Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Где в 1С:Зарплата посмотреть среднесписочную численность
Где в 1С:Зарплата и управление персоналом посмотреть среднесписочную численность: отчёты, настройки, проверка расчёта и типичные ошибки при формировании.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в Росстат, подтверждения права на льготы и спецрежимы, а также для внутренней аналитики. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но найти его с первого раза удаётся не всем — отчёты разбросаны по разделам, а названия различаются в зависимости от версии конфигурации.
Основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность сотрудников» в разделе «Кадры» (или «Отчёты, справки»). Он строится по данным приёмов, увольнений и переводов, поэтому корректность цифры напрямую зависит от того, насколько полно и своевременно ведётся кадровый учёт в программе.
Ниже разобраны конкретные пути к отчёту в разных версиях ЗУП, настройки, влияющие на результат, способы проверки расчёта и типичные ошибки, из-за которых численность «не сходится» с реальной.
Где находится отчёт по среднесписочной численности в ЗУП 3.1
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 основной путь такой: откройте раздел «Кадры» в верхней панели, затем пункт «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Среднесписочная численность сотрудников». Если список длинный, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части списка отчётов.
Альтернативный путь — раздел «Отчёты, справки», где отчёты сгруппированы по назначению. Там же находится и связанный отчёт «Численность и текучесть кадров», который показывает среднесписочную численность вместе с движением персонала.
После открытия отчёта укажите период (месяц, квартал, год), при необходимости — организацию и подразделение, затем нажмите «Сформировать». Программа покажет среднесписочную численность по месяцам внутри периода и итоговое значение.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Найдите отчёт «Среднесписочная численность сотрудников»
- 3Задайте период и при необходимости организацию
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение
- 5При расхождениях проверьте кадровые документы за период
Как настроить отчёт и что влияет на расчёт
Кнопка «Настройки» в форме отчёта открывает варианты группировки и отбора. Можно развернуть численность по подразделениям, должностям или видам занятости, вывести отдельно внешних совместителей и сотрудников по договорам ГПХ — по правилам статистики они в среднесписочную численность, как правило, не включаются, но для внутреннего анализа такая детализация полезна.
На расчёт влияют кадровые события: приёмы, увольнения, отпуска без сохранения, отпуска по беременности и по уходу за ребёнком. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком по общим правилам не включаются в ССЧ — программа учитывает это автоматически, если отпуска оформлены корректными документами, а не просто отсутствием в табеле.
Если в отчёте видны неожиданные дробные значения — это нормально: сотрудники на неполной ставке и работавшие неполный месяц учитываются пропорционально. Округление до целых выполняется уже при выдаче итогового показателя для отчётности.
Среднесписочная численность для отчётности в Росстат и ФНС
Для официальной отчётности одного кадрового отчёта недостаточно — нужны регламентированные формы. В ЗУП они находятся в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Там формируются статистические формы (например, П-4), куда среднесписочная численность подтягивается автоматически из учётных данных.
Сведения о среднесписочной численности для налоговой теперь подаются в составе расчёта по страховым взносам — на титульном листе РСВ есть соответствующее поле. При формировании РСВ в 1С показатель заполняется автоматически, но его стоит сверить с кадровым отчётом, особенно если в течение года были реорганизации или массовые движения персонала.
Перед отправкой отчётности сравните цифру в форме с отчётом «Среднесписочная численность сотрудников» за тот же период. Совпадение — признак того, что кадровый учёт и регламентированная отчётность используют одни и те же данные.
Где смотреть численность в других версиях 1С
В 1С:ЗУП 2.5 отчёт называется «Среднесписочная численность» и находится в меню «Отчёты» на рабочем столе или через «Предприятие» → «Отчёты». Интерфейс там иной, но логика та же: период, организация, кнопка формирования.
В 1С:Бухгалтерии 8 (если зарплата ведётся там) прямого отчёта по ССЧ в типовой поставке может не быть — показатель рассчитывается при заполнении регламентированной отчётности (РСВ, статистические формы). Для оперативного просмотра бухгалтеры часто используют список сотрудников с отбором по датам или универсальный отчёт по регистрам кадровых данных.
В 1С:КАМИН:Зарплата и отраслевых решениях путь отличается, поэтому ориентируйтесь на раздел кадровых отчётов и поиск по слову «среднесписочная» — в большинстве конфигураций отчёт с таким названием присутствует.
Сравнение вариантов
Подходит для оперативного просмотра и анализа по подразделениям; не является официальной формой для сдачи.
Нужна для сдачи в Росстат и ФНС; заполняется автоматически, но требует актуальных обновлений форм.
Удобен, когда вместе с ССЧ нужно видеть приёмы и увольнения; избыточен для простой справки.
Как проверить правильность расчёта
Простейший способ верификации — выгрузить списочный состав на начало и конец периода (отчёт «Списки сотрудников» или «Списочный состав») и сопоставить со среднесписочной. Если в течение месяца движения персонала почти не было, ССЧ должна быть близка к списочной численности.
Для точечной проверки возьмите один месяц и одно подразделение, сформируйте отчёт с детализацией по сотрудникам (если вариант отчёта это позволяет) и проследите, как каждый сотрудник повлиял на итог. Сотрудник, принятый в середине месяца, должен дать примерно половину «единицы».
Обратите внимание на сотрудников с незавершёнными кадровыми событиями: непроведённый приём или увольнение «задним числом» искажают расчёт. Перед формированием отчёта для официальной сдачи имеет смысл пройтись по журналу кадровых документов и убедиться, что все они проведены.
Как проверить результат
Близка к списочной численности на конец месяца
Существенно ниже — возможны непроведённые приёмы или лишние увольнения
Не входят в ССЧ
Входят — отпуск оформлен некорректным документом
Исключены из ССЧ
Включены — проверьте вид занятости в карточке сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая причина неверной ССЧ — оформление отпусков «просто табелём» без кадрового документа. Программа считает численность по кадровым данным, а не по фактическому отсутствию, поэтому сотрудница в декрете без документа «Отпуск по уходу за ребёнком» продолжит попадать в расчёт.
Вторая ошибка — работа в разрыве периодов: отчёт формируют за год, а кадровые документы декабря ещё не проведены. Итог занижается, и расхождение всплывает уже при сдаче отчётности.
Ограничение типового отчёта — он не заменяет официальную статистическую форму. Для сдачи в Росстат всегда используйте регламентированные отчёты с актуальными обновлениями, а кадровый отчёт применяйте как инструмент контроля.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП смотрится в отчёте «Среднесписочная численность сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Для официальной сдачи используйте регламентированные формы в «1С-Отчётности». Корректность цифры зависит от своевременного проведения кадровых документов и правильного оформления отпусков.
Часто задаваемые вопросы
Почему в отчёте дробное число сотрудников?
Среднесписочная численность — расчётный показатель: сотрудники на неполной ставке и те, кто проработал часть месяца, учитываются пропорционально отработанному времени. Дробное значение внутри периода — норма, округление до целых применяется для итоговой отчётности.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, по правилам статистики внешние совместители в ССЧ не включаются, и ЗУП учитывает это автоматически. Если совместитель попал в расчёт, проверьте вид занятости в его карточке — возможно, он ошибочно оформлен как внутренний совместитель или основной сотрудник.
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте три вещи: выбрана ли нужная организация в шапке отчёта, проведены ли документы приёма на работу за указанный период и не установлен ли фильтр по подразделению, в котором никого нет. Чаще всего причина — в одном из этих трёх пунктов.
Чем отличается списочная численность от среднесписочной?
Списочная — это количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учётом приёмов, увольнений и исключаемых категорий (например, сотрудниц в отпуске по уходу за ребёнком). Для отчётности используется именно среднесписочная.
Где посмотреть ССЧ, если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии?
Отдельного кадрового отчёта там может не быть — показатель рассчитывается при заполнении регламентированной отчётности, например на титульном листе РСВ. Для оперативной оценки используйте список сотрудников с отбором по датам приёма и увольнения.
Нужно ли обновлять конфигурацию для корректного расчёта ССЧ?
Сам алгоритм расчёта меняется редко, но формы регламентированной отчётности обновляются регулярно. Если вы сдаёте статистику или РСВ, поддерживайте конфигурацию в актуальном состоянии — иначе есть риск сдать отчёт по устаревшей форме.