Как принять сотрудника на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом

Приём сотрудника на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выполняется документом «Приём на работу», но корректный результат зависит от подготовительных шагов: наличия записи в штатном расписании, правильно заведённого физического лица и настроенных начислений. Если пропустить любой из этих этапов, программа позже не рассчитает зарплату, не сформирует отчётность или выдаст ошибки при увольнении.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.1 — самую распространённую версию. В «1С:Бухгалтерии» с модулем зарплаты логика похожа, но часть возможностей (штатное расписание, кадровые отчёты) там урезана. Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права кадровика или расчётчика: без них документ приёма будет недоступен или откроется только на просмотр.

Порядок действий одинаков и для основного работника, и для совместителя, и для сотрудника по срочному договору — различаются только отдельные поля документа. Ниже разобран каждый шаг, типичные ошибки и способы проверить, что приём оформлен правильно и зарплата начислится корректно.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма

Документ приёма опирается на справочники и настройки программы. Если их нет, придётся прерываться и создавать элементы «на лету», что повышает риск ошибок. Проверьте четыре вещи: организацию, подразделение, должность и позицию штатного расписания.

Организация и подразделения создаются в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Предприятие» → «Подразделения». Должности — в «Настройка» → «Должности». Если в программе включено ведение штатного расписания (галочка в «Настройка» → «Кадровый учёт»), то без свободной позиции в штатке приём не провести — программа сообщит об отсутствии вакансии либо потребует создать позицию.

Также проверьте настройку учётной политики: как рассчитывается аванс, применяется ли районный коэффициент, ведётся ли воинский учёт. Эти параметры подтягиваются в документ приёма автоматически, и исправлять их потом по каждому сотруднику — лишняя работа.

Создание физического лица

Каждый сотрудник в ЗУП связан с элементом справочника «Физические лица». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать» — программа предложит сначала завести физлицо. Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС, если они есть на руках. ИНН и СНИЛС понадобятся для отчётности в налоговую и Социальный фонд, поэтому вводите их сразу и без ошибок.

Паспортные данные указываются по ссылке «Личные данные» в карточке физлица: вид документа, серия, номер, кем и когда выдан. Эти сведения нужны для трудового договора, отчётов и персонифицированного учёта. Адрес регистрации и телефон заполняются там же — они попадут в личную карточку и ряд отчётных форм.

Не создавайте дубликат физлица, если человек уже работал в организации. Воспользуйтесь поиском по ФИО и дате рождения: при повторном приёме выбирается существующее физлицо, а новый приём оформляется как отдельный документ. Дубликаты ломают отчётность по НДФЛ и страховым взносам, и склеивать их потом трудоёмко.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Также приём можно создать прямо из карточки сотрудника. Документ состоит из нескольких вкладок, и заполнять их нужно последовательно.

На вкладке «Главное» укажите организацию, сотрудника (физлицо), дату приёма, подразделение, должность или позицию штатного расписания, количество ставок. Здесь же выбирается вид занятости: основная работа, внутреннее или внешнее совместительство. Для срочного договора заполните дату окончания и основание — это обязательное условие по Трудовому кодексу, и программа контролирует заполнение.

На вкладке «Оплата труда» назначаются начисления: оклад, тарифная ставка, надбавки, премии. Если позиция штатного расписания уже содержит начисления, они подтянутся автоматически — проверьте их состав и размер. Укажите способ отражения зарплаты в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию, и порядок выплаты аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.

Вкладки «Договор подрядчика», «Дополнительно» и поля про график работы заполняются по необходимости. График работы сотрудника — критичное поле: без него расчёт зарплаты за неполный месяц и отпускных будет неверным. Выберите график из справочника «Графики работы сотрудников» или создайте новый с нужным режимом.

1. 1
   Проверьте наличие позиции в штатном расписании или создайте её
2. 2
   Заведите физическое лицо с ИНН, СНИЛС и паспортными данными
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните вкладку «Главное»
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления, график работы и порядок выплаты аванса
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте начисление зарплаты за первый месяц работы сотрудника

Особые сценарии приёма

Внутреннее совместительство

Для внутреннего совместителя создавать новое физлицо не нужно — выбирается то же физическое лицо, но создаётся новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство». В ЗУП это делается тем же документом «Приём на работу». У совместителя будет свой график, свои начисления и отдельная строка в расчётных документах, а НДФЛ и взносы посчитаются сводно по физлицу.

Приём по срочному договору

При срочном договоре обязательно укажите дату окончания и основание заключения (например, на время выполнения временных работ или замещение отсутствующего сотрудника). Программа напомнит о приближении окончания срока в списке напоминаний кадровика, что помогает не пропустить увольнение или переоформление.

Приём с испытательным сроком

Испытательный срок в ЗУП не влияет на расчёты — это информационное поле в договоре. Укажите его в условиях трудового договора, чтобы данные попали в печатную форму приказа и тексты договоров, если вы формируете их из программы.

Варианты оформления

Основное место работы

Стандартный приём с полным кадровым учётом. Требует полного комплекта данных физлица для отчётности.

Внутреннее совместительство

То же физлицо, новый сотрудник. Ограничение: нельзя принять совместителем на ту же ставку без отдельной позиции.

Договор ГПХ

Оформляется документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу. Не создаёт кадровой записи и права на отпуск.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что приём реально отразился в учёте. Откройте карточку сотрудника: там должна появиться активная строка о приёме с датой, подразделением и должностью. В штатном расписании позиция должна показывать занятую ставку — если ставка осталась свободной, документ либо не проведён, либо привязан к другой позиции.

Главная проверка — расчёт зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудника и нажмите «Заполнить». Сотрудник должен попасть в табличную часть, а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням по его графику. Если сотрудник не появился в документе, типичные причины: неверная дата приёма, не назначены начисления или не указан график работы.

Дополнительно сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Остатки отпусков» — сотрудник должен присутствовать в кадровых отчётах. Для проверки страхового стажа и данных для отчётности откройте карточку физлица и убедитесь, что ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность, заполнены полностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Есть активная запись о приёме с датой и должностью

Тревожный признак

Записи нет или документ помечен на удаление

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется в документ, сумма рассчитана по дням

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или сумма равна нулю

Штатное расписание

Норма

Ставка по позиции занята

Тревожный признак

Позиция показывает свободную ставку

Данные для отчётности

Норма

ИНН, СНИЛС и паспорт заполнены без предупреждений

Тревожный признак

Программа подсвечивает ошибки контрольных цифр

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата приёма. Если приём оформлен задним числом после того, как месяц уже рассчитан, зарплата за прошлый период не пересчитается автоматически: потребуется документ «Доначисление» или перерасчёт. Всегда оформляйте приём до расчёта зарплаты за соответствующий месяц.

Вторая ошибка — приём без графика работы или с графиком, не заполненным на нужный год. Графики в ЗУП заполняются на календарный год, и при смене года их нужно перезаполнять. Признак проблемы — нулевая или полная месячная сумма при неполном отработанном месяце.

Третья группа ошибок связана с дубликатами: двойное физлицо, двойной сотрудник на одну и ту же позицию, повторный приём вместо кадрового перевода. Если сотрудник меняет подразделение или должность — это документ «Кадровый перевод», а не увольнение и новый приём. Лишние увольнения-приёмы искажают стаж, отчёты и обороты по сотруднику.

Когда самостоятельной настройки недостаточно

Стандартный приём не требует привлечения специалиста, но есть ситуации, где лучше привлечь того, кто хорошо знает конфигурацию: массовый приём при открытии нового подразделения, перенос кадровых данных из другой программы, настройка нестандартных начислений с формулами, исправление ошибок прошлых периодов после сданной отчётности.

Особую осторожность проявляйте при исправлении документов закрытых периодов. Изменение приёма после сдачи отчётности по НДФЛ и взносам влечёт уточняющие расчёты, а неправильная последовательность перепроведения может «разъехать» по взаиморасчётам с сотрудником. Перед такими операциями сделайте резервную копию информационной базы.

Удобно завести внутренний порядок: сначала кадровик оформляет приём и проверяет данные физлица, затем расчётчик открывает карточку сотрудника и сверяет начисления с трудовым договором. Двойной контроль на старте исключает большинство ошибок, которые иначе всплывают только при первой выплате.

Частые вопросы по приёму в 1С:ЗУП

Можно ли принять сотрудника без штатного расписания?

Да, если в настройках кадрового учёта ведение штатного расписания отключено. Тогда в документе приёма указываются подразделение и должность напрямую. Однако без штатки недоступен контроль свободных ставок и ряд кадровых отчётов.

Что делать, если сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, назначены ли сотруднику плановые начисления на вкладке «Оплата труда» и указан ли график работы. Также убедитесь, что дата приёма попадает в рассчитываемый месяц, а сам сотрудник не уволен более поздним документом.

Как оформить приём, если человек уже работал в организации раньше?

Найдите существующее физическое лицо через поиск по ФИО и дате рождения и создайте для него новый документ «Приём на работу». Создавать новое физлицо не нужно — это приведёт к дублям и ошибкам в отчётности по НДФЛ и взносам.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт новые трудовые отношения с сотрудником. Перевод меняет условия у действующего сотрудника: подразделение, должность, график или оплату. Если человек уже работает в организации, используйте «Кадровый перевод» — увольнение с новым приёмом в этом случае ошибочно.

Нужно ли что-то настраивать для выплаты аванса новому сотруднику?

Порядок выплаты аванса указывается в документе приёма: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за первую половину месяца. Если оставить настройку по умолчанию, сотрудник унаследует порядок, заданный для организации в целом.

Можно ли исправить ошибку в дате приёма после проведения документа?

Да, если период ещё не закрыт и отчётность не сдана: откройте документ, исправьте дату и перепроведите, затем пересчитайте зависимые документы. Если период закрыт и отчёты сданы, исправление потребует уточняющих форм — в этом случае безопаснее сначала сделать резервную копию базы.