Как добавить организацию в 1С Зарплата и управление персоналом

Организация — базовый элемент справочника, без которого в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) невозможно принять сотрудника, начислить зарплату или сформировать отчетность. Добавление новой организации требуется при открытии нового юридического лица, обособленного подразделения или при ведении учета нескольких компаний в одной информационной базе. Сама процедура занимает несколько минут, но ошибки в реквизитах и настройках потом приходится исправлять в уже оформленных кадровых документах и расчетах.

Важно понимать: просто создать карточку организации недостаточно. Чтобы программа корректно считала зарплату, взносы и НДФЛ, нужно заполнить регистрационные данные в налоговых органах, учетную политику, графики работы и настройки расчета. Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации ЗУП 3.1 — в других редакциях названия пунктов меню могут незначительно отличаться.

Где находится справочник организаций и что подготовить заранее

Справочник «Организации» доступен по пути «Настройка» → «Реквизиты организации» (если в базе одна компания) или «Настройка» → «Предприятие» → «Организации» при включенном многофирменном учете. Также список открывается из раздела «Главное» → «Организации» в зависимости от настроек интерфейса.

Перед созданием карточки подготовьте данные из учредительных документов и свидетельств о регистрации: ИНН, КПП, ОГРН, точное наименование (полное и сокращенное) по уставу, юридический и фактический адреса, коды регистрации в ИФНС и территориальном органе СФР (ФСС), а также сведения о руководителе. Если организация применяет специальные тарифы страховых взносов или имеет обособленные подразделения — эти сведения тоже понадобятся.

Создание карточки организации: основные реквизиты

Откройте справочник «Организации» и нажмите кнопку «Создать». В форме нового элемента укажите вид организации — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, от этого зависит состав полей. Затем заполните наименование, префикс нумерации документов (удобно, если в базе несколько компаний), ИНН, КПП и ОГРН.

Поле «Префикс» часто игнорируют, а зря: при ведении нескольких организаций в одной базе префиксы исключают пересечение номеров приказов и ведомостей. Используйте короткие буквенные обозначения, например «ОМ» для ООО «Омега».

Далее заполните адреса: юридический и фактический. Адрес вводится через классификатор (ФИАС/КЛАДР), это важно для отчетности — налоговая сверяет адресные данные по классификатору. Телефон и другие контакты укажите в разделе контактной информации, они используются в печатных формах и файлах обмена.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Заполните наименование, префикс, ИНН, КПП, ОГРН
4. 4
   Укажите юридический и фактический адреса через классификатор
5. 5
   Заполните регистрацию в налоговом органе и СФР
6. 6
   Настройте учетную политику и графики работы
7. 7
   Запишите карточку и проверьте данные перед началом учета

Регистрация в налоговом органе и внебюджетных фондах

На вкладке регистрационных данных укажите сведения о постановке на учет в ИФНС: код налогового органа, наименование, КПП. По коду программа подставит наименование инспекции автоматически, если заполнен классификатор. Эти данные используются при формировании 6-НДФЛ, справок о доходах и платежных поручений на уплату налога.

Отдельно заполняется регистрация в Социальном фонде России (бывшие ПФР и ФСС): регистрационный номер, код подчиненности. Номер можно найти в извещении о регистрации страхователя. Ошибка в коде подчиненности приведет к отказу при приеме расчетов по взносам и больничным реестрам.

Если у организации есть обособленные подразделения со своей регистрацией в ИФНС, их добавляют как отдельные элементы справочника с признаком «обособленное подразделение» и ссылкой на головную организацию. Отчетность по таким подразделениям формируется по месту их регистрации.

Настройка учетной политики и параметров расчета

После записи карточки откройте вкладку «Учетная политика и другие настройки». Здесь задаются ключевые параметры, влияющие на расчеты: система налогообложения, вид тарифа страховых взносов, применение льгот, особенности исчисления НДФЛ. Программа предложит заполнить учетную политику с указанием даты начала действия — ведите историю изменений, а не редактируйте старые записи.

Обратите внимание на настройки расчета зарплаты: способ отражения в бухучете по умолчанию, дату выплаты зарплаты и аванса, округление при расчете. Эти параметры подставляются в документы начисления и ведомости, поэтому задайте их до приема сотрудников.

Если организация применяет районный коэффициент или северные надбавки, укажите их размер в карточке организации — тогда программа будет автоматически учитывать коэффициент при начислениях и расчете среднего заработка.

Графики работы и структура организации

Для расчета зарплаты каждой организации нужен хотя бы один график работы сотрудников. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте график: укажите способ заполнения (по дням недели, циклы произвольной длительности), длительность рабочей недели, расписание работы и праздничные дни. После заполнения нажмите «Обновить данные графика» — программа построит календарь на выбранный период.

Далее при необходимости сформируйте структуру предприятия: справочники «Подразделения» и «Должности» с привязкой к созданной организации. Если ведется штатное расписание, включите соответствующую настройку в разделе «Настройка» → «Кадровый учет» и создайте документ утверждения штатного расписания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка организации

Норма

Заполнены ИНН, КПП, ОГРН, регистрации в ИФНС и СФР, учетная политика

Тревожный признак

Пустые поля регистрации, нет записи учетной политики

График работы

Норма

Календарь построен на нужный год, норма часов соответствует производственному календарю

Тревожный признак

График не обновлен, норма часов нулевая или неверная

Пробный документ

Норма

Прием на работу создается, организация и подразделение подставляются

Тревожный признак

Организация недоступна для выбора или документ не проводится

Проверка результата и начало кадрового учета

Финальный этап — контрольная проверка. Создайте тестовый документ «Прием на работу»: выберите новую организацию, подразделение, должность и график. Если все настройки заполнены, документ проведется без предупреждений, а в плановых начислениях появится оклад или тарифная ставка.

Дополнительно проверьте отчет «Штатное расписание» и «Справку о сотрудниках» — новая организация должна отображаться в отборах. Если планируется обмен с 1С:Бухгалтерией, выполните тестовую синхронизацию и убедитесь, что организация корректно сопоставилась в обеих базах.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести несколько организаций в одной базе ЗУП?

Да, конфигурация поддерживает многофирменный учет. Добавьте каждую организацию в справочник, задайте уникальные префиксы документов. Сотрудники, отчеты и расчеты будут разделяться по организациям, при этом возможны общие справочники начислений и должностей.

Что делать, если ИНН организации указан с ошибкой?

Если по организации еще не созданы документы, просто исправьте поле в карточке. Если кадровый учет уже ведется, исправление тоже возможно — реквизит обновится в новых документах, но ранее отправленную отчетность придется корректировать уточненными формами.

Как добавить обособленное подразделение?

Создайте новый элемент справочника «Организации», установите флажок «Это обособленное подразделение» и укажите головную организацию. Заполните собственную регистрацию в ИФНС подразделения — отчетность по нему будет формироваться отдельно.

Нужно ли заполнять учетную политику, если зарплата пока не начисляется?

Формально кадровые документы проводятся и без учетной политики. Но рекомендуется заполнить ее сразу: при первом начислении программа потребует вид тарифа взносов и параметры НДФЛ, и искать документы в спешке не придется.

Организация не отображается при создании документа — в чем причина?

Чаще всего элемент справочника помечен на удаление или создан в другой базе без синхронизации. Проверьте список организаций с отключенным отбором, снимите пометку удаления. Также убедитесь, что у пользователя есть права на работу с данной организацией, если настроено разграничение доступа.

Как перенести организацию из 1С:Бухгалтерии в ЗУП?

Используйте типовую синхронизацию данных: в разделе «Администрирование» → «Синхронизация данных» настройте обмен с бухгалтерской программой. Справочник организаций перенесется автоматически вместе с основными реквизитами, останется только заполнить зарплатные настройки.