Как добавить данные в 1С:Зарплата и управление персоналом

Вопрос «как добавить в 1С:Зарплата и кадры» чаще всего означает одну из четырёх задач: добавить нового сотрудника, создать подразделение или должность, внести новый вид начисления либо оформить кадровый документ — приём, перевод или увольнение. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) все эти действия выполняются штатными средствами, без программирования, но требуют правильной последовательности: сначала заполняются справочники, затем создаются документы.

Ключевой принцип ЗУП — кадровые и расчётные данные связаны между собой. Если принять сотрудника на работу документом «Приём на работу», программа автоматически создаст запись в регистрах, назначит плановые начисления и учтёт сотрудника в штатном расписании. Если же внести данные «напрямую» в обход документов, расчёт зарплаты и отчётность будут содержать ошибки.

Ниже разобраны основные сценарии добавления данных: от приёма сотрудника до настройки начислений, с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию ЗУП редакции 3.1, интерфейс «Такси».

Что нужно подготовить перед добавлением данных

Перед приёмом сотрудника убедитесь, что в программе заполнена первичная информация об организации: реквизиты, учётная политика, графики работы. Эти данные задаются в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Без графика работы программа не сможет корректно рассчитать норму времени и зарплату.

Также понадобятся данные самого сотрудника: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. ИНН и СНИЛС обязательны для отчётности в налоговую и Социальный фонд России — если их не ввести сразу, при отправке отчётов программа выдаст предупреждения.

Как добавить подразделение и должность

Подразделения создаются в разделе «Кадры» → «Подразделения». Нажмите «Создать», укажите наименование, при необходимости — родительское подразделение для построения иерархии. Если ведётся штатное расписание, подразделение участвует в нём, и удалить его после приёма сотрудников уже нельзя — только пометить на удаление.

Должности добавляются в разделе «Кадры» → «Должности». Укажите наименование, при необходимости — категорию должности (руководители, специалисты и т.д.), которая используется в статистической отчётности. Наименование должности попадёт в трудовой договор и приказ о приёме, поэтому формулируйте его по штатному расписанию организации.

Как добавить нового сотрудника: приём на работу

Основной сценарий — оформление документа «Приём на работу». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». Если сотрудник новый, в поле «Сотрудник» выберите «Новый сотрудник» — откроется карточка физического лица.

В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в шапке внесите ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. Записав физическое лицо, вернитесь в документ приёма и укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и количество ставок.

На вкладке «Оплата труда» добавьте плановые начисления: например, «Оплата по окладу» с указанием размера оклада. Если положены надбавки или премии — добавьте их здесь же. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». С этого момента сотрудник появится в списке сотрудников, в штатном расписании и будет учитываться при расчёте зарплаты.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Создайте новое физическое лицо и заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность и график работы
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад и надбавки
5. 5
   Проведите документ и проверьте сотрудника в списке «Кадры» → «Сотрудники»

Как добавить новый вид начисления или удержания

Если типового оклада недостаточно — например, нужна доплата за вредность или ежемесячная премия процентом — создайте новый вид расчёта. Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» и нажмите «Создать». Задайте наименование, назначение начисления и способ расчёта: фиксированной суммой, процентом от базы или по формуле.

На вкладке «Налоги, взносы, учёт» проверьте, как начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами — от этого зависит корректность расчёта налогов и отчётности. Удержания (например, по исполнительному листу) создаются аналогично в разделе «Настройка» → «Удержания».

Как добавить кадровые документы: перевод и увольнение

Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе укажите дату перевода, новые условия и, если меняется оплата, новые начисления на вкладке «Оплата труда». Старые начисления, которые нужно прекратить, снимите с действия в том же документе.

Увольнение оформляется одноимённым документом: укажите дату увольнения и основание. При проведении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, а окончательный расчёт попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Не удаляйте сотрудника из базы после увольнения — его данные нужны для отчётности и справок.

Как проверить, что данные добавлены правильно

После приёма сотрудника откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите его в списке. В карточке сотрудника по ссылке «Оформить документ» и в отчёте «Личная карточка» должны отображаться приём, подразделение, должность и начисления. Если ведётся штатное расписание, проверьте отчёт «Штатное расписание» — позиция должна быть занята.

Финальная проверка — расчёт зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и заполните его: сотрудник должен попасть в табличную часть с рассчитанным окладом пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не подтягивается — чаще всего не проведён приём, неверно указана дата приёма или не назначен график работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Сотрудники»

Норма

Карточка открывается, видны приём и начисления

Тревожный признак

Сотрудника нет или карточка пустая — документ приёма не проведён

Автозаполнение расчёта зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в документ с суммой по окладу

Тревожный признак

Сотрудник не добавляется — проверьте дату приёма и график работы

Штатное расписание

Норма

Позиция занята, расстановка корректна

Тревожный признак

Позиция свободна — приём оформлен вне штатного расписания или не проведён

Типичные ошибки при добавлении данных

Самая частая ошибка — создание дублей физических лиц. Если сотрудник уже был в базе (например, работал раньше), при повторном приёме выбирайте существующее физическое лицо через поиск, а не создавайте новое. Дубли приводят к проблемам в персонифицированной отчётности и сведениях по НДФЛ.

Вторая распространённая ошибка — ручное редактирование прошлых периодов после сдачи отчётности. Если нужно исправить данные за закрытый месяц, используйте механизмы сторнирования и перерасчёта, а не прямое изменение документов задним числом. И третья ошибка — добавление начислений сотруднику в обход кадровых документов: плановые начисления должны назначаться документами приёма, перевода или «Изменение оплаты труда».

Частые вопросы

Можно ли добавить сотрудника сразу списком, а не по одному?

В типовой ЗУП нет штатной групповой обработки приёма, но есть загрузка данных из таблиц через типовые механизмы переноса или обработку «Загрузка данных из файла» для справочников. Для массового первоначального заполнения базы обычно используют помощник начального заполнения или перенос данных из ЗУП 2.5 и других программ.

Как добавить совместителя?

Оформите ещё один документ «Приём на работу» на то же физическое лицо, указав вид занятости «Внутреннее совместительство». У сотрудника появится вторая строка в списке сотрудников — по каждому месту работы ведётся отдельный расчёт. Внешний совместитель добавляется как новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство».

Почему сотрудник не виден в документе начисления зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, попадает ли дата приёма в расчётный месяц и назначен ли сотруднику график работы. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация и подразделение не ограничивает отбор.

Как исправить ошибку в ФИО или СНИЛС сотрудника?

Откройте карточку физического лица из карточки сотрудника и отредактируйте данные. Смена фамилии оформляется через ссылку «ФИО» с указанием даты изменения — это важно для корректных сведений в отчётности. Исправление СНИЛС и ИНН выполняется по соответствующим ссылкам в карточке.

Нужно ли заводить сотрудника в штатном расписании отдельно?

Если в настройках включено ведение штатного расписания, позиция создаётся в нём, а приём оформляется на конкретную позицию. Если штатное расписание не ведётся, приём создаётся напрямую с указанием подразделения и должности. Режим задаётся в «Настройка» → «Кадровый учёт и расчёты зарплаты».

Что делать, если приём оформили ошибочно?

Если документ ещё не повлиял на расчёты и отчётность, его можно распровести и пометить на удаление. Если зарплата за период уже рассчитана, сначала отмените связанные начисления. Для отмены приёма после сдачи отчётности используйте документ «Сторнирование приёма на работу» — он корректно отразит отмену в учёте.