Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Где в 1С Зарплата найти графики работы сотрудников
Где в 1С ЗУП находятся графики работы сотрудников: путь в меню, создание сменного графика, назначение работнику, проверка расчёта зарплаты и типичные ошибки.
Графики работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это справочник, от которого напрямую зависит расчёт оклада, оплаты по среднему, табеля и нормы времени. Если график задан неверно или сотруднику назначен не тот вариант, программа посчитает зарплату по чужой норме часов, и ошибку придётся искать уже в расчётном листке. Поэтому важно знать, где именно в интерфейсе лежит этот справочник и как проверить его корректность.
Основной путь одинаков для большинства релизов ЗУП 3.1: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В некоторых конфигурациях с ограниченными правами тот же справочник доступен через раздел «Кадры» или «Зарплата» — зависит от настроенного профиля пользователя. Найти справочник можно и через строку поиска в правом верхнем углу: достаточно набрать «графики работы».
Где находится справочник графиков работы
Откройте главное меню программы и перейдите в раздел «Настройка». В группе «Предприятие» или «Сотрудники» (в зависимости от версии интерфейса) находится ссылка «Графики работы сотрудников». Откроется список всех созданных графиков: обычно там уже есть типовая «Пятидневка», созданная при первоначальном заполнении программы.
Если раздел «Настройка» недоступен, значит у вашей учётной записи нет прав на изменение настроек учёта. В этом случае графики можно просматривать через карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → поле «График работы»), но редактировать их сможет только пользователь с ролью администратора или настройщика кадрового учёта.
Ещё один быстрый способ — полнотекстовый поиск. Нажмите на значок лупы в правой части панели разделов или используйте сочетание клавиш поиска по меню и введите «график». Программа покажет все связанные объекты: сам справочник, отчёт «График работы сотрудников» и документы, где график используется.
Какие типы графиков можно создать
При создании нового графика программа предлагает заполнить параметры: способ задания (по дням недели, по циклам произвольной длины), длительность рабочего дня, время начала и окончания, перерывы, а также учёт праздничных дней. От этих настроек зависит, как ЗУП будет считать норму времени при расчёте зарплаты.
Типовые варианты, которые чаще всего встречаются на практике: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневка, сменные графики «два через два» или «сутки через трое», скользящие графики с плавающими выходными. Для сменных режимов важно указать количество смен и расписание каждой смены отдельно — программа поддерживает работу в ночное время с автоматическим выделением ночных часов.
Для сотрудников с неполным рабочим временем создаётся отдельный график с уменьшенной длительностью дня или недели. При его настройке обязательно установите признак «Считать норму по другому графику» и укажите базовый (обычно пятидневку) — тогда оклад будет рассчитываться пропорционально отработанной доле ставки.
Выбор способа задания графика
Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированными выходными. Простая настройка, но не работает для сменных режимов.
Для графиков «два через два», «сутки через трое» и т.п. Требует указать дату отсчёта цикла — ошибка в ней сдвинет весь график.
Когда расписание нерегулярное: задаётся базовое правило, затем отдельные дни правятся вручную в табеле или через индивидуальные графики.
Как создать новый график: пошаговый порядок
Создание графика выполняется один раз, после чего он используется для любого количества сотрудников. Прежде чем заводить новый, проверьте список существующих — часто нужный график уже есть, но называется иначе, и дублирование приведёт к путанице в отчётах.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать».
- 2Укажите наименование, понятное кадровику и расчётчику, например «Смена 2/2 по 11 часов».
- 3Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклу, задайте длительность смен и перерывы.
- 4Для сменных графиков включите работу в ночное время и проверьте границы ночных часов.
- 5Убедитесь, что включён учёт праздничных дней из производственного календаря.
- 6Нажмите «Записать», затем проверьте заполнение календаря на ближайшие месяцы кнопкой просмотра графика.
После записи обязательно откройте визуальное представление графика — календарную сетку. Пролистайте несколько месяцев вперёд: переходы через месяцы и годы — самое частое место ошибок в циклических графиках. Если смена «поплыла» после 31 декабря, обычно причина в неверно указанной дате отсчёта цикла.
Как назначить график сотруднику и изменить его
Сам по себе график в справочнике ни на что не влияет — он начинает работать только после назначения сотруднику. При первичном трудоустройстве график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если поле оставить пустым, программа подставит график по умолчанию из настроек организации, что не всегда корректно.
Смена режима работы действующего сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе на вкладке изменяемых условий отметьте изменение графика и выберите новый. Дата документа определяет, с какого дня расчёт пойдёт по новой норме времени.
Временные отклонения — например, сотрудник на месяц переведён на другой режим — оформляются документом «Индивидуальный график» из раздела «Зарплата» или «Кадры». Это удобнее, чем кадровый перевод туда-обратно, и не засоряет кадровую историю. Индивидуальный график действует только на указанный месяц.
Как проверить, что график работает правильно
Первичная проверка — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Отчёты, справки». Сформируйте его по сотруднику за текущий месяц: количество рабочих дней и часов должно совпадать с ожидаемым режимом. Расхождение с производственным календарём для пятидневки почти всегда означает, что в графике не обновлён учёт праздников.
Вторая контрольная точка — расчёт зарплаты. В документе «Начисление зарплаты и взносов» по сотруднику с окладом раскройте детализацию расчёта: программа покажет норму дней и часов по графику. Если сотрудник отработал месяц полностью, а сумма меньше оклада, проверьте, не назначен ли ему график неполного времени или не подтянулась ли чужая норма.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или ожидаемым сменным режимом
Норма отличается без видимой причины — проверьте праздники и дату отсчёта цикла
Сумма равна окладу при полностью отработанной норме
Сумма меньше оклада — вероятно, неверный график или настройка неполного времени
Ночные часы выделяются отдельно и доплачиваются
Вся смена считается дневной — не включён учёт ночного времени
Отдельно стоит проверить ситуацию после ежегодного обновления производственного календаря. ЗУП при обновлении переносит праздничные дни в графики, но если график создавался вручную с нестандартными переносами выходных, автоматика может не сработать — такие графики нужно пересматривать в начале каждого года.
Типичные ошибки при работе с графиками
Большинство проблем с расчётом зарплаты, которые пользователи приписывают «глюкам программы», на деле сводятся к нескольким повторяющимся ошибкам в графиках. Знание этого списка экономит часы поиска причины расхождений.
Отдельная группа ошибок связана с правами доступа: кадровик видит график в карточке сотрудника, но не может открыть сам справочник, и пытается «исправить» ситуацию индивидуальными графиками каждый месяц. Это признак того, что нужно запросить у администратора доступ к настройке графиков, а не плодить разовые документы.
Когда графика недостаточно: связанные инструменты
График задаёт плановое время, но фактическое учитывается другими документами. Если у сотрудника были отсутствия (отпуск, больничный, командировка), они вводятся своими документами и автоматически вычитаются из нормы графика при расчёте. Вручную править табель в таких случаях не нужно — это создаёт двойной учёт.
Для подразделений с суммированным учётом рабочего времени одного графика мало: потребуется включить соответствующий режим в настройках учётной политики зарплаты и задать учётный период. Только тогда переработки и недоработки внутри периода будут корректно определяться при расчёте.
Что важно запомнить
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Назначение выполняется через «Приём на работу» или «Кадровый перевод», временные изменения — документом «Индивидуальный график». Корректность проверяется табелем Т-13 и детализацией начисления оклада, а редактировать график задним числом нельзя.
Частые вопросы
Почему у меня нет пункта «Графики работы сотрудников» в меню «Настройка»?
Скорее всего, у вашей учётной записи ограниченные права — справочник доступен пользователям с ролями настройки кадрового учёта. Обратитесь к администратору базы за расширением прав или попросите создать нужный график. Просмотр назначенного графика доступен через карточку сотрудника.
Как изменить график сотруднику с середины месяца?
Оформите «Кадровый перевод» с датой начала нового режима. Программа разделит месяц на два периода: до даты перевода норма считается по старому графику, после — по новому. Зарплата за такой месяц рассчитывается пропорционально отработанному времени в каждом периоде.
Нужно ли создавать отдельный график для сотрудника на 0,5 ставки?
Да, если он работает сокращённое время. Создайте график с уменьшенной длительностью (например, 4 часа в день) и в его настройках укажите расчёт нормы по основному графику. Альтернатива — оставить пятидневку и указать долю ставки в приёме на работу, но тогда табель будет показывать полные дни.
Что делать, если после обновления программы норма времени изменилась?
Проверьте производственный календарь (раздел «Настройка») — обновление могло изменить переносы праздничных дней, и графики, зависящие от него, пересчитались автоматически. Если расхождение касается уже рассчитанных периодов, не перепроводите старые документы без необходимости: сначала оцените, повлияет ли пересчёт на выплаченные суммы.
Можно ли скопировать график, чтобы не настраивать заново?
Да, в списке графиков доступно копирование существующего элемента стандартной командой. Скопируйте ближайший по параметрам график, измените наименование и отличающиеся настройки, затем обязательно проверьте календарное заполнение — при копировании переносятся и возможные ошибки исходника.
Как оформить разовое изменение режима без смены графика?
Используйте документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры»). Он действует на один указанный месяц и переопределяет рабочие дни конкретного сотрудника, не меняя основной график и не создавая кадровых переводов. После окончания месяца расчёт автоматически вернётся к штатному графику.