Как оформить кадровые документы в 1С: Зарплата и управление персоналом

Типовые кадровые события — приём на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение — в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляются документами из разделов «Кадры» и «Зарплата». Каждый документ одновременно формирует кадровый учёт и влияет на расчёт зарплаты, поэтому важно вводить их в правильной последовательности и проверять результат до закрытия месяца.

Ключевой принцип работы в ЗУП: сначала кадровый документ, затем расчётный. Например, приём на работу создаёт штатную позицию и плановые начисления, а документ «Начисление зарплаты и взносов» уже подтягивает эти данные. Если нарушить порядок, программа либо не увидит сотрудника, либо посчитает его неверно.

Ниже разобраны основные сценарии оформления: от создания сотрудника до увольнения, а также проверка расчёта, типичные ошибки и ограничения самостоятельной работы. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию ЗУП редакции 3.1 — в доработанных решениях названия команд могут отличаться.

Подготовка: что настроить перед оформлением документов

До ввода первого кадрового документа проверьте базовые настройки: реквизиты организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации»), график работы сотрудников, виды начислений и учётную политику по зарплате. Без заполненного графика программа не сможет корректно считать отработанное время, а без настроенных начислений — оклад и надбавки.

Убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты. В типовой поставке это роли «Кадровик» и «Расчетчик». Если документы видны, но не проводятся, или расчёт недоступен — обратитесь к администратору базы за назначением прав, а не пытайтесь обойти ограничение.

Как оформить приём сотрудника на работу

Приём оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать»). Сначала создайте карточку сотрудника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные. Если человек уже работал в другой организации этой базы, выберите существующее физлицо, чтобы не плодить дубликаты.

В документе укажите дату приёма, подразделение, должность (позицию штатного расписания, если оно ведётся), график работы и вид занятости. На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Именно эти строки программа будет использовать при ежемесячном расчёте.

После проведения документа сформируйте печатную форму приказа по кнопке «Печать» — доступен типовой приказ по форме Т-1 и другие формы. Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников подразделения и что в его карточке отображаются плановые начисления.

1. 1
   Создайте карточку физического лица и проверьте отсутствие дублей по СНИЛС
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», заполните дату, подразделение, должность и график
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» назначьте оклад и надбавки
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
5. 5
   Проверьте карточку сотрудника: должность, график и начисления должны отображаться корректно

Как оформить перевод и изменение условий труда

Перевод на другую должность, в другое подразделение или изменение оклада оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»). В документе укажите дату изменения и новые условия: подразделение, должность, график. На вкладке «Оплата труда» измените состав или размер начислений — прежние строки можно прекратить, новые добавить.

Если меняется только размер оклада без кадрового перемещения, удобнее документ «Изменение оплаты труда» — он не трогает кадровые данные и меняет только плановые начисления. Это снижает риск случайно изменить должность или график.

При массовом повышении окладов по подразделению используйте индексацию заработка (раздел «Зарплата» → «Индексация заработка»): программа пересчитает оклады на заданный коэффициент и создаст документы изменения автоматически.

Как оформить отпуск

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»). Укажите сотрудника, период отпуска и вид — основной, дополнительный, без сохранения оплаты. На закладке «Начислено (подробно)» программа покажет расчёт среднего заработка и сумму отпускных.

В шапке документа есть флажки, определяющие, что именно рассчитать: отпускные, компенсацию, зарплату за отработанные в месяце дни. Если сотрудник уходит в отпуск с середины месяца, оставьте включённым расчёт зарплаты — тогда документ посчитает и дни до отпуска, и сами отпускные одним расчётом.

Отпуск без сохранения оплаты оформляется тем же документом с соответствующим видом отпуска — в этом случае начислений не будет, документ зафиксирует отсутствие и уменьшит оплачиваемое время месяца.

Как оформить больничный и другие отсутствия

Пособие по временной нетрудоспособности оформляется документом «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). Укажите номер листка нетрудоспособности, период и причину. Программа рассчитает пособие исходя из среднего заработка и стажа, который вводится в карточке физлица (кнопка «Трудовая деятельность»).

Если организация обменивается электронными больничными с ФСС (СФР), листок можно загрузить прямо в документ по номеру — данные о периоде и причине подтянутся автоматически. Для этого должен быть настроен обмен с фондом в разделе «Отчётность, справки».

Разовые отсутствия без начисления пособия (прогул, отгул, отсутствие по невыясненной причине) оформляются документом «Отсутствие» из раздела «Зарплата» → «Все отсутствия». Такие документы уменьшают оплачиваемое время и обязательны для корректного табеля.

Как оформить увольнение

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите дату увольнения и основание. Программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск — расчёт виден на вкладке «Начисления и удержания».

Если положена компенсация за отпуск, проверьте остаток дней в документе: он берётся из накопленных прав на отпуск. При расхождении с кадровыми данными сверьтесь с отчётом «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → отчёты) до проведения документа.

После проведения распечатайте приказ (форма Т-8) и проверьте, что сотрудник исключён из плановых расчётов: в документе «Начисление зарплаты и взносов» за следующий месяц он появляться не должен.

Расчёт зарплаты и проверка результата

Итоговый расчёт месяца выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» — программа подтягивает всех работающих сотрудников, их плановые начисления, отработанное время по графику с учётом отпусков и больничных, а также рассчитывает НДФЛ и страховые взносы.

Перед проведением сверьте ключевые строки: у сотрудника на окладе сумма должна соответствовать окладу пропорционально отработанным дням; у отпускников и уволенных — отсутствовать или быть уменьшенной плановая часть. Расшифровку любой строки можно открыть двойным щелчком.

После проведения проверьте результат расчётным листком (раздел «Зарплата» → отчёты → «Расчётный листок») и сводом начислений. Расчётный листок — главный инструмент самопроверки: в нём видно, из каких документов сложилась каждая сумма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начисления соответствуют окладу и отработанному времени, есть расшифровка по дням

Тревожный признак

Пустые строки, нулевой оклад или начисления за период отпуска

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Все действующие сотрудники в таблице, НДФЛ и взносы рассчитаны

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в списке или появился уволенный

Остаток отпуска при увольнении

Норма

Дни компенсации совпадают с отчётом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Отрицательный остаток или явно завышенное число дней

Типичные вопросы

Что делать, если кадровый документ введён ошибочно и уже проведён?

Не удаляйте документ напрямую, если по нему уже выполнен расчёт зарплаты. Сначала отмените или пересчитайте зависимые расчётные документы, затем распроведите и исправьте кадровый документ. Если месяц закрыт и отчётность сдана, используйте документы-исправления и сторнирование, а не редактирование прошлого периода.

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически программа позволяет ввести документ прошлой датой, но если за тот период уже рассчитана зарплата, её придётся пересчитать вручную. Отчётность за прошлые периоды потребует подачи уточнённых форм. По возможности вводите документы текущей датой с фактической датой события внутри документа.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?

Чаще всего причины: не проведён приём на работу, дата приёма позже расчётного месяца, сотрудник уволен, либо в документе начисления установлен отбор по другому подразделению. Проверьте карточку сотрудника и отборы в шапке документа начисления.

Как оформить разовую премию сотруднику?

Используйте документ «Премия» (раздел «Зарплата» → «Премии»). Укажите сотрудника, вид премии и сумму. Вид премии должен быть заранее создан в списке начислений с правильными настройками обложения НДФЛ и взносами — от этого зависит корректность расчёта налогов.

Нужно ли вести штатное расписание, чтобы оформлять приёмы?

Нет, это опционально. В настройках учётной политики можно отключить ведение штатного расписания — тогда в приёме вместо позиции указываются подразделение и должность напрямую. Штатное расписание удобно при контроле вакансий и массовой индексации, но для небольшой организации не обязательно.