Сотрудники и Зарплата · 10 мин
Как сделать 2-НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом
Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом: для сотрудника и для налоговой, проверка данных, исправление ошибок и отправка отчёта.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (прежнее название — 2-НДФЛ) формируется в 1С:Зарплата и управление персоналом двумя разными документами: справкой для сотрудника и отчётом для передачи в налоговую инспекцию. Путаница между ними — самая частая причина ошибок: бухгалтер выдаёт работнику отчётную форму с лишними служебными полями или пытается сдать в ИФНС справку, предназначенную для выдачи на руки.
Перед формированием справки убедитесь, что в программе завершён расчёт зарплаты за нужный период, проведены все начисления, удержания и документы по НДФЛ, а также отражены уплаты налога. Справка собирается из учётных данных, поэтому любая непроведённая ведомость или незакрытый месяц исказит итоговые суммы.
Ниже разобраны оба сценария: выдача справки сотруднику по его заявлению и подготовка годового отчёта в ИФНС, включая проверку данных, исправление расхождений и типичные ошибки.
Что проверить перед формированием справки
Качество справки полностью зависит от состояния учёта. Если в базе есть непроведённые документы начисления, отсутствуют данные о вычетах или неверно заполнена карточка сотрудника, все эти ошибки попадут в итоговый документ.
Минимальный перечень проверок: все документы «Начисление зарплаты и взносов» за период проведены; ведомости на выплату проведены и по ним отражён удержанный НДФЛ; в карточке сотрудника заполнены ИНН, дата рождения, гражданство и статус налогового резидента; заявления на вычеты введены документом «Заявление на вычеты НДФЛ» и действуют в нужном периоде.
Дополнительно полезно сформировать отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Расчётный листок» по сотруднику и сверить суммы дохода и налога с ожидаемыми. Расхождения проще исправить до формирования справки, чем после сдачи отчёта.
Как проверить готовность учёта
Все проведены, месяцы закрыты
Есть непроведённые или помеченные на удаление начисления
Заполнены ИНН, ФИО, дата рождения, статус резидента
Пустой ИНН или неверный статус — справка не пройдёт контроль
Совпадает с исчисленным по отчёту «Анализ НДФЛ»
Есть разница между исчисленным и удержанным налогом
Как сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника
Справка для сотрудника нужна, когда работник запрашивает её для банка, визы, налогового вычета или других целей. Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента обращения.
Порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом:
- Откройте раздел «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников» (в некоторых релизах путь: «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»).
- Нажмите «Создать». Укажите организацию, год, за который формируется справка, и сотрудника.
- Поле «Формировать» оставьте в значении «по данным учёта» — программа сама подтянет доходы, вычеты и налог.
- Нажмите кнопку «Заполнить». Программа соберёт сведения: суммы доходов по кодам, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.
- Проверьте заполненные данные, затем нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
Если сотрудник работал в течение года в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, программа сформирует отдельные разделы справки по каждой регистрации в налоговом органе. Это нормально и не требует ручной корректировки.
Как подготовить 2-НДФЛ для передачи в налоговую
Годовая отчётность по НДФЛ сдаётся в составе расчёта 6-НДФЛ: справки о доходах по каждому сотруднику прикладываются к годовому расчёту. В 1С:ЗУП для этого есть два рабочих пути.
Через 1С-Отчетность
Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте отчёт «6-НДФЛ» за год и заполните его. Приложение со справками о доходах заполнится автоматически по данным учёта. Далее отчёт проходит встроенную проверку и отправляется в ИФНС прямо из программы, если подключён сервис сдачи отчётности.
Через документ «Справка о доходах для передачи в ИФНС»
Если нужно сформировать справки отдельно (например, для выгрузки файла или корректировки по конкретным сотрудникам), используйте раздел «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Создайте документ, укажите налоговый орган (ИФНС по месту регистрации), год и нажмите «Заполнить» — программа добавит всех сотрудников, получавших доход. Далее документ можно выгрузить в файл установленного формата или отправить через сервис отчётности.
При сдаче по обособленным подразделениям создавайте отдельный документ для каждой регистрации в налоговом органе: в поле «В ИФНС» выбирается конкретная инспекция, и заполняются только сотрудники, относящиеся к ней.
Сравнение вариантов сдачи
Подходит для штатной годовой сдачи: справки входят в состав 6-НДФЛ, есть автопроверка и отправка. Требует подключённого сервиса.
Подходит для выгрузки файла, корректирующих справок и сдачи по отдельным подразделениям. Отправку нужно выполнять отдельно.
Проверка данных перед отправкой
Перед отправкой отчёта запустите встроенную проверку: в 1С-Отчетности это кнопка «Проверить» → «Проверить контрольные соотношения». Программа выявит расхождения между справками и расчётом 6-НДФЛ, незаполненные ИНН, неверные коды доходов и другие формальные ошибки.
Ключевое контрольное соотношение: сумма исчисленного налога по всем справкам должна сходиться с данными годового расчёта 6-НДФЛ. Если есть расхождение, ищите сотрудника, по которому оно возникло, через отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или детальный «Реестр по НДФЛ».
Также проверьте, что у всех сотрудников заполнены ИНН (для иностранцев допускается отсутствие при корректном указании данных документа), правильно указан статус налогоплательщика и коды доходов соответствуют видам начислений.
Как исправить ошибки в уже сформированной справке
Главное правило: не редактируйте суммы в справке вручную. Справка — отражение учёта, поэтому исправлять нужно первичные документы: начисления, ведомости, заявления на вычеты, карточку сотрудника. После исправления учёта перезаполните справку кнопкой «Заполнить».
Если отчёт уже сдан в ИФНС и ошибка обнаружена после сдачи, формируется корректирующая справка: в документе «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» укажите номер корректировки и исправьте данные по конкретному сотруднику. Аннулирующая справка (с номером корректировки 99) подаётся, если сведения по сотруднику сданы ошибочно и их нужно полностью отменить.
Если расхождение вызвано разницей между исчисленным и удержанным налогом, проверьте ведомости на выплату: удержание НДФЛ регистрируется именно при выплате дохода. Частая ситуация — зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в другом, и налог попадает не в тот отчётный период.
Особые ситуации
Справка для уволенного сотрудника
Формируется так же, как для действующего: выбирается сотрудник, год и данные заполняются по учёту. Увольнение не мешает формированию — главное, чтобы расчёт при увольнении был проведён.
Сотрудник работал по нескольким ставкам или подразделениям
Программа объединяет доходы по всем местам работы внутри организации. Разделение происходит только по регистрациям в разных налоговых органах (ОКТМО/КПП обособленных подразделений).
Доходы в натуральной форме и материальная выгода
Такие доходы попадают в справку, если введены соответствующими документами: «Доход в натуральной форме», «Материальная выгода по займам» и подобными. Если документ не введён, доход в справку не попадёт — это частая причина недостоверной отчётности.
- 1Закройте расчётный период: проведите начисления, ведомости, заявления на вычеты
- 2Проверьте карточки сотрудников: ИНН, статус резидента, личные данные
- 3Сформируйте справку для сотрудника или отчёт для ИФНС кнопкой «Заполнить»
- 4Сверьте суммы с отчётом «Анализ НДФЛ» и расчётом 6-НДФЛ
- 5Запустите проверку контрольных соотношений
- 6Распечатайте справку сотруднику или отправьте отчёт в ИФНС
Частые вопросы
Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?
Это разные документы в программе. Справка для сотрудника — печатная форма для выдачи на руки по заявлению работника. Справка для ИФНС — часть годовой отчётности по 6-НДФЛ, формируется по утверждённому электронному формату и содержит служебные реквизиты. Данные в них одинаковые, отличается назначение и оформление.
Почему в справке сумма удержанного налога меньше исчисленного?
Удержание НДФЛ регистрируется в момент выплаты дохода. Если зарплата за последний месяц начислена, но ещё не выплачена, налог по ней будет исчислен, но не удержан. Проверьте ведомости на выплату и даты выплаты доходов.
Как сформировать справку за прошлый год?
В документе справки укажите нужный год в поле «Налоговый период». Данные подтянутся из учёта за этот период. Убедитесь, что база содержит данные за прошлые годы и период не был свёрнут при свёртке базы.
Что делать, если сотруднику нужна справка за несколько месяцев текущего года?
Справка формируется за налоговый период (год) целиком, но доходы показываются нарастающим итогом помесячно. Если год ещё не закончился, справка будет содержать данные с начала года по текущий закрытый месяц — это допустимо и соответствует форме.
Можно ли выгрузить справки в файл без отправки через интернет?
Да. В документе «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» есть команда выгрузки в файл установленного XML-формата. Файл можно передать в ИФНС на электронном носителе или через личный кабинет налогоплательщика, если такой способ приёма доступен.
Нужно ли подавать справку, если с сотрудника не удержан НДФЛ?
Если налог удержать невозможно (например, доход выдан только в натуральной форме), об этом нужно сообщить в налоговую в установленном порядке — в программе для этого предусмотрен отдельный признак при формировании сведений. Сотруднику также выдаётся справка с указанием неудержанной суммы.
Что важно запомнить
Справка формируется кнопкой «Заполнить» из данных учёта — поэтому сначала закройте период и проверьте карточки сотрудников. Для сотрудника и для ИФНС используются разные документы. Ошибки исправляйте в первичных документах, а не в самой справке, и перед сдачей всегда сверяйте итоги с расчётом 6-НДФЛ.