Как начисляется зарплата в 1С Бухгалтерия

Расчёт заработной платы в 1С:Бухгалтерии 8.3 построен на связке «кадровые документы + настройки учётной политики + автоматическое начисление». Программа сама рассчитывает оклад по отработанному времени, удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы и формирует проводки, но корректность результата напрямую зависит от того, как заполнены данные о сотрудниках и параметры расчёта.

В отличие от 1С:ЗУП, конфигурация «Бухгалтерия» рассчитана на небольшие компании с простыми схемами оплаты труда: оклад, премия, больничный, отпускные. Сложные графики сменности, сдельные наряды и многоступенчатые системы премирования в ней реализовать трудно — это важно учитывать до начала ведения учёта.

Ниже разобран полный цикл: от первоначальной настройки до выплаты зарплаты и сдачи отчётности, с проверками результата на каждом этапе и типичными ошибками, из-за которых суммы «не сходятся».

Настройка учёта зарплаты перед первым расчётом

Прежде чем начислить первую зарплату, откройте раздел «Главное — Настройки — Зарплата и кадры». Здесь задаётся базовый параметр: ведётся ли учёт в этой программе или расчёт выполняется во внешней программе (например, в 1С:ЗУП) с последующей выгрузкой проводок. Если выбрать вариант «во внешней программе», документы начисления в Бухгалтерии будут недоступны.

В подразделе «Настройки учета заработной платы» укажите счёт затрат по умолчанию (обычно 26, 44 или 20), способы учёта для видов начислений и порядок отражения взносов. Эти настройки определяют, какие проводки сформирует документ начисления. Ошибка здесь не остановит расчёт, но зарплата попадёт не на тот счёт затрат, и придётся исправлять проводки вручную.

Отдельно проверьте справочник «Виды начислений» в разделе «Зарплата и кадры — Справочники и настройки». Стандартный оклад там уже есть, но премии, доплаты и надбавки нужно создать самостоятельно, указав для каждой код дохода для НДФЛ и облагаемость взносами. Неверный код дохода — одна из самых частых причин ошибок в отчёте 6-НДФЛ.

Кадровые документы: приём, перевод, увольнение

Начисление зарплаты невозможно без оформленного приёма на работу. В разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы» создайте документ «Прием на работу»: укажите сотрудника, подразделение, дату приёма, размер оклада и график работы. Именно отсюда программа берёт базу для расчёта.

В карточке сотрудника заполните данные для НДФЛ: статус налогового резидента, право на стандартные вычеты на детей, дату рождения (влияет на применение льгот). Если вычет не занесён, программа удержит налог со всей суммы, и сотрудник получит меньше, чем положено. Излишне удержанный налог придётся возвращать через корректировки.

При изменении оклада или должности оформляйте «Кадровый перевод», а не редактируйте старый приём на работу. История изменений нужна программе для правильного расчёта среднего заработка при отпусках и больничных. Увольнение оформляется отдельным документом, который автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск.

Как создать документ «Начисление зарплаты»

Основной рабочий документ находится в разделе «Зарплата и кадры — Все начисления» или «Зарплата — Начисление зарплаты». Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа подтянет всех принятых сотрудников и рассчитает суммы автоматически.

Расчёт оклада идёт по формуле: оклад делится на норму рабочих дней по графику и умножается на фактически отработанные дни. Данные об отработанном времени программа берёт из производственного календаря и кадровых документов — больничных, отпусков, командировок. Если сотрудник был на больничном, но документ не введён, программа посчитает эти дни как отработанные, и зарплата будет завышена.

На закладках документа доступны отдельные разделы: «Начисления», «НДФЛ», «Взносы», «Удержания». Каждую строку можно открыть и посмотреть детализацию расчёта. Ручная корректировка сумм возможна, но делайте её осознанно: при следующем перезаполнении документа ручные правки будут потеряны.

1. 1
   Проверьте, что все кадровые документы месяца введены: приёмы, увольнения, больничные, отпуска
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников на полноту
4. 4
   Откройте 2–3 строки и сверьте расчёт оклада с табелем
5. 5
   Проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы» на наличие сумм
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года по ставке, соответствующей доходу сотрудника. Программа автоматически применяет стандартные вычеты, если они указаны в карточке сотрудника. Налог считается в целых рублях по каждому сотруднику — округление до рубля является нормой, а не ошибкой.

Страховые взносы начисляются на закладке «Взносы» по тарифам, заданным в настройках учётной политики. Для малого бизнеса программа умеет применять пониженные тарифы с части выплат сверх МРОТ — но только если в настройках организации корректно указан вид тарифа. Проверьте это перед первым расчётом: неверный тариф исказит и взносы, и отчётность.

Если сотрудник работал неполный месяц, взносы и НДФЛ считаются от фактически начисленной суммы — пропорционально уменьшать их вручную не нужно. База для взносов копится нарастающим итогом, и при превышении предельной величины программа должна автоматически снизить ставку.

Проводки и отражение в учёте

После проведения документа программа формирует проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 70 на сумму начислений, Дт 70 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ, Дт счёта затрат — Кт 69 на страховые взносы. Посмотреть их можно кнопкой «Дт/Кт» в документе.

Распределение затрат зависит от способа учёта, указанного в кадровом документе или в настройках по умолчанию. Если сотрудник занят в разных видах деятельности, в 1С:Бухгалтерии распределение придётся делать вручную или через несколько строк начисления — автоматического распределения по проектам, как в ЗУП, здесь нет.

Сверьте итоги месяца с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 70 и 69. Кредитовое сальдо по 70-му счёту на конец месяца должно равняться сумме к выплате сотрудникам. Расхождение означает, что либо не все начисления проведены, либо выплата отражена неверно.

Выплата зарплаты и ведомости

Выплата оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» — через банк (зарплатный проект), на карты сотрудников или через кассу. Создайте ведомость из раздела «Зарплата и кадры — Ведомости», укажите месяц и способ выплаты, нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за минусом НДФЛ.

На основании ведомости формируется платёжное поручение или расходный кассовый ордер. Если у вас зарплатный проект с банком, из программы можно выгрузить реестр на зачисление. Сумма выплаты должна совпадать с кредитовым сальдо по счёту 70 за вычетом ранее выплаченного аванса.

Аванс в 1С:Бухгалтерии обычно выплачивается фиксированной суммой или процентом от оклада без полного расчёта — документом ведомости с видом «Аванс». НДФЛ с аванса в программе не удерживается, налог рассчитается при окончательном начислении за месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус НДФЛ равно сумме к выплате

Тревожный признак

Разница без объяснений, минусовые суммы

ОСВ по счёту 70

Норма

Сальдо на конец месяца равно задолженности перед сотрудниками

Тревожный признак

Дебетовое сальдо или сумма не сходится с ведомостью

Закладка «Взносы» в документе

Норма

Взносы заполнены у всех сотрудников с начислениями

Тревожный признак

Пустые строки взносов при ненулевом окладе

Типичные ошибки и ограничения конфигурации

Самая распространённая проблема — зарплата начисляется «не тем» сотрудникам или не за тот период из-за неверно введённых кадровых документов. Вторая частая ситуация: больничный введён после начисления зарплаты, и документ приходится перезаполнять. Правило простое — сначала все документы отсутствия, потом начисление.

Ограничения конфигурации важно понимать заранее: в 1С:Бухгалтерии нет полноценного табельного учёта по сменным графикам, нет автоматического расчёта районных коэффициентов в сложных схемах и ограниченные возможности по удержаниям (алименты по нескольким исполнительным листам считаются с оговорками). Если штат больше нескольких десятков человек или схемы оплаты сложные, корректнее перейти на 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в Бухгалтерию.

Перед начислением зарплаты за месяц сформируйте отчёт «Краткий свод начислений» за прошлый месяц и сохраните его. Если в новом месяце цифры «поедут», будет с чем сравнить и быстро найти отличие.

Часто задаваемые вопросы

Почему документ «Начисление зарплаты» заполняется пустым?

Чаще всего причина в отсутствии действующего приёма на работу на дату начисления или в том, что сотрудник уволен раньше указанного месяца. Проверьте также, что в настройках выбран расчёт зарплаты «в этой программе», а не во внешней.

Как начислить премию сотруднику?

Создайте вид начисления «Премия» в справочнике видов начислений, укажите код дохода для НДФЛ и облагаемость взносами. Затем добавьте её сотруднику в документе начисления вручную через кнопку «Добавить» или оформите разовое начисление.

Можно ли в 1С:Бухгалтерии считать зарплату по сменному графику?

Базовые графики работы поддерживаются, но полноценного табельного учёта по сложным сменным графикам с суммированным учётом рабочего времени в конфигурации нет. Для таких схем рекомендуется 1С:Зарплата и управление персоналом.

Что делать, если зарплату начислили дважды за один месяц?

Пометьте лишний документ на удаление или распроведите его. Перед этим убедитесь, что по нему не созданы ведомости на выплату — сначала нужно удалить связанные документы выплаты, иначе останутся «висячие» суммы по счёту 70.

Как исправить ошибку в начислении прошлого месяца?

Если период ещё не закрыт, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если отчётность уже сдана, делайте корректировку текущим месяцем через перерасчёт, а НДФЛ и взносы уточняйте корректирующими отчётами.