Как оформить отзыв из отпуска в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом

Отзыв сотрудника из отпуска — ситуация, которая в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) затрагивает сразу несколько участков: кадровый учет, расчет отпускных, табель и начисление зарплаты. Если оформить только кадровую часть и забыть про расчетную, программа продолжит считать сотрудника отсутствующим, а отпускные окажутся завышенными.

В типовой конфигурации ЗУП 3.1 нет отдельного документа «Отзыв из отпуска». Операция оформляется комбинацией документов: кадровым приказом об отзыве (через «Отсутствие» с видом «Отзыв из отпуска» либо через изменение отпуска) и перерасчетом ранее начисленных отпускных. Конкретный набор действий зависит от того, рассчитан ли уже отпуск, выплачены ли отпускные и закрыт ли период.

Ниже разобраны все сценарии: от простого (отпуск еще не оплачен) до сложного (отпускные выплачены, месяц закрыт, сотрудник вышел на работу). Для каждого случая указаны точные действия, признаки правильного результата и ограничения.

Проверьте исходные условия перед оформлением

Прежде чем вносить документы, определите три вещи: создан ли документ «Отпуск» и проведен ли он, выплачены ли отпускные (есть ли ведомость), закрыт ли месяц начисления. От этого зависит, каким способом оформлять отзыв — исправлением исходного документа или отдельным документом.

Также убедитесь, что у вас есть кадровые основания: согласие сотрудника на отзыв (по ТК РФ отзыв возможен только с согласия работника) и приказ руководителя. Программа не проверяет юридическую корректность — это зона ответственности кадровика. Некоторые категории сотрудников (несовершеннолетние, беременные, работники вредных производств) не могут быть отозваны из отпуска в принципе.

Способ 1: исправление исходного документа «Отпуск»

Если отпускные еще не выплачены и месяц не закрыт, самый чистый вариант — исправить исходный документ. Откройте раздел «Зарплата» — «Отпуска» (или «Кадры» — «Отпуска»), найдите нужный документ и измените дату окончания отпуска на фактическую — день, предшествующий выходу сотрудника на работу.

После изменения дат перепроведите документ. Программа автоматически пересчитает сумму отпускных исходя из нового количества дней. Проверьте результат на вкладке «Начислено (подробно)»: сумма должна уменьшиться пропорционально сокращенным дням.

Этот способ корректен только при незакрытом периоде. Если по месяцу уже сформированы отчеты или данные переданы в бухгалтерию, исправлять исходный документ нельзя — используйте механизм исправлений или отдельный документ отзыва.

Способ 2: документ «Отсутствие» с видом «Отзыв из отпуска»

Когда исправить исходный отпуск нельзя, оформите отзыв отдельным документом. Перейдите в раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие». В поле вида отсутствия выберите «Отзыв из отпуска» — этот вид доступен в типовой конфигурации ЗУП 3.1.

Укажите сотрудника, дату начала отзыва (первый рабочий день после прерывания отпуска) и период — до конца ранее запланированного отпуска. Проведите документ. Программа зарегистрирует, что с этой даты сотрудник считается работающим, а не находящимся в отпуске.

Обратите внимание: документ «Отсутствие» сам по себе не пересчитывает отпускные. Он фиксирует кадровый факт и влияет на табель. Перерасчет денег выполняется отдельно — об этом следующий раздел.

1. 1
   Получите письменное согласие сотрудника и издайте приказ об отзыве
2. 2
   Откройте «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников», создайте документ «Отсутствие»
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Отзыв из отпуска», укажите сотрудника и период с даты выхода до конца отпуска
4. 4
   Проведите документ и проверьте табель: дни после отзыва должны стать рабочими
5. 5
   Выполните перерасчет отпускных через документ-исправление или «Перерасчеты»
6. 6
   Проверьте начисление зарплаты за отработанные дни в «Начислении зарплаты и взносов»

Перерасчет отпускных после отзыва

После регистрации отзыва программа формирует потребность в перерасчете. Откройте раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты» (или «Перерасчет зарплаты» в зависимости от релиза). Там появится строка по сотруднику с указанием документа-основания.

Если исходный документ «Отпуск» находится в незакрытом периоде, ЗУП предложит исправить его: откройте отпуск и воспользуйтесь ссылкой «Исправить» в нижней части формы. Программа создаст документ-исправление, в котором укажите фактическую дату окончания отпуска. Сторнирующие записи за неиспользованные дни будут сформированы автоматически.

Если отпускные уже выплачены, после перерасчета возникнет сумма излишне выплаченных отпускных. Варианты урегулирования: зачесть сумму в счет предстоящей зарплаты (самый распространенный путь — программа сделает это автоматически при следующем расчете) либо оформить возврат в кассу. Удержание из зарплаты без согласия сотрудника в этой ситуации ограничено трудовым законодательством, поэтому согласие на зачет получите письменно.

Табель и начисление зарплаты за дни после отзыва

После проведения документа отзыва проверьте табель: «Зарплата» — «Отчеты, справки» — «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Дни с даты выхода сотрудника должны отображаться как рабочие (явка), а не как отпуск (ОТ). Если в табеле остались дни отпуска — документ отзыва не проведен или указан неверный период.

При расчете зарплаты за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически учтет отработанные дни: оклад будет начислен пропорционально времени с даты отзыва. Если сотруднику положены надбавки, зависящие от отработанного времени, они тоже пересчитаются.

Особый случай — отзыв в середине месяца, когда отпуск захватывает два месяца. Проверьте начисления в обоих периодах: сторно отпускных может попасть в один месяц, а начисление зарплаты — в другой. Это нормально, но влияет на НДФЛ и аванс.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни после даты отзыва отмечены как явка (Я), до отзыва — как отпуск (ОТ)

Тревожный признак

Дни после отзыва по-прежнему помечены ОТ или прочерки

Расчетный листок сотрудника

Норма

Видно сторно отпускных за неиспользованные дни и начисление зарплаты за отработанное время

Тревожный признак

Отпускные начислены за весь изначальный период без корректировки

Остаток отпуска

Норма

Неиспользованные дни сохранились в остатке отпуска

Тревожный признак

Остаток уменьшился на весь первоначальный период отпуска

Задолженность по сотруднику

Норма

Излишне выплаченные отпускные зачтены в счет зарплаты или возвращены

Тревожный признак

Висит неурегулированная переплата без документального оформления

Особые сценарии и ограничения

Отзыв до начала отпуска (перенос)

Если отпуск еще не начался, а приказ уже оформлен, формально это не отзыв, а перенос отпуска. В этом случае исправьте даты в документе «Отпуск» или отмените документ и создайте новый на другой период. Перерасчеты не потребуются, если отпускные не выплачены.

Отзыв с доначислением в текущем месяце

Если отзыв оформляется задним числом после расчета зарплаты, программа отразит сторно и доначисление в текущем периоде. Следите за НДФЛ: перерасчет отпускных изменяет налоговую базу, и в 6-НДФЛ может потребоваться уточнение за период выплаты отпускных.

Отзыв при работе в режиме обмена с бухгалтерией

Если настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией, после всех исправлений повторите выгрузку данных за затронутый период. Иначе в бухгалтерии останутся старые проводки по отпускным, и отражение в учете разойдется с расчетными данными ЗУП.

Частые вопросы

Есть ли в ЗУП 3.1 отдельный документ «Отзыв из отпуска»?

Отдельного документа с таким названием нет. Используется документ «Отсутствие» с видом «Отзыв из отпуска» (раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников») либо исправление исходного документа «Отпуск». Набор доступных видов отсутствий зависит от релиза конфигурации — если нужного вида нет, оформляйте через исправление отпуска.

Что делать, если отпускные уже выплачены, а сотрудник вышел раньше?

Оформите отзыв и выполните перерасчет отпускных через документ-исправление. Образовавшуюся переплату обычно зачитывают в счет ближайшей зарплаты — программа сделает это автоматически при расчете. Получите письменное согласие сотрудника на зачет, так как одностороннее удержание в этом случае законодательством ограничено.

Почему после отзыва в табеле остались дни отпуска?

Чаще всего документ отзыва не проведен, указан неверный период или дата отзыва позже фактического выхода. Проверьте документ «Отсутствие» и дату окончания в исправленном отпуске. Если месяц уже рассчитан, после исправлений пересчитайте зарплату и обновите табель.

Нужно ли пересчитывать НДФЛ и взносы при отзыве?

Да, перерасчет отпускных автоматически изменяет базу по НДФЛ и страховым взносам. Если отчетность за период выплаты уже сдана, может потребоваться уточненный расчет. Программа отразит корректировки в текущем периоде, но решение о подаче уточненки принимайте с учетом величины изменений.

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска без его согласия?

Нет. Трудовой кодекс допускает отзыв из отпуска только с согласия работника, а для отдельных категорий (несовершеннолетних, беременных, занятых на вредных работах) отзыв запрещен полностью. Программа 1С не проверяет эти условия — контроль остается за кадровой службой.

Что происходит с неиспользованными днями отпуска после отзыва?

Они сохраняются в остатке отпуска сотрудника и могут быть использованы позже — в удобное время в текущем рабочем году или присоединены к следующему отпуску. Проверить остаток можно через отчет «Остатки отпусков» или одноименную справку из карточки сотрудника.