Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Как изменить ставку в 1С:Зарплата и управление персоналом
Как изменить ставку сотрудника в 1С:ЗУП: кадровый перевод, изменение плановых начислений, массовые изменения, проверка расчёта и типичные ошибки.
Изменение ставки — одна из самых частых кадровых операций: сотрудник переходит с полной ставки на полставки, совместитель увеличивает занятость, работник переводится на неполное рабочее время. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ставку нельзя просто отредактировать в карточке сотрудника: изменение оформляется документом, чтобы программа корректно пересчитала оклад, норму времени и средний заработок.
Если поменять значение «вручную» без документа, расчёт зарплаты за переходный месяц будет неверным: программа не поймёт, с какой даты действует новая ставка, и посчитает либо весь месяц по старой, либо по новой. Поэтому любое изменение занятости проводится кадровым документом с датой начала действия.
Ниже разобраны основные способы изменить ставку: через кадровый перевод одного сотрудника, массовым документом для группы, а также как проверить, что расчёт после изменения прошёл правильно.
Где в 1С:ЗУП хранится ставка и как она влияет на расчёт
Количество занимаемых ставок хранится в кадровых данных сотрудника и видно в его карточке (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на текущее место работы). Там же указывается вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.
Ставка влияет на два ключевых параметра расчёта. Во-первых, на размер начислений, рассчитываемых пропорционально отработанному времени: оклад по окладу, надбавки в процентах от оклада. Во-вторых, на норму рабочего времени: для сотрудника на 0,5 ставки применяется соответствующий график работы, и программа сравнивает фактические часы именно с ним.
Если график работы при изменении ставки не подобран правильно (например, оставлен график полной занятости), сотруднику «недоначислят» или «переначислят» зарплату. Поэтому изменение ставки почти всегда идёт вместе с изменением графика.
Как изменить ставку одному сотруднику через кадровый перевод
Основной инструмент — документ «Кадровый перевод». Он находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Кадровый перевод».
В документе выберите сотрудника и укажите дату перевода — с этого числа начнёт действовать новая ставка. На вкладке «Основное» или в табличной части изменений установите флажок «Изменить место работы» (в зависимости от версии конфигурации состав полей может отличаться) и в поле «Количество ставок» впишите новое значение, например 0,5.
Здесь же проверьте график работы: для неполной ставки выберите график с сокращённой нормой времени. Если нужного графика нет, его создают в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» с видом «Неполное рабочее время».
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату начала действия новой ставки
- 3Включите изменение условий труда и впишите новое количество ставок
- 4Проверьте и при необходимости смените график работы на график неполного времени
- 5Убедитесь, что начисления пересчитались пропорционально ставке
- 6Проведите документ и сформируйте приказ по печатной форме
После проведения документа распечатайте приказ по унифицированной или произвольной форме — кнопка «Печать» в документе. Программа предложит типовой шаблон приказа о переводе.
Как изменить оклад или надбавки вместе со ставкой
Часто вместе со ставкой меняется и размер оплаты: например, сотрудник переходит на полную ставку с повышением оклада. В том же документе «Кадровый перевод» на вкладке «Начисления» отметьте изменения: программа покажет текущие плановые начисления, и вы сможете скорректировать размер оклада, добавить или отменить надбавки.
Если меняется только оплата без изменения занятости, кадровый перевод не нужен — используйте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Он меняет размер начислений, не трогая кадровые данные.
Как изменить ставку сразу нескольким сотрудникам
Для групповых изменений предназначен документ «Кадровый перевод списком» (в том же журнале «Приёмы, переводы, увольнения»). Он удобен, когда, например, отдел целиком переводится на сокращённый режим.
В табличную часть добавьте сотрудников, для каждого укажите новое количество ставок и график. Документ создаёт по каждому сотруднику отдельную запись в кадровом учёте, а проводится один раз.
Альтернатива — обработка «Изменение графиков работы списком», если ставка формально та же, а меняется только режим рабочего времени. Но если меняется именно количество ставок, используйте кадровый перевод: только он корректно отражает изменение занятости в учёте.
Какой документ выбрать
Один сотрудник, меняется ставка, должность, подразделение или условия труда
Группа сотрудников с одинаковым характером изменений
Меняется только размер оплаты, ставка и график остаются прежними
Как проверить, что расчёт после изменения ставки правильный
После проведения документа рассчитайте зарплату за переходный месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». Если ставка изменилась в середине месяца, программа должна разбить расчёт на два периода: до даты перевода — по старой ставке, после — по новой.
Откройте расчётный листок сотрудника и проверьте: норма дней/часов соответствует новому графику с даты перевода, сумма оклада соответствует доле ставки, а в переходном месяце начисление выведено двумя строками.
Дополнительно сверьте штатное расписание: если в программе ведётся штатка, позиция сотрудника должна соответствовать фактической занятости, иначе отчёт «Остатки штатных единиц» покажет расхождения.
Как проверить результат
Начисление разбито на периоды до и после перевода
Одна сумма за весь месяц по одной ставке
Соответствует новому графику с даты перевода
Норма полного месяца при неполной ставке
Отображается новое количество ставок с даты документа
Ставка старая — документ не проведён
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — изменение ставки задним числом после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена. В этом случае при следующем расчёте программа выполнит перерасчёт прошлого периода, что приведёт к доначислениям или удержаниям. Если перерасчёт нежелателен, его нужно контролировать вручную в документе начисления.
Вторая ошибка — смена ставки без смены графика. Сотрудник на 0,5 ставки с графиком полной занятости получит вдвое меньше ожидаемого, потому что программа посчитает «неотработанные» дни.
Третья — попытка указать дробную ставку сверх возможностей: программа допускает дробные значения, но следите, чтобы суммарная занятость сотрудника по всем местам работы не превышала разумные пределы, а график соответствовал доле ставки.
Что делать, если ставку нужно изменить временно
Для временного изменения режима (например, перевод на неполное время на несколько месяцев с возвратом) оформляют два документа: кадровый перевод на новую ставку с даты начала и второй перевод на прежнюю ставку с даты окончания периода. Второй документ можно ввести сразу с будущей датой — программа применит его при наступлении срока.
Не используйте для временных изменений отсутствия или отпуска без сохранения: это исказит учёт рабочего времени и средний заработок. Изменение занятости — всегда кадровое событие.
Частые вопросы
Можно ли изменить ставку без кадрового перевода?
Нет, корректный способ один — кадровый документ. Карточка сотрудника только отображает текущее состояние, а историю изменений формируют документы. Без документа программа не сможет рассчитать переходный месяц.
Как оформить переход на 0,5 ставки по соглашению с сотрудником?
Создайте кадровый перевод с даты начала, укажите 0,5 ставки, выберите график неполного рабочего времени, проверьте начисления и распечатайте приказ. К приказу прикладывается дополнительное соглашение к трудовому договору — оно оформляется вне программы.
Почему после изменения ставки зарплата посчиталась неверно?
Чаще всего не изменён график работы или оклад в документе указан уже с учётом доли ставки. Проверьте расчётный листок: норма времени и пропорция оклада покажут, какой параметр настроен неверно.
Как изменить ставку задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже закрыт (зарплата выплачена, отчёты сданы), программа выполнит перерасчёт, который затронет НДФЛ и взносы. Перед таким изменением оцените последствия и при необходимости скорректируйте отчётность.
Меняется ли ставка при переводе на другую должность?
Не автоматически. В кадровом переводе количество ставок указывается отдельно: можно сменить должность и оставить прежнюю ставку, либо изменить оба параметра одним документом.
Где посмотреть историю изменений ставки сотрудника?
В карточке сотрудника — по ссылке на историю изменения места работы, а также через журнал кадровых документов с отбором по сотруднику. Отчёты по кадровым изменениям покажут все переводы за период.
Что важно запомнить
Ставка в 1С:ЗУП меняется только документом «Кадровый перевод» (или его списочной версией) с датой начала действия. Вместе со ставкой проверяйте график работы и размер начислений, а результат контролируйте по расчётному листку за переходный месяц.