Как изменить оклады всем сотрудникам в 1С:ЗУП

Массовое изменение окладов — типовая задача при индексации зарплаты, пересмотре системы оплаты или унификации окладной сетки. В 1С:ЗУП для этого не нужно править каждого сотрудника вручную: программа предоставляет штатные документы, которые изменяют плановые начисления сразу для списка работников с указанной даты.

Главный инструмент — документ «Изменение оплаты труда» (в ряде релизов — «Изменение плановых начислений»). Он фиксирует новые значения окладов, сохраняет историю изменений и автоматически учитывается при расчёте зарплаты за месяц, в котором вступило в силу изменение. Дополнительно документ может зарегистрировать индексацию заработка, что влияет на расчёт среднего заработка для отпускных и командировок.

Ниже разобраны подготовка, оба способа изменения (массовый и точечный), регистрация индексации, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых сотрудникам начисляется неверная сумма.

Подготовка: что проверить перед изменением окладов

Перед массовым изменением убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы и плановые начисления. Если документ «Изменение оплаты труда» не виден в разделе «Зарплата», проверьте настройку прав доступа или функциональность программы (раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты», а также «Кадровый учет»).

Определите дату, с которой действуют новые оклады. Это принципиально: документ изменяет плановые начисления именно с указанной даты, и расчёт за переходный месяц будет выполнен пропорционально отработанному времени по старому и новому окладу. Если нужно, чтобы весь месяц считался по-новому, ставьте первое число месяца.

Проверьте, каким способом задан оклад у сотрудников: фиксированной суммой в рублях, через тарифную ставку, разряд тарифной сетки или штатное расписание. От этого зависит, что именно нужно менять — значение начисления у сотрудника или позицию в штатном расписании.

Если в базе ведётся штатное расписание с историей изменений, изменять оклады корректнее через «Изменение штатного расписания»: тогда новые суммы появятся и в штатке, и в плановых начислениях сотрудников синхронно. Прямое изменение оплаты у сотрудника при включённой штатке может привести к расхождению данных.

Способ 1: массовое изменение через «Изменение оплаты труда»

Откройте раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» → «Изменение оплаты труда» (в некоторых версиях путь: «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Создайте новый документ, укажите организацию и дату, с которой действуют новые оклады.

Заполните табличную часть кнопкой «Подбор» или «Заполнить» — программа добавит сотрудников по выбранным подразделениям или всей организации. Лишних сотрудников (уволенных, находящихся в отпуске без сохранения заработка, если изменение их не касается) удалите из списка.

Для массового пересчёта сумм используйте кнопку «Изменить» над табличной частью: укажите показатель (например, «Оклад») и задайте либо фиксированное значение, либо увеличение на процент или коэффициент. Программа пересчитает значения по всем строкам сразу. После этого проверьте несколько строк вручную — округление и индивидуальные надбавки иногда требуют ручной правки.

1. 1
   Откройте Зарплата → Изменения оплаты сотрудников → Изменение оплаты труда и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и дату начала действия новых окладов
3. 3
   Заполните список сотрудников кнопкой «Подбор» или «Заполнить», удалите лишних
4. 4
   Кнопкой «Изменить» задайте новый оклад или коэффициент увеличения для всего списка
5. 5
   При индексации установите флажок «Учитывать как индексацию заработка»
6. 6
   Проведите документ и проверьте результат в отчёте по плановым начислениям

Способ 2: изменение через штатное расписание

Если в программе включено ведение штатного расписания с историей, предпочтительный путь — раздел «Кадры» (или «Настройка»/«Штатное расписание») → «Изменения штатного расписания». В документе выбираются позиции, для которых меняется оклад или тарифная ставка, указывается дата изменения и новые значения.

После проведения программа предложит создать кадровые документы для сотрудников, занимающих изменённые позиции, — плановые начисления обновятся автоматически. Это исключает расхождение между штаткой и фактическими начислениями, которое позже всплывает в отчётах и при проверках.

Этот способ обязателен, если оклады в организации «живут» только в штатном расписании, а у сотрудников значения подтягиваются из позиции. Попытка поменять оклад напрямую в документе изменения оплаты в такой конфигурации либо недоступна, либо создаст двойной учёт.

Сравнение вариантов

Изменение оплаты труда

Подходит, когда штатное расписание не ведётся или ведётся без истории. Быстро для разового массового повышения, но не меняет данные штатки.

Изменение штатного расписания

Правильный вариант при включённой штатке с историей: синхронно обновляет позиции и начисления сотрудников, сохраняет историю для отчётности.

Ручная правка в карточке сотрудника

Допустима только для единичных случаев. Для массового изменения не подходит: нет единой даты, нет индексации, легко пропустить сотрудников.

Регистрация индексации заработка

Если повышение окладов носит характер индексации (повышение всем работникам организации, филиала или структурного подразделения), в документе «Изменение оплаты труда» установите флажок «Учитывать как индексацию заработка» и укажите коэффициент индексации — программа может рассчитать его автоматически как отношение нового оклада к старому.

Это важно для расчёта среднего заработка: при индексации выплаты, учитываемые в среднем заработке за период до повышения, пересчитываются на коэффициент. Если флажок не установить, отпускные и командировочные после повышения окладов будут занижены относительно требований порядка исчисления средней зарплаты.

Условие применения коэффициента — повышение должно касаться всех сотрудников подразделения или организации, а не отдельных лиц. Повышение оклада одному сотруднику или нескольким выборочно индексацией не считается, и флажок устанавливать не нужно.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчёт «Изменение плановых начислений» или карточку нескольких сотрудников (раздел «Кадры» → сотрудник → «Начисления и удержания»): там должна появиться новая строка с новой датой и новым значением оклада. Старое значение должно остаться в истории с прежней датой.

Затем выполните пробный расчёт зарплаты за месяц изменения для 2–3 сотрудников из разных подразделений. Если дата изменения — не первое число, убедитесь, что начисление разбито на две части пропорционально отработанному времени до и после даты изменения.

Дополнительно проверьте расчёт среднего заработка: сформируйте тестовый отпуск сотруднику, попавшему под индексацию, и убедитесь, что выплаты прошлых месяцев проиндексированы на коэффициент. В печатной форме расчёта среднего заработка это видно в колонке коэффициента повышения.

Контрольные точки

Как проверить результат

История начислений сотрудника

Норма

Есть новая строка с новой датой и новым окладом, старая запись сохранена

Тревожный признак

Старое значение перезаписано без истории или новая строка отсутствует

Расчёт за переходный месяц

Норма

Начисление разделено на периоды до и после даты изменения

Тревожный признак

Весь месяц посчитан по одному окладу при изменении в середине месяца

Средний заработок

Норма

Выплаты до повышения умножены на коэффициент индексации

Тревожный признак

Коэффициент равен 1 при установленном флажке индексации

Штатное расписание

Норма

Оклады в штатке совпадают с начислениями сотрудников

Тревожный признак

Расхождения между штаткой и плановыми начислениями

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неправильная дата документа. Пользователи ставят дату создания вместо даты начала действия, и месяц рассчитывается частично по старому окладу. Вторая ошибка — забытый флажок индексации при повышении всему подразделению, что занижает средний заработок.

Третья группа проблем — сотрудники с индивидуальными условиями: совместители, работники на неполной ставке (их оклад в документе указывается полный, а фактическое начисление считается от ставки), сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком. Проверяйте такие строки вручную после массового заполнения.

Учтите ограничение: документ «Изменение оплаты труда» не меняет уволенных сотрудников и не создаёт начисления тем, у кого соответствующего вида расчёта нет в плановых начислениях. Если сотруднику оклад назначен другим документом (например, «Кадровый перевод»), новое изменение ляжет поверх — проверьте итоговую историю.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклады задним числом?

Технически можно, но это вызовет перерасчёт зарплаты, НДФЛ, взносов и среднего заработка за прошлые периоды. Программа предложит сторнирование или доначисление при следующем расчёте. Перед таким изменением сделайте резервную копию и оцените последствия для отчётности.

Как увеличить оклады всем на одинаковый процент?

В документе «Изменение оплаты труда» после заполнения списка сотрудников нажмите кнопку «Изменить», выберите показатель «Оклад» и задайте увеличение в процентах или коэффициентом. Программа пересчитает значения по всем строкам автоматически.

Почему после изменения оклада зарплата не изменилась?

Проверьте дату начала действия в документе — возможно, она относится к следующему месяцу. Также убедитесь, что документ проведён и что у сотрудника в расчёте используется именно тот вид начисления, который вы изменили.

Нужно ли менять оклад сотруднику в отпуске по уходу за ребёнком?

Если сотрудник не уволен и трудовой договор действует, плановые начисления по его позиции при индексации обычно тоже изменяются — это важно для расчёта среднего заработка при выходе. Включите его в документ, но проверьте кадровую практику вашей организации.

Чем отличается «Изменение оплаты труда» от «Кадрового перевода»?

«Изменение оплаты труда» меняет только плановые начисления без изменения кадровых данных. «Кадровый перевод» используется при смене должности, подразделения или условий труда и заодно может изменить начисления. Для простого повышения оклада достаточно первого документа.

Как отменить ошибочно проведённое изменение окладов?

Если расчёт зарплаты ещё не выполнялся, пометьте документ на удаление или распроведите его — плановые начисления вернутся к прежним значениям. Если зарплата уже рассчитана, сначала отмените расчёт за затронутый период, затем документ изменения.