Где в 1С: ЗУП внести данные с прошлого места работы

Когда новый сотрудник устраивается в организацию, бухгалтеру по зарплате нужны сведения о его заработке и стаже у предыдущих работодателей. Эти данные влияют на расчёт больничных, отпускных, пособий по беременности и родам и на определение процента оплаты листка нетрудоспособности. В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные документы и регистры, и важно внести сведения именно туда, где программа их учтёт в расчётах.

Основных источника два: справка о заработке по форме 182н (для расчёта среднего заработка по больничным и пособиям) и сведения о страховом стаже (из трудовой книжки, СТД-Р или формы СЗВ-СТАЖ). Для каждого вида данных в ЗУП есть свой механизм ввода, и путать их нельзя — иначе расчёт среднего заработка или процента больничного будет неверным.

Ниже разобрано, куда именно вносить каждый вид данных, как проверить, что программа их увидела, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Какие данные нужны и зачем

Прежде чем что-то вносить, определите, какие именно сведения у вас есть и для каких расчётов они нужны. От этого зависит, какой документ или регистр заполнять.

• Справка 182н — суммы заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, и годы текущие. Нужна для расчёта больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
• Сведения о страховом стаже — определяют процент оплаты больничного (60, 80 или 100%). Источник: трудовая книжка, СТД-Р, сведения из СФР.
• Данные о периодах, исключаемых из расчёта — например, дни больничных и отпусков по беременности у прошлого работодателя (указываются в справке 182н).
• Справка о среднем заработке для центра занятости — в расчётах текущего работодателя не участвует, но иногда её данные запрашивают для отчётности.

Ввод справки 182н для расчёта пособий

Основной документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно двумя путями: через раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий», либо прямо из документа «Больничный лист» — там есть кнопка добавления входящей справки.

Порядок заполнения:

1. Создайте документ и выберите сотрудника.
2. Укажите наименование страхователя (прежнего работодателя) и период работы.
3. В табличную часть внесите заработок по годам в разрезе каждого календарного года из справки.
4. Если в справке указаны исключаемые периоды (больничные, декрет), заполните соответствующую таблицу с количеством календарных дней.
5. Проведите документ.

1. 1
   Откройте Зарплата → Справки о заработке для расчета пособий
2. 2
   Создайте документ, выберите сотрудника и укажите прежнего страхователя
3. 3
   Внесите заработок по годам и исключаемые дни
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе

После проведения суммы автоматически подтянутся в расчёт среднего заработка при начислении больничного или пособия. Если больничный уже был рассчитан до ввода справки, его нужно пересчитать — программа сама предложит это сделать при открытии документа.

Куда вносить страховой стаж для больничных

Страховой стаж в ЗУП хранится в карточке сотрудника, а не в документах. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Там находится поле «Страховой стаж для оплаты больничных листов».

В открывшейся форме укажите количество лет, месяцев и дней стажа и дату, на которую он посчитан. Программа дальше будет автоматически доначислять стаж за периоды работы в вашей организации, поэтому вносить нужно стаж на дату приёма (или на дату начала больничного за вычетом работы у вас).

Если сотрудник работал в нескольких местах

Когда сотрудник принёс справки от нескольких работодателей, создайте отдельный документ «Справка о заработке» на каждого страхователя. Суммировать их в один документ нельзя — каждая справка проводится отдельно, а программа сама сложит заработок при расчёте, контролируя предельную базу по годам.

Если справки нет

Без справки 182н пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Сотрудник вправе позже принести справку или написать заявление о запросе данных в СФР — тогда пособие пересчитывается. В ЗУП для этого достаточно внести справку и пересчитать документ.

Данные для расчёта отпускных и среднего заработка

Здесь есть принципиальное отличие, которое часто упускают: для отпускных, командировок и других случаев среднего заработка по Трудовому кодексу данные с прошлого места работы не используются. Средний заработок считается только по начислениям у текущего работодателя за 12 месяцев, предшествующих событию.

Поэтому справку 182н вносите только для пособий. Если сотрудник принёс её «для отпускных» — вносить её всё равно нужно (пригодится для больничных), но на расчёт отпуска она не повлияет, и это норма, а не ошибка программы.

Как проверить, что данные учтены

После ввода справки создайте или откройте больничный лист сотрудника и нажмите «Рассчитать». В форме расчёта среднего заработка (кнопка с суммой среднего в документе) должны отобразиться суммы по годам, включая данные прежних работодателей. Если сумма не изменилась — проверьте, проведён ли документ справки и попадают ли годы справки в расчётный период.

Стаж проверяется в том же больничном: процент оплаты выводится в шапке документа. Сверьте его с ожидаемым: менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Суммы по годам включают данные из справки 182н

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации

Процент оплаты больничного

Норма

Соответствует стажу с учётом работы у вас

Тревожный признак

Процент занижен или превышает ожидаемый

Документ справки

Норма

Проведён, годы совпадают с расчётным периодом

Тревожный признак

Документ в черновике или годы вне периода расчёта

Ограничения и риски

Предельная величина базы по взносам контролируется программой автоматически: если сумма из справки за год превышает лимит, в расчёт пойдёт только лимит. Вручную «обрезать» суммы не нужно и нежелательно — вносите данные как в справке.

Перед массовым вводом данных (например, при старте ведения учёта в ЗУП) сделайте копию информационной базы. Ошибочно введённые сведения о стаже или заработке влияют на все последующие расчёты пособий, и найти такую ошибку бывает сложно, особенно если больничные уже выплачены и отчёты сданы.

Частые вопросы

Можно ли внести справку 182н прямо из больничного листа?

Да. В документе «Больничный лист» в форме расчёта среднего заработка есть возможность добавить входящую справку. Она сохранится как отдельный документ и будет доступна в общем списке справок.

Сотрудник принёс справку после того, как больничный уже оплачен. Что делать?

Внесите справку в программу, затем откройте больничный и выполните пересчёт. Разница доначислится сотруднику в следующую выплату. Учтите, что может потребоваться уточнённая отчётность в СФР.

Почему справка 182н не повлияла на расчёт отпускных?

Это правильно. Средний заработок для отпускных, командировок и компенсаций считается только по начислениям текущего работодателя за 12 предшествующих месяцев. Справка используется исключительно для пособий по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.

Где хранить сведения о стаже, если сотрудник принёс СТД-Р?

В карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» в поле «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Посчитайте стаж по документу на дату приёма и введите годы, месяцы и дни — дальше программа нарастит стаж автоматически.

Нужно ли вносить данные прошлого работодателя, если сотрудник работает у нас давно?

Для больничных в текущем году учитывается заработок за два предыдущих календарных года. Если в этот период сотрудник уже работал только у вас, справка не нужна. Если часть периода пришлась на другого работодателя — без справки пособие будет занижено.