Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как начислить больничный в 1С:Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по начислению больничного листа в 1С:Зарплата и управление персоналом: документы, расчёт, проверка среднего заработка и типичные ошибки.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется документом «Больничный лист», который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает пособие за счёт работодателя и формирует данные для обмена с Фондом социального страхования. Корректность расчёта зависит от трёх вещей: актуальных данных о среднем заработке, правильно указанных дат и причины нетрудоспособности, а также актуальных сведений о страховом стаже сотрудника.
Перед вводом документа убедитесь, что в программе настроены учётная политика организации, график работы сотрудника и загружены сведения о предельных базах для расчёта пособий. Если организация работает в проекте прямых выплат, программа рассчитывает только первые дни за счёт работодателя, а остальную часть передаёт в СФР через реестр. Если прямых выплат в регионе нет (таких практически не осталось), пособие рассчитывается полностью.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных и ввода электронного больничного до проверки расчёта, отражения в учёте и исправления ошибок.
Подготовка: что проверить до ввода больничного
Первое, что влияет на сумму пособия, — страховой стаж сотрудника. Он хранится в карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» (ссылка «Страховой стаж» либо данные из документа «Приём на работу»). Если стаж не заполнен, программа посчитает его нулевым и применит минимальный процент оплаты — 60% среднего заработка. Проверьте, что стаж указан на дату начала нетрудоспособности, включая периоды до трудоустройства в вашу организацию.
Второй блок — настройки учётной политики. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что указан правильный порядок выплаты пособий (прямые выплаты СФР), а при необходимости — районный коэффициент, который влияет на сравнение пособия с МРОТ.
Третье — график работы сотрудника. От него зависит, какие дни больничного попадут в оплачиваемые и как документ отразит отсутствие в табеле. Если сотрудник работает по нестандартному графику, убедитесь, что график заполнен на период болезни, иначе расчёт отработанного времени в месяце будет искажён.
Загрузка электронного больничного из СФР
Сейчас медицинские организации оформляют листки нетрудоспособности в электронном виде, и 1С:ЗУП умеет получать их напрямую из СФР через сервис 1С-Отчётность. Для этого в документе «Больничный лист» нажмите кнопку «Получить из СФР» (в новых релизах — «Загрузить из файла» или «Найти ЭЛН») и введите номер листка и СНИЛС сотрудника.
При успешной загрузке программа автоматически заполнит период нетрудоспособности, причину (код заболевания), сведения о медучреждении и дату выдачи. Это исключает ошибки ручного ввода дат и кодов, которые чаще всего приводят к отказам СФР в приёме реестров.
Если обмен с СФР не настроен, данные вводятся вручную по бумажной распечатке ЭЛН, которую принёс сотрудник. В этом случае особенно внимательно сверяйте даты освобождения от работы и код причины нетрудоспособности: от кода зависит порядок оплаты (например, уход за больным ребёнком оплачивается иначе, чем заболевание самого сотрудника).
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и создайте новый документ
- 2Выберите организацию, сотрудника и укажите месяц начисления
- 3Введите номер ЭЛН и загрузите данные из СФР либо заполните период и причину вручную
- 4Проверьте на закладке «Оплата» процент оплаты, стаж и ограничения пособия
- 5На закладке «Начислено (подробно)» сверьте расчёт среднего заработка и сумму пособия
- 6Проведите документ и проверьте его отражение в расчётном листке сотрудника
Заполнение документа «Больничный лист»
Создайте документ через «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать». Укажите месяц начисления — это месяц, в котором пособие попадёт в расчётную ведомость. Важно: если больничный принесён после закрытия месяца, укажите текущий месяц начисления, а не период самой болезни, — период нетрудоспособности вводится отдельно и на месяц начисления не влияет.
Поле «Причина нетрудоспособности» определяет алгоритм расчёта. Код «01» (заболевание) — стандартный случай: первые три дня за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР. Коды ухода за ребёнком, карантина, протезирования имеют свои ограничения по количеству оплачиваемых дней в году, которые программа контролирует автоматически, если больничные вводились в базу, а не рассчитывались вручную.
На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты: он вычисляется из стажа (60% при стаже до 5 лет, 80% — от 5 до 8 лет, 100% — свыше 8 лет). Для отдельных случаев, например больничного после увольнения в течение 30 дней, законодательно установлены особые правила — программа применяет их по выбранной причине и условиям.
Если у сотрудника нарушен режим (есть отметка в листке), заполните поле «Нарушение режима» с указанием даты — с этой даты пособие ограничивается МРОТ. Также проверьте флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей», если сотрудник принёс справку о заработке от прошлого работодателя.
Проверка среднего заработка и суммы пособия
Расчёт среднего дневного заработка выполняется за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. На закладке «Начислено (подробно)» или по кнопке с изображением калькулятора рядом с полем среднего заработка откройте форму расчёта: там видны суммы заработка по годам и применённые предельные базы.
Если заработок за прошлые годы в базе отсутствует (сотрудник принят недавно), суммы можно ввести вручную на основании справки о заработке — для этого в форме расчёта среднего есть возможность добавить данные. Без этих сведений пособие будет рассчитано исходя из МРОТ, что занизит выплату и приведёт к претензиям сотрудника.
Сверьте итоговую сумму: средний дневной заработок умножается на процент оплаты и на количество календарных дней болезни. При прямых выплатах в документе видно разделение: сумма за счёт работодателя (первые три дня) и сумма за счёт СФР. Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ и включается в фонд оплаты труда.
Как проверить результат
Совпадает с заработком за 2 предшествующих года, делённым на 730, и не ниже расчёта из МРОТ
Заработок нулевой или явно занижен — не введены данные прошлых лет или справка от прежнего работодателя
Соответствует страховому стажу: 60 / 80 / 100%
60% у сотрудника с большим стажем — стаж не заполнен в карточке
Дни болезни закрыты кодом «Б», отработанное время месяца уменьшено корректно
Дни болезни показаны как неявки «НН» или рабочими — документ не проведён либо период введён неверно
Оплата больничного в межрасчётный период
Пособие можно выплатить не дожидаясь зарплаты. Для этого в документе «Больничный лист» установите в поле «Выплата» значение «В межрасчётный период» и укажите плановую дату выплаты. После проведения документа сформируйте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу) → кнопка «Заполнить» подберёт сотрудника с суммой пособия.
Обратите внимание на НДФЛ: с пособия налог удерживается при выплате, поэтому ведомость покажет сумму к выдаче за минусом налога. Срок перечисления НДФЛ с больничных отличается от зарплатного — программа учитывает это автоматически при формировании отчётности 6-НДФЛ, если выплата проведена через ведомость, а не произвольной операцией.
Если пособие выплачивается вместе с зарплатой, оставьте вариант «С зарплатой» — тогда сумма попадёт в общую ведомость месяца. Не создавайте выплату вручную через кассовые документы: это нарушит связку с НДФЛ и отчётностью.
Переходящие больничные и сторнирование
Если больничный открыт в одном месяце, а закрыт в другом, программа корректно разносит пособие по месяцам при условии, что документ введён один раз с полным периодом нетрудоспособности. Не дробите один листок на несколько документов — это приведёт к ошибкам в подсчёте дней за счёт работодателя и в реестрах для СФР.
Ситуация «сотруднику начислили зарплату за дни, когда он болел» решается автоматически: если больничный введён задним числом за уже рассчитанный период, программа при проведении сторнирует начисления за дни болезни (в документе появится закладка «Перерасчет» или сторнирующие строки). Проверьте в расчётном листке, что за период болезни нет одновременно оклада и пособия.
Для исправления уже проведённого больничного используйте механизм исправлений: откройте документ и нажмите «Исправить» — будет создан документ-исправление, который сторнирует старый расчёт и начислит новый. Прямое редактирование проведённого документа прошлого периода допустимо только до закрытия месяца и сдачи отчётности.
Отражение в учёте и отчётности
После проведения больничный попадает в расчётный листок сотрудника, в табель учёта рабочего времени (код «Б») и в свод начислений. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией пособие за счёт работодателя отражается по статьям затрат согласно настройкам отражения зарплаты в учёте, а суммы за счёт СФР проводок по затратам не формируют.
Для прямых выплат программа формирует реестр сведений для СФР: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или документ «Реестр сведений для СФР». Перед отправкой проверьте, что в реестре корректные СНИЛС, номер листка и период — отказ фонда чаще всего связан именно с расхождением этих данных.
Суммы пособия также участвуют в расчёте среднего заработка для последующих отпусков и командировок как исключаемые периоды — программа обрабатывает это автоматически, поэтому важно, чтобы больничный был введён именно специализированным документом.
Что важно запомнить
Больничный начисляется только документом «Больничный лист»: загрузите ЭЛН из СФР, проверьте стаж и средний заработок, выплатите пособие через ведомость. Любые расхождения исправляйте исходными данными или документом-исправлением, а не ручной правкой сумм.
Частые вопросы
Что делать, если программа не находит электронный больничный в СФР?
Проверьте, что настроен обмен с СФР через 1С-Отчётность и сертификат организации действителен. Убедитесь, что листок переведён медучреждением в статус, доступный для работодателя. Если обмен временно недоступен, введите данные вручную по номеру ЭЛН и распечатке сотрудника — расчёт от этого не пострадает.
Как начислить больничный сотруднику, уволившемуся менее 30 дней назад?
Создайте обычный документ «Больничный лист» на этого сотрудника: в списке сотрудников доступны и уволенные. Причина нетрудоспособности и дата начала определят особый порядок оплаты — пособие в таком случае рассчитывается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа.
Почему пособие рассчитано из МРОТ, хотя у сотрудника был хороший заработок?
Наиболее вероятные причины: в базе нет данных о заработке за два предшествующих года (сотрудник принят недавно и справка не введена) либо страховой стаж меньше шести месяцев — тогда законодательно применяется ограничение по МРОТ. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и проверьте, какие суммы учтены по годам.
Можно ли оплатить больничный, если сотрудник работает по совместительству?
Да. Документ «Больничный лист» создаётся отдельно по каждому месту работы — по основному и по совместительству. Расчёт среднего заработка для совместителя выполняется из его фактического заработка на этом месте работы, с учётом действующих правил о сравнении с МРОТ пропорционально ставке.
Как отменить ошибочно проведённый больничный?
Если месяц не закрыт и отчётность не сдана, документ можно просто пометить на удаление — начисления и записи в табеле будут отменены. Если период закрыт, используйте механизм «Исправить» или сторнирующий документ, чтобы корректно отразить отмену в учёте НДФЛ и отчётности.
Влияет ли больничный на расчёт отпускных в дальнейшем?
Да. Дни болезни и суммы пособия исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпусков и командировок. 1С:ЗУП делает это автоматически при условии, что нетрудоспособность оформлена документом «Больничный лист», а не ручными начислениями.