Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Где в 1С:Зарплата распечатать расчетные листки
Где в 1С:Зарплата и управление персоналом найти и распечатать расчетные листки: по организации, подразделению и сотруднику. Настройка формы, ошибки и ответы на вопросы.
Расчетный листок — обязательный документ, который работодатель выдает сотруднику при выплате заработной платы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) печать расчетных листков реализована через стандартный отчет, и найти его можно несколькими способами: из раздела зарплаты, из карточки сотрудника и через список «Все отчеты».
Проблема чаще всего возникает не с самой печатью, а с поиском нужной команды в интерфейсе: в разных версиях конфигурации (ЗУП 3.1, ЗУП 2.5, Бухгалтерия с зарплатным участком) пункты меню расположены по-разному. Ниже разобраны основные пути для актуальных версий, настройка формы листка и типичные ситуации, когда отчет не формируется или выводит неполные данные.
Где находится отчет «Расчетные листки» в ЗУП 3.1
Основной путь: откройте раздел «Зарплата» в панели разделов слева, затем в группе «Отчеты, справки» выберите пункт «Расчетные листки». Откроется форма отчета с настройками: период, организация, при необходимости — подразделение или конкретный сотрудник.
Альтернативный путь — раздел «Отчеты, справки» (если он включен в настройках интерфейса), где собраны все зарплатные отчеты. Также отчет можно найти через кнопку «Все отчеты» в шапке программы или через глобальный поиск по команде «Найти» — достаточно начать вводить «расчетные листки».
После установки параметров нажмите «Сформировать». Программа выведет листки по всем сотрудникам, у которых были начисления за выбранный период. Далее — стандартная кнопка печати (иконка принтера) или комбинация Ctrl+P, где можно выбрать принтер, число копий и режим «разметить по страницам» для разрезания листков.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетные листки»
- 2Укажите период, организацию и при необходимости подразделение или сотрудника
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав данных
- 4Нажмите кнопку печати, выберите принтер и параметры страниц
- 5Проверьте пробный листок до запуска печати всей пачки
Как распечатать листок одному сотруднику
Если нужен листок конкретного работника, необязательно формировать отчет по всей организации. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), найдите человека и в его карточке нажмите кнопку «Печать» — в списке печатных форм будет «Расчетный листок». Программа предложит выбрать период и сразу сформирует документ.
Тот же результат дает отбор в самом отчете: в форме «Расчетные листки» нажмите «Настройки» или используйте поле быстрого отбора, добавьте условие «Сотрудник = нужное физическое лицо» и сформируйте отчет заново. Это удобно, когда листки требуются нескольким конкретным людям — можно задать список сотрудников.
Настройка состава и вида расчетного листка
Стандартная форма листка показывает начисления, удержания, НДФЛ, взносы, выплаченные суммы и задолженность на начало и конец периода. Через кнопку «Настройки» → «Расширенные настройки» можно изменить детализацию: например, сгруппировать начисления по видам расчета, скрыть взносы или добавить расшифровку по дням.
В некоторых организациях требуется показывать в листке дополнительные сведения — табельный номер, подразделение, должность. Эти поля включаются в настройках отчета на закладке отборов и группировок. Сохранить набор настроек можно как вариант отчета: кнопка «Сохранить вариант» позволит в следующий раз открывать отчет уже с нужной структурой.
Печать листков в других конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 с включенным зарплатным участком расчетные листки находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». Логика работы та же: период, организация, формирование, печать.
В ЗУП 2.5 (устаревшая, но еще встречающаяся версия) отчет расположен в меню «Расчет зарплаты» → «Отчеты» → «Расчетные листки» либо на рабочем столе в закладке «Расчет зарплаты». Интерфейс там «такси» не используется, поэтому навигация идет через верхнее меню.
Сравнение вариантов
Подходит для массовой печати по организации или подразделению; требует настройки отборов при выборочной печати
Быстрый вариант для одного человека; неудобен при печати нескольким сотрудникам
Сотрудники получают листки электронно без печати; требует подключения сервиса и настройки обмена
Что проверить перед печатью
Перед выводом на принтер убедитесь, что за выбранный период проведены документы начисления зарплаты и все ведомости на выплату. Расчетный листок строится по данным учета: если начисление не проведено, суммы в листке будут неполными или отсутствовать вовсе.
Проверьте также, что в настройках отбора указана правильная организация — в базах с несколькими юрлицами это самая частая причина «пустого» отчета. Сформируйте отчет и сверьте итоги по паре сотрудников с документом «Начисление зарплаты и взносов» — суммы должны совпадать.
Как проверить результат
Есть начисления, удержания, НДФЛ и итог к выплате
Листок пустой или только часть строк — проверьте период и проведенность документов
Указана нужная организация
Другая организация или пусто — отчет сформируется не по тем данным
Совпадает с суммой ведомости на выплату
Расхождение — ищите непроведенные ведомости или сторно
Все работники с начислениями присутствуют
Кого-то нет — проверьте отборы и наличие начислений у этого сотрудника
Типичные проблемы и их решение
Отчет формируется пустым. Причины: неверный период, не та организация, не проведен документ начисления зарплаты. Проверьте все три условия последовательно.
Листок формируется, но суммы не сходятся с выплатой. Обычно дело в непроведенной ведомости, сторнирующем документе или выплате, отраженной другим месяцем. Сверьте листок с расчетной ведомостью.
При печати листки «наезжают» друг на друга или обрезаются. В диалоге печати включите режим разметки по страницам и проверьте ориентацию бумаги. Для экономии бумаги есть настройка вывода нескольких листков на лист.
Нет пункта «Расчетные листки» в меню. Возможно, у пользователя ограничены права или отчет скрыт настройками интерфейса. Проверьте доступ через «Все отчеты» или обратитесь к администратору 1С для настройки ролей.
Электронная выдача вместо печати
Законодательство допускает выдачу расчетных листков в электронном виде, если это закреплено во внутренних документах организации. В экосистеме 1С для этого используется сервис 1С:Кабинет сотрудника: листки публикуются из ЗУП автоматически после расчета, а сотрудники просматривают их в личном кабинете или мобильном приложении.
Электронный вариант снимает расходы на бумагу и печать, но требует предварительной настройки обмена и оформления согласия сотрудников на электронный документооборот. До полного перехода многие организации совмещают оба способа: печатают листки тем, кто не подключен к сервису.
Что важно запомнить
Расчетные листки печатаются из отчета «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетные листки» или из карточки сотрудника. Перед печатью проверьте период, организацию и проведенность документов начисления и выплаты. Для регулярной выдачи сохраните настройки как вариант отчета или рассмотрите электронную выдачу через кабинет сотрудника.
Частые вопросы
Можно ли распечатать расчетные листки за несколько месяцев сразу?
Да. В отчете «Расчетные листки» укажите произвольный период — например, квартал или год. Программа сформирует данные за весь указанный интервал, при детализации по месяцам каждый период будет показан отдельным блоком.
Почему в листке не отображаются страховые взносы?
Отображение взносов зависит от варианта отчета и настроек формы. Откройте расширенные настройки отчета и проверьте, включен ли вывод раздела со взносами. Также убедитесь, что проведен документ «Начисление зарплаты и взносов» — без него данные по взносам отсутствуют.
Как распечатать листки только по одному подразделению?
В форме отчета установите отбор по подразделению: через быстрый отбор в шапке отчета или через «Настройки» → добавление условия «Подразделение равно нужному». После этого сформируйте отчет — в него попадут только сотрудники этого подразделения.
Что делать, если у пользователя нет пункта «Расчетные листки» в меню?
Попробуйте открыть отчет через кнопку «Все отчеты» или глобальный поиск. Если отчет недоступен и там — вероятно, ограничены права. Обратитесь к администратору 1С, чтобы добавить пользователю роль с доступом к зарплатным отчетам.
Можно ли изменить внешний вид листка — добавить логотип или изменить шрифт?
Стандартный макет редактируется только через конфигуратор или внешнюю печатную форму, что требует навыков разработки в 1С. Безопасный вариант без изменения конфигурации — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Самостоятельно править типовой макет не стоит: при обновлении изменения могут быть утеряны.
Обязательно ли печатать листки на бумаге?
Нет. Форма выдачи — бумажная или электронная — определяется локальными актами организации. Если внутренними документами предусмотрена электронная отправка, например через кабинет сотрудника или на корпоративную почту, печатать листки не требуется.