Как начислить отпуск в 1С:Зарплата и управление персоналом

Начисление отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) выполняется одним документом «Отпуск», который автоматически рассчитывает средний заработок, сумму отпускных, НДФЛ и страховые взносы. Для корректного расчёта важно, чтобы в базе были введены все начисления сотрудника за расчётный период, а его график работы и приём на работу оформлены без ошибок.

Статья описывает работу в типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1. Названия разделов в вашей версии могут немного отличаться, но логика действий одинакова: сначала оформляется кадровая часть (период отпуска), затем программа считает средний заработок, после чего отпускные выплачиваются отдельным ведомостью или вместе с зарплатой.

Отпускные по закону выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Поэтому документ в программе стоит создавать заранее, а не в конце месяца вместе с расчётом зарплаты — иначе можно нарушить срок выплаты и получить претензии при проверке.

Что проверить перед начислением отпуска

Корректность расчёта отпускных полностью зависит от состояния данных в базе. Перед созданием документа убедитесь, что сотрудник принят на работу приказом о приёме, ему назначен график работы и плановые начисления (оклад, тарифная ставка). Если приём оформлен с ошибкой в дате или график не заполнен, расчёт среднего заработка будет неверным.

Второй обязательный пункт — все начисления и отсутствия за расчётный период (обычно это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска) должны быть введены в программу. Непроведённые больничные, командировки или премии исказят базу среднего заработка. Проверить это можно через отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за нужный период.

Создание документа «Отпуск»

Документ «Отпуск» находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» либо в разделе «Зарплата» → «Отпуска». Удобнее создавать его из журнала всех отсутствий — там видны уже оформленные отсутствия сотрудника, и проще избежать пересечения периодов.

Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника. В полях «Начало» и «Окончание» укажите даты отпуска — программа автоматически посчитает количество календарных дней. Вид отпуска по умолчанию подставляется «Основной отпуск»; при необходимости его можно изменить (например, на учебный или отпуск без сохранения оплаты, но для них логика расчёта другая).

Флажок «Компенсация отпуска» используется только при увольнении или замене части отпуска денежной компенсацией — для обычного ежегодного отпуска он не нужен. Флажок «Отпуск авансом» ставится, если сотрудник идёт в отпуск за ещё не отработанный период.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать» → «Отпуск»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и период отпуска (даты начала и окончания)
3. 3
   Проверьте вид отпуска и количество дней, при необходимости скорректируйте расчётный период
4. 4
   Откройте форму расчёта среднего заработка и сверьте базу и отработанное время
5. 5
   Проверьте на вкладках суммы отпускных, НДФЛ и страховых взносов
6. 6
   Проведите документ и оформите выплату через «Ведомость» со сроком не позднее 3 дней до отпуска

Как проверить расчёт среднего заработка

После заполнения периода программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок и сумму отпускных. Чтобы увидеть детализацию, нажмите кнопку с зелёным карандашом рядом с полем «Средний заработок». Откроется форма с помесячной разбивкой: начисления, учитываемые в расчёте, и данные об отработанном времени.

Обратите внимание на месяцы, где сотрудник болел, был в командировке или в отпуске без сохранения оплаты: эти периоды и начисления за них исключаются из расчёта. Если какой-то месяц пуст, хотя сотрудник работал, — скорее всего, зарплата за него не начислена или документы не проведены. Вернитесь и исправьте это до проведения отпуска.

При необходимости расчётный период можно изменить вручную — например, если в стандартные 12 месяцев попадает отпуск по беременности и родам и период нужно сдвинуть. Для этого в форме расчёта среднего заработка измените даты начала и окончания периода и нажмите «Заполнить».

НДФЛ, взносы и отражение в учёте

На вкладках документа отображаются рассчитанные суммы НДФЛ и страховых взносов. НДФЛ с отпускных удерживается в момент выплаты, а перечислить его нужно не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные. Программа учитывает это автоматически при формировании ведомости на выплату.

Страховые взносы начисляются на отпускные в том месяце, когда проведён документ «Отпуск», независимо от того, за какой период предоставлен отдых. Если отпуск переходящий (начинается в одном месяце, заканчивается в другом), вся сумма начисляется в месяце расчёта — это нормальное поведение программы, а не ошибка.

Способ отражения в бухгалтерском учёте подтягивается из настроек сотрудника или подразделения. Если выгрузка в 1С:Бухгалтерию настроена, данные по отпускным попадут туда при синхронизации вместе с остальной зарплатой за месяц.

Выплата отпускных

Начислить и выплатить отпускные — две разные операции. После проведения документа «Отпуск» сумма появится в задолженности перед сотрудником, но деньги ему не уйдут, пока вы не оформите ведомость. Самый быстрый способ — кнопка «Выплатить» прямо из документа «Отпуск»: программа создаст ведомость с уже заполненной суммой.

Либо создайте ведомость вручную: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, по договорённости). В поле «Выплачивать» выберите «Отпуска» — тогда в ведомость попадут только отпускные, а не вся задолженность по зарплате. Дата ведомости должна быть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Типичные ситуации и ошибки

Переходящий отпуск

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, создавать два документа не нужно — один документ «Отпуск» с полным периодом корректно распределит дни по месяцам. В табеле отсутствия отразятся в обоих месяцах, а начисление пройдёт целиком в месяце расчёта.

Отзыв из отпуска и изменение периода

Если сотрудника отозвали из отпуска или даты изменились, не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости. В 1С:ЗУП для таких случаев предусмотрено исправление документа: откройте отпуск и используйте команду «Исправить» — будет создан документ-исправление, который сторнирует старый расчёт и проведёт новый.

Отпуск в первый месяц работы

Когда сотрудник идёт в отпуск, не отработав полный расчётный период, средний заработок считается исходя из фактически начисленных сумм и отработанных дней. Если отпуск предоставлен в том же месяце, что и приём на работу, программа может рассчитать отпускные из оклада — проверьте результат в форме расчёта среднего заработка особенно внимательно.

Как проверить результат

После проведения документа и выплаты убедитесь, что всё отразилось корректно. Расчётный листок сотрудника за месяц должен содержать строку «Отпуск основной» с начисленной суммой, а задолженность по отпускным после выплаты должна закрыться. Сверить это можно через отчёты «Расчётный листок» и «Расчётная ведомость Т-51».

Дополнительно проверьте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13»): дни отпуска должны быть помечены кодом «ОТ». Если вместо этого стоят рабочие дни, значит, документ не проведён или период указан неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка начисления отпуска с корректной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма не совпадает с документом

Табель Т-13

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «ОТ»

Тревожный признак

Стоят рабочие дни или прогулы

Задолженность по зарплате

Норма

После выплаты отпускные «закрыты» ведомостью

Тревожный признак

Сумма висит как невыплаченная задолженность

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог удержан при выплате отпускных

Тревожный признак

НДФЛ не удержан или удержан дважды

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить отпуск прошлым периодом, если забыли его оформить?

Можно, но делать это нужно аккуратно. Создайте документ «Отпуск» с фактическими датами, проверьте, не был ли месяц уже закрыт и сдана ли отчётность. Если отчёты по НДФЛ или взносам за тот период уже отправлены, потребуется подать уточнённые расчёты. Выплату оформите текущей датой с НДФЛ по фактической дате выплаты.

Почему программа не считает отпускные и показывает нулевой средний заработок?

Чаще всего причина в том, что за расчётный период в базе нет начислений: зарплата не была начислена документом «Начисление зарплаты и взносов» или документы не проведены. Реже — неверно заполнен график работы или дата приёма сотрудника. Откройте форму расчёта среднего заработка и посмотрите, какие месяцы пустые.

Как оформить отпуск без сохранения заработной платы?

Используется тот же журнал «Все отсутствия сотрудников», но создаётся документ «Отпуск без сохранения оплаты» (или в документе «Отпуск» выбирается соответствующий вид отсутствия). Такой отпуск не оплачивается, но влияет на табель и на стаж для ежегодного отпуска: дни свыше 14 календарных за рабочий год сдвигают границу рабочего года.

Нужно ли создавать отдельный документ, если отпуск переходит на следующий месяц?

Нет. Один документ «Отпуск» с полным периодом корректно обрабатывает переходящие отпуска: дни распределяются по месяцам в табеле, а начисление целиком проходит в месяце расчёта. Создание двух документов приведёт к ошибкам в налогах и взносах.

Как исправить ошибку в уже проведённом и оплаченном отпуске?

Откройте документ и воспользуйтесь командой «Исправить» — программа создаст документ-исправление, который сторнирует неверный расчёт и проведёт правильный. Разница в суммах отразится при следующей выплате. Не редактируйте исходный документ вручную после выплаты — это нарушит связность учёта НДФЛ.

Когда перечислять НДФЛ с отпускных?

НДФЛ удерживается в момент выплаты отпускных, а перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата. Это отличает отпускные от обычной зарплаты, по которой налог перечисляется на следующий рабочий день после выплаты.