Где в 1С Зарплата найти расчетные листы и как их распечатать

Расчетный листок — обязательный документ, который работодатель должен выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) расчетные листы формируются автоматически на основании начислений, удержаний и выплат, но найти их бывает непросто: они доступны сразу из нескольких мест программы, и состав листка зависит от настроек.

Основная точка входа — раздел «Зарплата», где находится отчет «Расчетные листки». Кроме того, листок можно распечатать прямо из документа «Начисление зарплаты и взносов», из ведомости на выплату и из карточки сотрудника. Ниже разобраны все способы, настройки и типичные проблемы.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1, как в локальной, так и в облачной поставке. В «1С:Бухгалтерии» расчетные листки тоже есть, но расположены иначе — этому посвящен отдельный раздел.

Где находится отчет «Расчетные листки» в 1С:ЗУП

Главный способ получить расчетные листы по всем сотрудникам сразу — отчет. Откройте раздел «Зарплата» в панели разделов слева и в группе «Отчеты, справки» выберите «Расчетные листки». Откроется форма отчета, где нужно указать период (обычно месяц начисления) и при необходимости выбрать организацию или подразделение.

После нажатия кнопки «Сформировать» программа выведет расчетные листки по всем сотрудникам, у которых в указанном периоде были начисления или выплаты. Каждый листок содержит составные части зарплаты (оклад, премии, надбавки), удержания (НДФЛ, алименты, займы), выплаченные суммы и долги на начало и конец периода.

Если пункт «Расчетные листки» не виден в меню, проверьте права пользователя: отчет доступен ролям расчетчика и кадровика-расчетчика. Также отчет можно найти через общий список: раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» или через строку поиска в главном меню (команда «Найти» по слову «расчетные»).

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Расчетные листки»
2. 2
   Укажите месяц начисления и организацию
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав листков
4. 4
   Нажмите «Печать» или сохраните в PDF через «Файл → Сохранить»

Печать расчетного листка из документов начисления и выплаты

Когда нужен листок по конкретному расчету, удобнее печатать его прямо из документа. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов»), нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Расчетные листки». Программа сформирует листки по сотрудникам, включенным в этот документ.

Аналогичная возможность есть в ведомостях на выплату: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика». Из ведомости печатаются листки по сотрудникам, которым выплачивалась зарплата, — это удобно, когда листки выдают именно в день выплаты, как требует порядок выдачи.

Листок по одному сотруднику

Если сотрудник попросил листок лично, откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), найдите нужного человека и в карточке нажмите «Печать» → «Расчетный листок», либо используйте отчет «Расчетные листки» с отбором по этому сотруднику. Второй способ гибче: можно выбрать произвольный период, включая несколько месяцев.

Настройка состава расчетного листка

Стандартный макет листка не всегда устраивает: кому-то нужны детальные отработанные дни и часы, кому-то — расшифровка НДФЛ или компактный вариант без лишних строк. Состав отчета меняется кнопкой «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант») в форме отчета «Расчетные листки».

В настройках доступны группировки (по организациям, подразделениям, сотрудникам), отборы (например, только одно подразделение или конкретный сотрудник) и выводимые поля. На вкладке «Дополнительные настройки» можно включить или отключить вывод сведений об отработанном времени, разбивку по периодам и другие параметры.

Готовый вариант настройки сохраните через «Еще» → «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново каждый месяц. Сохраненный вариант появится в списке отчетов раздела «Зарплата».

Маршрут решения

Какой способ печати выбрать

Нужны листки по всем сотрудникам за месяцИспользуйте отчет «Расчетные листки» в разделе «Зарплата»

Нужны листки только по конкретному начислениюПечатайте из документа «Начисление зарплаты и взносов» через кнопку «Печать»

Листки выдаются вместе с выплатойПечатайте из ведомости на выплату

Нужен листок одного сотрудника за несколько месяцевИспользуйте отчет с отбором по сотруднику и произвольным периодом

Как отправить расчетные листы сотрудникам электронно

Бумажная раздача листков в крупной компании трудоемка, поэтому в ЗУП предусмотрена электронная выдача. В программе есть механизм публикации расчетных листков в личных кабинетах сотрудников через сервис «1С:Кабинет сотрудника»: листки публикуются прикладным решением, а сотрудники просматривают их с телефона или компьютера и подтверждают ознакомление.

Для массовой отправки по почте используйте в отчете «Расчетные листки» кнопку сохранения/отправки: листки можно выгрузить в PDF с разбивкой по файлам (по одному на сотрудника) и вложить в рассылку. Учтите, что расчетный листок содержит персональные данные и сведения о доходах — пересылать их по открытой почте без согласования с внутренними регламентами небезопасно.

Где расчетные листы в 1С:Бухгалтерии

Если зарплата ведется в «1С:Бухгалтерии» (редакция 3.0), а не в ЗУП, путь другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». Отчет формируется по организации за выбранный месяц.

Также листок печатается из документа «Начисление зарплаты»: кнопка «Печать» → «Расчетные листки». Функциональность отчета в бухгалтерской конфигурации проще, чем в ЗУП: меньше вариантов группировки и детализации, но базовый состав — начисления, удержания, выплаты и задолженность — присутствует полностью.

Где печатать листки: ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП 3.1

Отчет «Расчетные листки» в разделе «Зарплата», печать из начислений и ведомостей, кабинет сотрудника. Полная детализация и гибкие настройки.

1С:Бухгалтерия 3.0

Отчет в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате», печать из документа «Начисление зарплаты». Проще настройки, базовый состав.

Проверка правильности расчетного листка

Перед выдачей листков сверьте ключевые суммы. Итог начислений в листке должен совпадать с суммой документа «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц, а сумма к выплате — с итогом ведомостей. НДФЛ в листке сверяется с отчетом «Анализ НДФЛ» или регистром налогового учета.

Обратите внимание на строки долга на начало и конец месяца. Если за организацией числится долг, который фактически выплачен, проверьте, все ли ведомости проведены и не зависла ли выплата без документа. Несовпадение сальдо — самый частый повод для вопросов сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить расчетный листок

Итог начислено

Норма

Совпадает с суммой документа начисления зарплаты

Тревожный признак

Есть документы начисления, не попавшие в листок (премии, больничные)

Сумма к выплате

Норма

Совпадает с итогом ведомостей на выплату

Тревожный признак

Ведомость не проведена или выплата отражена другим месяцем

НДФЛ

Норма

Совпадает с анализом НДФЛ за период

Тревожный признак

Есть пересортица по датам получения дохода

Долг на конец месяца

Норма

Равен невыплаченной части зарплаты

Тревожный признак

Зависшая сумма при полностью выплаченной зарплате

Типичные проблемы и частые ошибки

Самая распространенная жалоба — «в листке пусто» или «нет сотрудника». Причины почти всегда одинаковы: не проведен документ начисления, выбран неправильный период отчета (листки формируются по месяцу начисления, а не по дате выплаты) или сотрудник работает в другой организации, а в отборе указана не та.

Вторая группа проблем — состав листка. Если в листке не видно премии или больничного, проверьте, тем ли месяцем начисления они проведены: разовые начисления попадают в листок того месяца, которым зарегистрирован документ. Перерасчеты прошлых периодов отобразятся в текущем листке отдельными строками — это норма, а не ошибка.

Часто задаваемые вопросы

Почему в расчетном листке не видно сотрудника?

Чаще всего документ начисления зарплаты за этот месяц не проведен, либо сотрудник оформлен в другую организацию. Также проверьте отбор отчета: если установлен фильтр по подразделению, сотрудники других подразделений не попадут в выборку.

Можно ли сформировать расчетный листок за несколько месяцев сразу?

Да. В отчете «Расчетные листки» укажите произвольный период, например квартал или год. Листок покажет данные суммарно или с разбивкой по месяцам — в зависимости от настроек группировки в варианте отчета.

Как добавить в листок отработанные дни и часы?

Откройте настройки отчета «Расчетные листки» и на вкладке дополнительных настроек включите вывод данных об отработанном времени. В типовом варианте отчета эти сведения обычно присутствуют, но могут быть отключены в пользовательском варианте.

Обязательно ли выдавать расчетный листок на бумаге?

Трудовой кодекс требует извещать сотрудника о составных частях зарплаты, но допускает электронную форму, если она предусмотрена трудовым или коллективным договором. На практике используют личный кабинет сотрудника или корпоративную почту, закрепив порядок локальным актом.

Расчетный листок не совпадает с расходным ордером на выплату. Что проверить?

Сверьте месяц начисления в листке и месяц выплаты в ведомости: аванс, отпускные и расчет при увольнении могут относиться к разным периодам. Также проверьте, нет ли у сотрудника удержаний (займы, алименты), которые уменьшают выплату относительно начисленной суммы.