Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как начисляется зарплата в программе 1С:Бухгалтерия
Как начисляется зарплата в 1С:Бухгалтерии: настройка, документы, НДФЛ и взносы, проверка расчёта, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Расчёт заработной платы в 1С:Бухгалтерии построен на цепочке документов: приём сотрудника на работу, настройка способа начисления, ежемесячный документ «Начисление зарплаты» и последующие выплаты. Программа автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько правильно заполнены кадровые данные и учётная политика.
В отличие от специализированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, зарплатный блок в 1С:Бухгалтерии рассчитан на небольшие организации с простыми схемами оплаты труда — оклад, премии, отпускные, больничные. Если у вас сложные графики, сдельная оплата, районные коэффициенты по нескольким территориям или десятки видов удержаний, стоит оценить, достаточно ли возможностей конфигурации.
Ниже разобран полный цикл: от первичной настройки до проверки расчётных листков. Последовательность описана для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0); в других редакциях названия разделов могут немного отличаться.
Первичная настройка: что задать до первого начисления
До создания первого документа начисления проверьте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Здесь указывается, что расчёт ведётся в данной программе (а не во внешней, например ЗУП), и задаётся общий порядок учёта. Если переключатель стоит на «во внешней программе», документы начисления в базе будут недоступны или будут работать в урезанном режиме.
Далее откройте «Главное» → «Учётная политика» и убедитесь, что заданы параметры, влияющие на взносы: вид тарифа страховых взносов, применение пониженных тарифов для МСП, наличие вредных условий труда. Ошибка в этих настройках приведёт к неверным суммам взносов во всех последующих месяцах, а исправлять задним числом закрытый период трудоёмко.
Также проверьте справочник «Способы учёта зарплаты» (в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки»). По умолчанию используется отражение на счёте 26 или 44 в зависимости от деятельности. Если часть сотрудников занята в производстве, а часть — в администрации, создайте отдельные способы учёта и назначьте их сотрудникам индивидуально.
Кадровые документы: приём сотрудника и назначение оплаты
Начисление зарплаты невозможно без оформленного сотрудника. В разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» создайте документ «Приём на работу». Обязательные поля: дата приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место или совместительство) и размер оклада. Без указания оклада документ начисления не заполнится суммой.
Дата приёма влияет на расчёт пропорции: если сотрудник принят в середине месяца, программа при заполнении документа начисления рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю. То же правило работает при увольнении — документ «Увольнение» ограничивает расчёт датой прекращения трудового договора.
Обратите внимание на поле «Количество ставок». Совместитель на 0,5 ставки получит половину оклада автоматически, но только если ставка указана в кадровом документе, а не «в уме» у бухгалтера. Также для сотрудника задаётся число детей для вычетов по НДФЛ — это делается в карточке сотрудника, в разделе «Налог на доходы».
Документ «Начисление зарплаты»: как заполнить и провести
Основной рабочий инструмент — документ «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанным дням, НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы по каждому сотруднику.
Кнопка «Подбор» используется, когда нужно начислить зарплату не всем, а отдельным сотрудникам — например, доначислить одному человеку после исправления кадровых данных. В табличной части по каждой строке доступна расшифровка: по ссылке в колонке «Начислено» видно, из каких дней и оклада сложилась сумма, а по ссылке «НДФЛ» — применённые вычеты и налоговая база.
Проведение документа формирует проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по способу учёта) и Кт 70 по начислению, Дт 70 Кт 68.01 по НДФЛ, Дт счёта затрат Кт 69 по взносам. Убедитесь, что в проводках нет пустой аналитики подразделений, если учёт ведётся по подразделениям.
- 1Проверьте, что все приёмы, увольнения и отсутствия (отпуска, больничные) введены в базу до начисления
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц и нажмите «Заполнить»
- 3Откройте расшифровку по 2–3 сотрудникам и сверьте дни, оклад и НДФЛ с ожиданиями
- 4Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
- 5Проверьте проводки документа: счета затрат, 70, 68.01, 69 без пустой аналитики
Отпускные, больничные и премии: отдельные виды начислений
Отпуск оформляется документом «Отпуск» из того же раздела. Программа рассчитывает средний заработок за 12 предшествующих месяцев на основании данных этой базы. Важное ограничение: если сотрудник работает в организации меньше года или история расчётов ведётся не в этой базе, средний заработок придётся скорректировать вручную в форме расчёта.
Больничный вводится документом «Больничный лист». Первые дни нетрудоспособности, оплачиваемые за счёт работодателя, программа отделяет автоматически; остальное относится на ФСС. Если организация работает с электронными больничными через проактивный механизм, проверьте загрузку данных о номере листка нетрудоспособности — сумма пособия зависит от корректности стажа, указанного в карточке сотрудника.
Премии начисляются либо отдельной строкой в документе «Начисление зарплаты» (кнопка «Начислить» → «Премия»), либо разовым документом. Премия облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Если премия выплачивается в межрасчётный период, помните, что НДФЛ с неё удерживается при фактической выплате.
Выплата зарплаты и удержание НДФЛ
Начисление само по себе не формирует удержание НДФЛ как факт уплаты — налог удерживается при выплате дохода. Выплата оформляется документами «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость на счета» в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости». При заполнении ведомости программа подтягивает сумму к выплате (начислено минус НДФЛ) и сам удерживаемый налог.
После проведения ведомости создайте платёжное поручение на перечисление НДФЛ в бюджет. Сроки уплаты зависят от даты удержания налога и действующих правил — сверяйте их с актуальными нормами НК РФ, так как порядок уплаты НДФЛ в последние годы менялся, включая переход на единый налоговый платёж.
Если зарплата выплачивается через зарплатный проект банка, используйте обмен с банком: выгрузка реестра доступна из ведомости в банк. Проверьте, что в карточках сотрудников указаны номера лицевых счетов, иначе реестр сформируется с пустыми реквизитами.
Проверка результата: отчёты и контрольные точки
После начисления и выплаты сверьте данные штатными отчётами раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Ключевые из них: «Расчётные листки» (детализация по каждому сотруднику), «Свод начислений и удержаний» (общая картина за месяц) и «Налоги и взносы (кратко)».
Дополнительный контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 70, 68.01 и 69. На конец месяца после полной выплаты сальдо по 70 счёту должно отражать только не выплаченную часть (например, если зарплата за месяц выплачивается в следующем). Развернутое сальдо по сотрудникам на 70 счёте — признак того, что кому-то начислили, но не выплатили, или наоборот.
Как проверить результат
Равна начислению минус НДФЛ по каждому сотруднику
Расхождения или отрицательные суммы — проверяйте излишне удержанный налог
13% (или иная применимая ставка) от базы за вычетом вычетов, без копеечных скачков
Налог больше начисления или резко меняется без причины — проверьте вычеты и сторно
Нет развернутого дебетового сальдо
Дебетовое сальдо — сотруднику выплатили больше, чем начислили
Соответствуют тарифу, заданному в учётной политике
Взносы по нулевой или завышенной ставке — проверьте настройки тарифа
Ограничения конфигурации и когда нужен ЗУП
1С:Бухгалтерия не рассчитана на сложный кадровый учёт. В ней нет полноценного табельного учёта по сменным графикам, штатного расписания с историей изменений, расчёта сдельной оплаты, сложных видов удержаний (несколько исполнительных листов с приоритетами) и воинского учёта в полном объёме. Отсутствия учитываются упрощённо — через кадровые документы, а не через табель.
Если в организации больше нескольких десятков сотрудников, есть сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, работа в выходные и сверхурочные с разными ставками оплаты — переходите на 1С:Зарплата и управление персоналом с синхронизацией данных в бухгалтерию. Это стандартная связка: ЗУП считает, Бухгалтерия отражает проводки.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших организаций с окладной системой и простыми графиками. Ограничение: нет табеля, сменных графиков и сложных удержаний.
Полноценный кадровый и зарплатный учёт с выгрузкой проводок в бухгалтерию. Ограничение: нужна отдельная конфигурация и настройка обмена.
Вариант для тех, кто считает зарплату в стороннем сервисе. Ограничение: двойной ввод и риск расхождений между расчётом и учётом.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Чаще всего причины три: не проведён документ приёма на работу, дата приёма позже месяца начисления или сотрудник уже уволен до начала месяца. Проверьте кадровые документы в карточке сотрудника и убедитесь, что вид занятости указан корректно.
Можно ли начислять зарплату два раза в месяц (аванс и расчёт)?
Да. Аванс обычно оформляется ведомостью на выплату без документа начисления — фиксированной суммой или процентом от оклада. Окончательный расчёт делается документом «Начисление зарплаты» за месяц, при выплате программа учтёт уже выданный аванс, если он проведён через ведомость.
Почему НДФЛ в документе отличается от ожидаемого?
Проверьте три вещи: применённые вычеты на детей в карточке сотрудника, наличие документов с доходами вне оклада (материальная помощь, дивиденды) и возможный излишне удержанный налог прошлых месяцев, который программа зачитывает. Расшифровка по ссылке «НДФЛ» в документе показывает базу и вычеты построчно.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?
Если период не закрыт, перепроведите документ с исправлениями. Если отчётность сдана, исправления делаются текущим периодом: доначисление — новым документом, излишне удержанный НДФЛ — возвратом через документ «Возврат НДФЛ». Не редактируйте задним числом месяцы, по которым сдан 6-НДФЛ, без необходимости пересдачи уточнённого расчёта.
Учитывает ли программа районный коэффициент автоматически?
В типовой 1С:Бухгалтерии районный коэффициент настраивается в параметрах учёта зарплаты, но его применение ограничено. Если в организации несколько территорий с разными коэффициентами или северные надбавки с процентом по стажу, корректнее вести расчёт в 1С:ЗУП.
Нужно ли вводить производственный календарь вручную?
Нет, производственный календарь обновляется вместе с конфигурацией через сервис обновлений. Но если база давно не обновлялась, праздничные дни могут быть неактуальны — тогда расчёт по отработанным дням исказится. Проверьте актуальность календаря в разделе «Администрирование» перед начислением за новый год.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С:Бухгалтерии начисляется документом «Начисление зарплаты» после корректной настройки учётной политики и кадровых документов. Программа сама считает оклад по дням, НДФЛ и взносы, но не заменяет контроль: сверяйте расчётные листки, ведомости и сальдо по счетам 70, 68.01 и 69. При сложных графиках и большом штате переходите на 1С:ЗУП.