Сотрудники и Зарплата · 10 мин
Как принять сотрудника в 1С Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по приему сотрудника в 1С ЗУП: создание физлица, документ «Прием на работу», штатное расписание, проверка расчетов и типичные ошибки.
Прием сотрудника в 1С «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) — одна из базовых кадровых операций, от корректности которой зависят начисление зарплаты, расчет стажа, отчетность в фонды и кадровые печатные формы. Ошибка на этапе оформления приводит к неверному НДФЛ, проблемам с ЕФС-1 и расхождениям в табеле.
Процедура состоит из нескольких логически связанных шагов: заведение физического лица, проверка штатного расписания, создание документа «Прием на работу» и контроль результата. Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных ошибок и способов проверки.
Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенную версию. В других редакциях названия разделов могут отличаться, но логика документооборота сохраняется.
Подготовка: какие данные собрать до оформления приема
До начала работы в программе подготовьте полный комплект сведений о новом сотруднике. Это избавит от необходимости прерывать оформление документа и снизит риск ошибок в персональных данных, которые напрямую попадают в отчетность.
Минимальный перечень данных:
- ФИО полностью, дата рождения, пол;
- СНИЛС и ИНН (при наличии);
- данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан);
- адрес регистрации и фактического проживания;
- реквизиты банковского счета для перечисления зарплаты (если зарплатный проект или перевод на карту);
- дата приема, должность, подразделение, размер оплаты и график работы;
- сведения о праве на вычеты по НДФЛ (на детей и др.) при наличии заявления.
Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника
В 1С ЗУП различаются понятия «физическое лицо» и «сотрудник». Физическое лицо — это человек с персональными данными, а сотрудник — его связь с конкретной организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников, например при внутреннем совместительстве.
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит ввести ФИО — если такое физическое лицо уже есть в базе (например, человек ранее работал в компании), система покажет совпадения. Не создавайте дубликат: выберите существующее физлицо, иначе отчетность по сотруднику раздвоится, а стаж и доходы будут учитываться некорректно.
Заполните поля карточки: дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН. По гиперссылкам внутри карточки откройте и заполните:
- «Личные данные» — документ, удостоверяющий личность;
- «Адреса, телефоны» — контактная информация;
- «Семья» — нужно для вычетов на детей;
- «Банковские счета» — лицевой счет для выплаты зарплаты.
Шаг 2. Проверка штатного расписания
Если в базе ведется штатное расписание, перед приемом убедитесь, что нужная позиция существует и на ней есть свободная ставка. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» или «Отчеты» → «Штатное расписание».
Если позиции нет, создайте ее: в штатном расписании нажмите «Создать», укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Документ «Утверждение штатного расписания» должен быть проведен до даты приема сотрудника.
Если штатное расписание в организации не ведется, этот шаг пропускается — в документе приема подразделение и должность выбираются напрямую из справочников. Режим ведения штатного расписания задается в настройках: «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания».
Как выбрать действие
Шаг 3. Оформление документа «Прием на работу»
Основной документ создается из раздела «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Прием на работу» или из журнала «Приемы на работу». Заполните поля последовательно.
- 1Укажите организацию и дату приема — именно с этой даты начнут действовать начисления и пойдет стаж
- 2Выберите сотрудника из списка (созданного на шаге 1)
- 3Укажите подразделение, должность и позицию штатного расписания
- 4Задайте количество ставок: 1 — полная занятость, 0,5 — полставки и т.д.
- 5Выберите график работы сотрудника из справочника графиков
- 6На вкладке «Оплата труда» проверьте состав начислений: оклад, надбавки, премии — они подтянутся из позиции штатного расписания или задаются вручную
- 7Укажите вид занятости: основное место работы или совместительство
- 8При необходимости заполните вкладки «Договор ГПХ», «Дополнительно», условия испытательного срока
- 9Нажмите «Провести и закрыть»
Обратите внимание на поле «Количество ставок» и график работы — от них зависит расчет зарплаты пропорционально отработанному времени. Если сотрудник принят на неполную ставку, но график указан полный, начисления будут рассчитаны неверно.
Для оформления трудового договора и приказа по форме Т-1 используйте печатные формы документа: кнопка «Печать» в форме приема. Номер приказа программа присваивает автоматически при проведении.
Шаг 4. Вычеты по НДФЛ и налоговый статус
Если сотрудник подал заявление на стандартные вычеты (например, на детей), введите их документом «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» → «Заявление на вычеты НДФЛ». Укажите месяц, с которого применяется вычет, и состав вычетов.
Проверьте налоговый статус сотрудника в карточке физлица по ссылке «Налог на доходы». По умолчанию устанавливается статус «Резидент». Для иностранных сотрудников и нерезидентов статус нужно изменить — от него зависит ставка НДФЛ.
Шаг 5. Проверка результата оформления
После проведения приема убедитесь, что данные отражены корректно. Откройте карточку сотрудника и проверьте ссылку «Оформление, переводы, увольнения» — там должен отображаться текущий прием с верными подразделением, должностью и начислениями.
Как проверить результат
Отображается с должностью и подразделением, статус — работает
Сотрудника нет в списке или он числится без должности — прием не проведен
Оклад и надбавки действуют с даты приема
Начислений нет или дата начала неверна — зарплата не рассчитается
Свободных ставок стало на одну меньше
Ставка осталась свободной — позиция в приеме не привязана к штатному расписанию
Все реквизиты заполнены, дата и номер корректны
Пустые поля — не заполнены данные в карточке или документе
Дополнительно сформируйте отчет «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатные сотрудники» на дату приема — новый сотрудник должен присутствовать в списке с правильными условиями.
Удобно сразу после приема провести тестовый расчет зарплаты за первый месяц (через «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов») и проверить сумму по сотруднику. Это выявит ошибки в графике, ставке и начислениях до реального расчетного периода.
Особые сценарии приема
Внутреннее совместительство
Если сотрудник уже работает в организации и принимается дополнительно по совместительству, новое физическое лицо создавать не нужно. В карточке сотрудника используйте ссылку «Оформить новое место работы» или создайте прием, выбрав то же физлицо. В документе укажите вид занятости «Внутреннее совместительство».
Прием по договору ГПХ
Исполнители по гражданско-правовым договорам оформляются документом «Зарплата» → «Договоры (подряд, услуги)» или «Кадры» → «Договоры ГПХ», а не приемом на работу. Такой договор не создает кадрового приказа и не влияет на штатное расписание, но данные попадают в отчетность по взносам.
Прием задним числом
Если прием оформляется позже фактической даты выхода сотрудника, введите документ реальной датой приема. Проверьте, не рассчитана ли уже зарплата за этот месяц: если расчет выполнен, потребуется перерасчет, а в отчетность могут потребоваться корректировки.
Что важно запомнить
Прием сотрудника в 1С ЗУП — это цепочка: физическое лицо без дублей, проверенная позиция штатного расписания, корректно заполненный документ «Прием на работу» (дата, ставка, график, начисления) и обязательная проверка плановых начислений после проведения. Ошибки в персональных данных и графике работы — основные причины проблем с расчетом и отчетностью.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если сотрудник с таким ФИО уже есть в базе?
При вводе ФИО программа покажет список похожих физических лиц. Выберите существующее, если это тот же человек — например, бывший сотрудник принимается повторно. Создание дубля приведет к раздвоению стажа и ошибкам в персонифицированной отчетности. Если дубль уже создан, его можно устранить через обработку поиска и объединения дублей в разделе администрирования.
Можно ли принять сотрудника, если штатное расписание не утверждено?
Если в настройках включено ведение штатного расписания, позиция должна существовать на дату приема. Создайте и проведите «Утверждение штатного расписания» или его изменение датой не позже даты приема. Если штатное расписание в организации не ведется, отключите соответствующую настройку — тогда прием оформляется без привязки к позициям.
Как оформить прием на полставки?
В документе «Прием на работу» в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и выберите график неполного рабочего времени. Оклад в программе указывается из расчета полной ставки — фактическое начисление будет рассчитано пропорционально. Не указывайте половинный оклад вручную при полном графике: это исказит расчеты среднего заработка.
Где исправить ошибку в дате приема, если документ уже проведен?
Если зарплата за период еще не рассчитана, откройте документ приема, измените дату и перепроведите его. Если расчет уже выполнен или период закрыт, исправление делайте аккуратно: потребуется перерасчет начислений, а при отправленной отчетности — корректирующие формы. Перед изменением рекомендуется сделать резервную копию базы.
Нужно ли заводить отдельный документ для испытательного срока?
Нет, отдельный документ не требуется. Сведения об испытательном сроке указываются в самом документе «Прием на работу» и отражаются в печатной форме трудового договора. Для контроля дат окончания испытательных сроков используются кадровые отчеты и напоминания.
Как проверить, что сотрудник попадет в расчет зарплаты?
Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Начисления и удержания» и убедитесь, что плановые начисления действуют с даты приема. Затем создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц и заполните его — сотрудник должен подобраться автоматически. Если его нет в списке, проверьте дату приема, график работы и то, что документ приема проведен.