отпуска» программа автоматически подставляет остаток дней отпуска и предлагает действие: «Компенсировать» или «Удержать за использованный авансом». Вариант «Не компенсировать» выбирают, только если остаток равен нулю или компенсация не положена.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, выберите «Удержать за использованный авансом» — программа рассчитает сторнирующее начисление. Учтите ограничение: по общему правилу удержать из зарплаты при увольнении можно не более 20% суммы, а в ряде случаев, прямо перечисленных в ТК РФ (например, при сокращении), удержание за неотработанные дни отпуска вообще не производится.
Количество дней компенсации можно изменить вручную, но делайте это только при документально подтверждённом расхождении с автоматическим расчётом — произвольная правка без основания приведёт к спорам при проверке.
Как выбрать вариант по отпуску
Проверьте начисления, НДФЛ и взносы
На вкладке «Начисления и удержания» документ автоматически рассчитывает зарплату за отработанные дни месяца увольнения, компенсацию отпуска и, при необходимости, выходное пособие. Расчёт выполняется по кнопке «Рассчитать» или автоматически при проведении, если включён соответствующий режим.
НДФЛ исчисляется со всех облагаемых сумм, включая компенсацию отпуска. Выходное пособие при сокращении в пределах установленного необлагаемого лимита налогом не облагается — программа применяет это правило автоматически по виду начисления. Страховые взносы начисляются документом «Увольнение» только если в настройках учётной политики включён расчёт взносов в кадровых документах; иначе взносы доначислятся при расчёте зарплаты за месяц.
Если сотруднику положены разовые начисления (премия, материальная помощь), их можно добавить в документ вручную через «Добавить начисление». Удержания по исполнительным листам программа рассчитает автоматически, если они зарегистрированы.
Проведите документ и распечатайте приказ и справки
После проверки нажмите «Провести». Из документа доступны печатные формы: приказ об увольнении по форме Т-8 (или по самостоятельно утверждённой форме), записка-расчёт Т-61, а также справки для сотрудника — справка о заработке для расчёта пособий (182н), выписки из СТД-Р или разделы СЭФР, сведения о страховом стаже.
Комплект выдаваемых документов зависит от того, какие сведения передаёт работодатель: часть форм сотрудник получает на бумаге или в электронном виде в день увольнения, часть сведений работодатель сдаёт в фонды самостоятельно. Точный перечень уточняйте по действующему законодательству — требования к формам периодически меняются.
Записка-расчёт Т-61 формируется на основании данных документа: в ней отражаются неиспользованные дни отпуска, начисленные суммы, удержания и итог к выплате. Сверьте итоговую сумму с расчётным листком сотрудника перед подписанием.
- 1Проверьте остатки отпусков и закройте все отсутствия сотрудника
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 3На вкладке «Компенсация отпуска» выберите действие с остатком отпуска
- 4Проверьте начисления, НДФЛ и взносы, при необходимости добавьте разовые выплаты
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
- 6Оформите выплату ведомостью в день увольнения
- 7Сформируйте и передайте справки, сдайте сведения в фонды
Оформите выплату и завершите расчёты
Окончательный расчёт с сотрудником должен быть произведён в день увольнения. В программе создайте ведомость на выплату (раздел «Выплаты»): при выборе сотрудника в ведомость подтянется задолженность по документу увольнения. Способ выплаты — через кассу или на банковскую карту — зависит от того, как сотрудник получал зарплату.
Если выплата производится позже дня увольнения (например, сотрудник отсутствовал), задержка расчёта влечёт обязанность выплатить компенсацию за задержку. В программе такая компенсация регистрируется отдельно, поэтому старайтесь не допускать сдвига даты выплаты.
После выплаты проверьте, что по сотруднику не осталось долгов: сформируйте расчётный листок и отчёт «Задолженность по зарплате». Сотрудник должен отображаться с нулевым остатком или с суммами, которые будут закрыты в текущем периоде (например, взносы при окончательном расчёте месяца).
Если увольнение оформляется задним числом после расчёта зарплаты за тот же месяц, программа может потребовать перерасчёт. В этом случае документ увольнения сторнирует лишние начисления автоматически — не удаляйте ранее проведённый расчёт зарплаты вручную, дайте механизму перерасчёта отработать штатно.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не на этапе заполнения документа, а из-за некорректных исходных данных. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Отдельная ситуация — отмена увольнения. Если сотрудник передумал или приказ отозван, документ «Увольнение» нужно отменить проведением или пометить на удаление до расчёта следующего периода. Если зарплата за месяц уже рассчитана поверх увольнения, сначала отмените расчёт, затем увольнение.
При массовом сокращении используйте документ «Сокращение штата» для изменения штатного расписания и «Увольнение списком» для сотрудников — это сократит ручную работу и снизит риск расхождений в датах и основаниях.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется одним документом, который закрывает и кадровую, и расчётную части. Ключ к корректному результату — правильные остатки отпусков и проверенный средний заработок до проведения документа. Выплата производится в день увольнения, справки выдаются в тот же срок.
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение заранее, до даты увольнения?
Да, документ можно создать заранее, указав будущую дату увольнения. Но окончательный расчёт корректно выполнится только когда будут введены все отсутствия и начисления до даты увольнения включительно. Практичный вариант — создать документ заранее для приказа, а расчёт перепроверить в день увольнения.
Что делать, если программа не рассчитывает компенсацию отпуска?
Проверьте остаток отпусков в карточке сотрудника. Если остаток нулевой или не введён, программе нечего компенсировать. Введите начальные остатки отпусков, затем пересчитайте документ увольнения.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По собственной инициативе работодателя увольнять в период болезни нельзя, но по собственному желанию сотрудника или по соглашению сторон — можно. В программе увольнение оформляется обычным документом, больничный при этом должен быть введён и оплачен, а пособие учтётся в расчётах.
Нужно ли отдельно начислять страховые взносы при увольнении?
Зависит от настроек учётной политики. Если включён расчёт взносов в документах увольнения, они начислятся сразу. Если нет — взносы будут доначислены при окончательном расчёте зарплаты за месяц. Оба варианта корректны, главное — не допустить двойного начисления.
Как исправить ошибочно проведённое увольнение?
Если период ещё не закрыт, отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если поверх уже рассчитана зарплата, сначала отмените расчётные документы, затем увольнение. После исправления пересчитайте зарплату и проверьте остатки отпусков.
Где взять форму Т-8, если в компании утверждена своя форма приказа?
В ЗУП можно использовать типовую форму Т-8 или подключить собственный печатный макет через механизм дополнительных печатных форм. Самостоятельно утверждённая форма должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа.