Как сделать табель в 1С: Зарплата и управление персоналом

Табель учёта рабочего времени в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и введённых кадровых документов — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Ручное заполнение табеля «с нуля» в программе не требуется: задача пользователя — правильно настроить графики, вовремя вносить отклонения и проверить итоговые данные перед расчётом зарплаты.

Основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», который находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» (в зависимости от релиза конфигурации). Отчёт собирает данные за выбранный период по подразделению или организации целиком и выводит их в унифицированной форме.

Ошибки в табеле напрямую влияют на расчёт заработной платы: лишний рабочий день завысит начисления, а неучтённая переработка приведёт к недоплате и возможным претензиям со стороны сотрудников и трудовой инспекции. Поэтому важно не просто сформировать отчёт, а понимать, откуда программа берёт каждое значение.

Откуда программа берёт данные для табеля

Табель в 1С ЗУП — это не самостоятельный документ, а отчёт, который агрегирует информацию из нескольких источников. Основа — график работы сотрудника, назначенный кадровым приказом о приёме или кадровым переводом. По графику программа определяет плановые рабочие дни и часы.

Поверх графика накладываются документы отклонений: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)», «Работа сверхурочно» и другие. Каждый такой документ заменяет плановое время на соответствующий код — «ОТ», «Б», «К», «НН» и т.д.

Если в компании ведётся учёт фактически отработанного времени по данным СКУД или ручным отметкам, может использоваться документ «Табель» (раздел «Зарплата — Табели»). Он позволяет ввести фактические часы вручную по конкретным сотрудникам, и эти данные будут иметь приоритет над графиком.

Настройка графиков работы сотрудников

Корректный табель начинается с правильных графиков. Откройте раздел «Настройка — Графики работы сотрудников» и создайте графики, соответствующие реальным режимам работы: пятидневка, сменный график «два через два», сутки через трое и т.п.

При создании графика укажите способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины или по шаблону. Проверьте, что в графике корректно учтены предпраздничные сокращённые дни — для этого ссылка на производственный календарь должна быть актуальной, а сам календарь обновлён.

Назначение графика сотруднику выполняется документами «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Если сотруднику в середине месяца изменили режим работы, оформите кадровый перевод с новой даты — иначе табель продолжит строиться по старому графику.

Как сформировать табель: пошаговая инструкция

Когда графики настроены и отклонения введены, формирование табеля занимает меньше минуты. Отчёт доступен пользователям с правами расчётчика или кадровика.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата — Отчёты по зарплате» и выберите «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
2. 2
   Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение.
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта.
4. 4
   Проверьте итоговые дни и часы по сотрудникам, сверьте коды отклонений.
5. 5
   Распечатайте отчёт или сохраните его в PDF/Excel через кнопку «Сохранить» в шапке отчёта.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно изменить вариант: вывести табель по подразделению, добавить отбор по конкретным сотрудникам, включить или отключить вывод неработающих в периоде лиц. Для удобства сохраните свой вариант отчёта, чтобы не настраивать его каждый месяц.

Если нужен табель за половину месяца (например, для аванса), просто укажите соответствующие даты в параметрах периода. Программа построит данные за выбранный интервал без дополнительных настроек.

Ввод фактических данных вручную через документ «Табель»

В некоторых организациях табельщик ведёт учёт по факту: отмечает явки, ночные и вечерние часы, работу в выходные. Для этого в ЗУП предусмотрен документ «Табель» в разделе «Зарплата — Табели» (доступность зависит от настроек учётной политики и релиза).

Создайте документ, укажите месяц и подразделение, затем заполните список сотрудников кнопкой «Заполнить» — программа подставит плановые данные по графикам. Откорректируйте фактические часы вручную: измените коды видов времени, добавьте ночные или вечерние часы, отметьте неявки.

Проведённый документ «Табель» имеет приоритет над графиком при расчёте зарплаты. Это значит, что ошибка в документе напрямую исказит начисления, поэтому перед проведением сверяйте данные с первичными источниками — журналами учёта, данными СКУД.

Проверка данных и типичные ошибки

Перед подписанием табеля полезно сверить его с расчётными данными. Основной контрольный инструмент — отчёт «Анализ отсутствий» и сверка итоговых часов с нормой по производственному календарю. Если у сотрудника на окладе фактические часы меньше нормы без документальных оснований, значит, какое-то отклонение не введено.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые часы по сотруднику на окладе

Норма

Совпадают с нормой по производственному календарю либо отклонение закрыто документом (отпуск, больничный)

Тревожный признак

Часы меньше нормы, документов отклонений нет

Коды видов времени

Норма

Отпуска — «ОТ»/«ОД», больничные — «Б», командировки — «К», явки — «Я»

Тревожный признак

Пустые ячейки, неожиданные «НН» у добросовестных сотрудников

Новые сотрудники и уволенные

Норма

Данные начинаются с даты приёма и заканчиваются датой увольнения

Тревожный признак

Явки до даты приёма или после увольнения

Отдельные сценарии и особые ситуации

Сменные графики и работа в ночное время

Для сменных режимов в настройках графика укажите виды времени по каждой смене: дневные, вечерние, ночные часы. Тогда табель покажет разбивку, а расчёт доплат за ночное время выполнится автоматически при начислении зарплаты.

Совместители и работа по совмещению

Внутренний совместитель выводится в табеле отдельной строкой по каждому месту работы, со своим графиком. Убедитесь, что для совместительства создано отдельное рабочее место с собственным графиком — иначе часы сольются с основным местом работы.

Работа в выходные и сверхурочно

Работа в выходной день оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни», сверхурочная — «Работа сверхурочно». Без этих документов переработка не попадёт ни в табель, ни в расчёт, даже если фактически сотрудник работал.

Удобно формировать табель дважды: в середине месяца — для контроля и аванса, и после закрытия всех документов — перед расчётом зарплаты. Расхождения между двумя версиями быстро покажут, какие отклонения ещё не введены.

Частые вопросы

Почему в табеле у сотрудника пустые ячейки?

Чаще всего сотруднику не назначен график работы или приём на работу оформлен более поздней датой. Проверьте карточку сотрудника и документ приёма, при необходимости создайте кадровый перевод с назначением графика.

Как исправить ошибку в уже сформированном табеле?

Табель — отчёт, его нельзя редактировать напрямую. Найдите источник ошибки: введите недостающий документ отклонения, исправьте документ «Табель» или назначение графика, затем пересформируйте отчёт. Если зарплата уже рассчитана — выполните перерасчёт.

Можно ли выгрузить табель в Excel?

Да. После формирования отчёта используйте кнопку сохранения в шапке отчёта и выберите формат Excel или PDF. Структура таблицы сохраняется, данные можно доработать вручную для внутренних нужд.

Чем отличается документ «Табель» от отчёта Т-13?

Отчёт Т-13 только отображает данные из графиков и документов. Документ «Табель» — самостоятельный источник данных о фактическом времени: он вводится вручную и влияет на расчёт зарплаты, переопределяя плановый график.

Почему норма часов в табеле не совпадает с производственным календарём?

Проверьте, обновлён ли производственный календарь в программе и на какой календарь ссылается график сотрудника. Также норма может отличаться у сотрудников с сокращённой продолжительностью рабочего времени — это корректное поведение.

Нужно ли формировать табель, если все сотрудники на пятидневке?

Да. Табель — обязательный документ учёта рабочего времени, он подтверждает обоснованность начислений и нужен при проверках. В ЗУП его формирование при корректных настройках занимает меньше минуты.