Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как изменить оклады всем сотрудникам в 1С ЗУП 8.3
Пошаговая инструкция по массовому изменению окладов в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3: документ «Изменение оплаты труда», индексация, проверка результата.
Массовое изменение окладов — типовая задача расчётчика: индексация по приказу, повышение окладов по штатному расписанию или пересмотр системы оплаты труда. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого не нужно править карточку каждого сотрудника — программа предлагает специальные документы, которые изменяют плановые начисления сразу для списка работников и сохраняют историю изменений.
Ключевой принцип: оклад в ЗУП хранится не в личной карточке сотрудника, а в плановых начислениях, назначенных кадровыми документами. Поэтому любое изменение оклада оформляется документом, а не ручной правкой справочника. Только так программа корректно рассчитает зарплату за переходный месяц, средний заработок и отразит изменения в отчётах.
Выбор инструмента зависит от ситуации: одинаковый процент повышения для всех, новые оклады по штатному расписанию или индивидуальные изменения для отдельных должностей. Ниже разобраны все рабочие сценарии с точными действиями и способами проверки результата.
Подготовка: что проверить перед изменением окладов
Перед массовым изменением убедитесь, что зарплата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, а документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены. Изменение оклада задним числом в уже закрытом периоде приведёт к пересчётам, доначислениям и расхождениям в отчётности. Если изменение должно действовать с прошлой даты, сначала оцените объём перерасчёта — программа автоматически сторнирует и пересчитает начисления при следующем расчёте.
Второй шаг — определить, ведётся ли в базе штатное расписание с контролем соответствия. Откройте настройку: «Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание». Если включён режим «Ведётся история изменений штатного расписания», оклады сотрудников должны соответствовать позициям штатки, и менять их нужно через документ «Изменение штатного расписания», иначе получите расхождения и ошибки при кадровых операциях.
Третий момент — права доступа. Документы изменения оплаты доступны пользователю с ролью расчётчика или кадровика-расчётчика. Если документ не отображается в журнале, проверьте права или включите нужную функциональность в настройках программы.
Способ 1: документ «Изменение оплаты труда» для всех сотрудников
Основной инструмент массового изменения окладов — документ «Изменение оплаты труда». Он находится в разделе «Кадры → Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых релизах — «Зарплата → Изменения оплаты сотрудников»). Создайте новый документ и укажите дату, с которой действуют новые оклады, — именно с этой даты программа начнёт начислять по-новому.
Для заполнения списка нажмите кнопку «Подбор» или «Заполнить» и выберите сотрудников по организации или подразделению. В табличной части отобразятся текущие плановые начисления каждого работника: оклад, надбавки, доплаты. Чтобы повысить все начисления на одинаковый процент, воспользуйтесь кнопкой «Изменить» (или «Изменить начисления») в командной панели табличной части — укажите коэффициент или процент, и программа пересчитает значения по всем строкам.
Если повышение индивидуальное, введите новые значения окладов вручную в колонке с новым размером. Программа показывает старое и новое значение рядом, что упрощает контроль. После проверки проведите документ — с указанной даты плановые начисления изменятся, а старые значения сохранятся в истории.
- 1Откройте Кадры → Изменения оплаты сотрудников → Изменение оплаты труда
- 2Укажите дату начала действия новых окладов и организацию
- 3Подберите сотрудников кнопкой «Подбор» или заполните список по подразделению
- 4Нажмите «Изменить» над табличной частью и задайте процент повышения
- 5Проверьте новые значения по каждой строке, при необходимости скорректируйте вручную
- 6Проведите документ и проверьте расчёт в следующем начислении зарплаты
Округление результатов при процентном повышении
При увеличении на процент часто получаются значения с копейками, которые неудобны для штатного расписания. В форме изменения начислений доступна настройка округления — установите округление до рублей или десятков рублей перед применением процента. Учтите: округление вверх и вниз даст разный фонд оплаты труда, поэтому после массового изменения сверьте итоговый ФОТ с плановым.
Способ 2: изменение через штатное расписание
Если в базе ведётся штатное расписание с историей, правильная последовательность другая. Сначала создайте документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры → Штатное расписание»), укажите дату изменения и для нужных позиций введите новые оклады. Проведите документ — с этой даты позиции штатки получат новые значения.
Затем оформите «Изменение оплаты труда» для сотрудников, занимающих эти позиции. В документе есть возможность заполнить начисления по данным штатного расписания — программа подтянет новые оклады автоматически, и вам не придётся вводить их вручную. Это исключает расхождения между штаткой и фактическими назначениями.
Проверить соответствие помогает отчёт «Расхождения штатного расписания и плановых начислений» (в разделе отчётов по штатному расписанию). Запустите его после проведения обоих документов: пустой отчёт означает, что оклады сотрудников полностью совпадают со штаткой.
Способ 3: индексация заработка и влияние на средний заработок
Повышение окладов всем сотрудникам организации или подразделения — это индексация в смысле расчёта среднего заработка. Для отпусков, командировок и других выплат по среднему коэффициент индексации должен учитываться автоматически. Чтобы это работало, изменение окладов должно быть оформлено именно массовым документом на всю организацию или структурное подразделение, а не индивидуальными приказами.
В настройках расчёта зарплаты («Настройка → Расчёт зарплаты») проверьте, что индексация учитывается при расчёте среднего заработка. После проведения документа изменения оплаты программа при расчёте отпускных применит повышающий коэффициент к выплатам расчётного периода, начисленным до даты повышения.
Если оклады повышены только части сотрудников (например, одному отделу из десяти), это не считается индексацией для целей среднего заработка, и коэффициент применяться не должен. Смешивание двух ситуаций — частая причина ошибок в расчёте отпускных, поэтому заранее определите, какое повышение вы оформляете.
Как выбрать способ изменения
Проверка результата после изменения окладов
Первый контроль — расчётный листок. Сформируйте расчётный листок любого сотрудника за месяц изменения: если дата новых окладов — первое число, начисление должно быть сразу по новому окладу. Если изменение в середине месяца, программа разделит начисление на две части пропорционально отработанному времени по старому и новому окладу — это нормальное поведение, а не ошибка.
Второй инструмент — отчёт «Изменения плановых начислений» или анализ ФОТ. Сравните фонд оплаты труда до и после изменения: отклонение должно соответствовать проценту повышения с учётом вакансий и сотрудников без начислений. Резкое расхождение сигнализирует о том, что часть сотрудников не попала в документ или получила двойное изменение.
Третья проверка — карточка сотрудника. Откройте сотрудника, перейдите по ссылке «Начисления и удержания» (или «Доходы») и убедитесь, что действующее плановое начисление имеет новый размер и правильную дату начала действия. Если там старое значение — документ либо не проведён, либо введён более поздней датой, чем ожидалось.
Как проверить результат
Начисление по новому окладу с даты изменения, при середине месяца — две строки пропорционально времени
Начисление полностью по старому окладу или задвоение строк
Отчёт пустой, оклады совпадают с позициями штатки
Есть строки расхождений по сотрудникам или позициям
Действует новое значение с корректной даты
Действует старое значение или дата нового позже ожидаемой
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — изменение оклада ручной правкой в карточке сотрудника или прямым редактированием регистра вместо документа. Такие изменения не имеют истории, ломают расчёт среднего заработка и не видны в отчётах. Всегда используйте документы — это единственный поддерживаемый механизм.
Вторая ошибка — неверная дата документа. Если указать дату изменения первым числом следующего месяца, а ожидалось повышение с текущего, сотрудники получат старый оклад, и потребуется доначисление. Обратная ситуация — дата в прошлом месяце — вызовет перерасчёт уже выплаченной зарплаты и корректировки НДФЛ.
Третья группа проблем — сотрудники в отпуске, на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком. Их плановые начисления тоже должны быть изменены документом, иначе после выхода они продолжат получать старый оклад. При подборе сотрудников в документ проверьте, что в список попали и отсутствующие работники.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклады сразу по нескольким организациям одним документом?
Нет, документ «Изменение оплаты труда» создаётся в рамках одной организации. Если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, для каждой организации оформляется отдельный документ со своей датой и списком сотрудников.
Как отменить ошибочно проведённое изменение окладов?
Если начисление зарплаты за период ещё не выполнялось, документ можно распровести и пометить на удаление. Если зарплата уже рассчитана, сначала отмените начисления за затронутый период, затем отмените документ изменения оплаты и заново рассчитайте зарплату. При уже выплаченной зарплате оформляется новый документ с корректными значениями и выполняется перерасчёт.
Почему после изменения оклада в расчётном листке две строки начисления?
Это нормально, если дата изменения приходится на середину месяца: программа делит начисление пропорционально отработанному времени до и после даты изменения. Сумма обеих строк должна соответствовать ожидаемой оплате за месяц.
Нужно ли менять оклад сотруднику в отпуске по уходу за ребёнком?
Да, плановое начисление такого сотрудника должно быть изменено общим документом, иначе при выходе на работу он продолжит числиться со старым окладом. Проверьте, что при подборе сотрудников в документ включены и отсутствующие работники.
Чем «Изменение оплаты труда» отличается от «Кадрового перевода»?
«Изменение оплаты труда» меняет только размеры начислений без смены должности, подразделения и графика. «Кадровый перевод» используется, когда одновременно меняются условия труда: должность, подразделение, график работы. Для простого повышения оклада достаточно изменения оплаты.
Как посмотреть историю изменения оклада конкретного сотрудника?
Откройте карточку сотрудника и перейдите к списку начислений — там отображается история с датами и документами-основаниями. Также можно использовать отчёты по изменениям плановых начислений с отбором по сотруднику.
Что важно запомнить
Оклады в 1С ЗУП 8.3 меняются только документами: «Изменение оплаты труда» для массового повышения, при ведении штатного расписания — сначала «Изменение штатного расписания». Проверяйте дату начала действия, полноту списка сотрудников и результат через расчётный листок и отчёт о расхождениях со штаткой.