Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Где в 1С найти штатных сотрудников
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти список штатных сотрудников: справочники, отчёты по штатной расстановке, отборы и проверка расхождений.
Вопрос «где в 1С найти штатных сотрудников» возникает у кадровиков и бухгалтеров в нескольких ситуациях: нужно сверить список работающих с штатным расписанием, подготовить данные для отчётности или проверить, кто оформлен в организации на конкретную дату. Ответ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3 списки сотрудников находятся в разных местах, а понятие «штатный сотрудник» вообще может трактоваться по-разному.
Под штатными сотрудниками обычно понимают работников, принятых на должности, предусмотренные штатным расписанием, — в отличие от совместителей внешних, сотрудников по договорам ГПХ или временно переведённых. В 1С эта информация хранится в справочнике «Сотрудники» и в данных о кадровых переводах, а удобнее всего смотреть её через специализированные отчёты.
Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях, способы отбора нужного списка, проверка расхождений со штатным расписанием и типичные ошибки, из-за которых сотрудник «теряется» в программе.
Где находится список сотрудников в 1С:ЗУП 8.3
Основная точка входа — раздел «Кадры» на панели разделов. В нём откройте пункт «Сотрудники»: откроется справочник со списком всех физических лиц, когда-либо оформленных в организации. По умолчанию в списке могут отображаться и уволенные, и сотрудники по договорам ГПХ, поэтому список нужно отфильтровать.
Чтобы увидеть только работающих, используйте кнопку «Ещё» → «Настроить список» или стандартную панель отбора. Установите отбор по полю «Дата увольнения» — пустое значение означает, что сотрудник не уволен. Во многих типовых настройках уже есть быстрый отбор «Работающие сотрудники» в шапке списка.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» или используйте панель быстрого отбора.
- 3Добавьте отбор: «Дата увольнения» — «Не заполнено».
- 4При необходимости добавьте отбор по организации и подразделению.
- 5Проверьте итоговое количество строк внизу списка.
Отдельно стоит помнить про справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии). Одно физическое лицо может иметь несколько записей в справочнике «Сотрудники» — например, основное место работы и внутреннее совместительство. Если считаете численность по справочнику сотрудников, внутренние совместители дадут задвоение.
Как посмотреть штатную расстановку через отчёты
Список справочника показывает всех оформленных, но не отвечает на вопрос, кто занимает какую штатную позицию. Для этого в 1С:ЗУП предусмотрены кадровые отчёты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Ключевой отчёт — «Штатная расстановка» (в некоторых релизах — «Штатное расписание» с вариантом «Штатная расстановка»).
Отчёт показывает все позиции штатного расписания на выбранную дату: подразделение, должность, количество ставок, занятые и свободные ставки, ФИО занимающих позицию сотрудников. Именно здесь видно, кто является «штатным» — то есть принят на позицию, включённую в утверждённое штатное расписание.
Дополнительные полезные отчёты в том же разделе: «Списочный состав» (численность по категориям), «Остатки отпусков», «Сотрудники организаций». Если штатное расписание в программе не ведётся, отчёт «Штатная расстановка» будет пустым — тогда ориентируйтесь на справочник сотрудников и кадровые документы.
Где найти сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП. Список сотрудников открывается через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Здесь же доступны документы «Приём на работу» и «Увольнение», по которым формируется кадровая история.
Для сводной картины по численности используйте отчёты: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Список сотрудников» или «Штатное расписание» (доступность зависит от релиза и настроек учётной политики). В бухгалтерии функциональность штатного расписания ограничена, поэтому для полноценной штатной расстановки программа подходит хуже, чем ЗУП.
Если в вашей организации зарплата считается в ЗУП, а в бухгалтерию выгружаются только проводки, актуальный список штатных сотрудников смотрите именно в ЗУП — в бухгалтерии данные могут быть неполными или устаревшими после обмена.
Где смотреть список в разных конфигурациях
Кадры → Сотрудники и отчёт «Штатная расстановка». Полные кадровые данные, ставки, история переводов. Подходит для точного ответа.
Зарплата и кадры → Сотрудники. Достаточно для простого списка, но штатное расписание ограничено.
Пути отличаются; ищите справочник «Сотрудники» в разделе кадров или зарплаты и отчёты со словом «штат» в названии.
Как отличить штатных сотрудников от совместителей и ГПХ
В справочнике «Сотрудники» у каждой записи есть вид занятости: основное место работы, внутреннее совместительство, внешнее совместительство. Чтобы получить именно штатных сотрудников в узком смысле, отберите записи с видом занятости «Основное место работы» и незаполненной датой увольнения.
Работники по договорам ГПХ в ЗУП могут отображаться в общем списке сотрудников, но они не входят в списочный состав и не занимают штатные ставки. В отчёте «Штатная расстановка» они не показываются вовсе, а в отчёте «Списочный состав» учитываются отдельной категорией.
Как проверить корректность списка
Совпадает со списочной численностью по отчёту «Списочный состав»
Расхождение — есть неоформленные увольнения или дубли сотрудников
Сумма занятых ставок равна сумме ставок работающих сотрудников
Сотрудник работает, но ставка не занята — приём оформлен без штатной позиции
Одно физлицо — одна запись с основным местом работы
Несколько записей «основное место» у одного человека
Что делать, если сотрудник не отображается в списке
Типичная ситуация: человек работает, но в списке его нет. Причины почти всегда одни и те же. Первая — сброшенный или, наоборот, лишний отбор: проверьте панель отборов и сбросьте настройки списка через «Ещё» → «Установить стандартные настройки». Вторая — приём на работу оформлен другой организацией, если в базе ведётся несколько юрлиц: переключите отбор по организации.
Третья причина — документ приёма создан, но не проведён, либо сотрудник заведён как физическое лицо без кадрового документа. Откройте журнал «Приёмы на работу» (Кадры → Приёмы) и проверьте статус документа. Четвёртая — недостаточно прав: пользователю с ролью только «Бухгалтер» часть кадровых данных может быть недоступна, тогда список будет неполным без какого-либо предупреждения.
Как выгрузить и сверить список со штатным расписанием
Для сверки удобно выгрузить оба списка в табличный документ. Из справочника «Сотрудники» — через «Ещё» → «Вывести список», из отчёта «Штатная расстановка» — стандартным сохранением в файл. Далее списки сравнивают по табельным номерам или ФИО в электронных таблицах.
Расхождения обычно трёх видов: сотрудник есть, но позиции в штатном расписании нет (приём оформлен вне штатки); позиция занята, но сотрудник уволен (увольнение не проведено или проведено задним числом с ошибкой); количество ставок не сходится (человек принят на 0,5 ставки, а в штатке стоит целая). Каждое расхождение исправляется кадровым документом, а не ручной правкой справочника.
Короткий маршрут в зависимости от задачи
Если нужен просто список работающих — достаточно справочника с отбором. Если нужна привязка к ставкам и подразделениям — только отчёт «Штатная расстановка». Если готовите данные для госорганов — используйте «Списочный состав», потому что он считает численность по правилам статистики, исключая внешних совместителей и ГПХ.
Как выбрать действие
Перед массовой сверкой за большой период сделайте архивную копию информационной базы. Это стандартная мера предосторожности при любых операциях с кадровыми данными, особенно если планируется исправление документов задним числом.
Что важно запомнить
Список сотрудников — в разделе «Кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры»). Штатная расстановка с привязкой к ставкам — в кадровых отчётах. Для точного результата всегда применяйте отборы по увольнению, виду занятости и организации, а расхождения со штатным расписанием исправляйте кадровыми документами, а не вручную.
Частые вопросы
Почему в списке сотрудников отображаются уволенные?
Потому что справочник «Сотрудники» хранит все записи за всю историю работы организации — это нормально, записи удалять нельзя, они нужны для отчётности прошлых периодов. Чтобы видеть только работающих, установите отбор по пустой дате увольнения или включите стандартный отбор «Работающие» в шапке списка.
Чем «Списочный состав» отличается от «Штатной расстановки»?
«Штатная расстановка» показывает позиции штатного расписания и тех, кто их занимает, с разбивкой по ставкам. «Списочный состав» считает численность работников по категориям на дату или за период и нужен в первую очередь для статистической и налоговой отчётности. Для кадровой сверки используйте первый, для численности — второй.
Как найти сотрудника, если работают несколько организаций в одной базе?
В списке сотрудников добавьте колонку «Организация» или установите отбор по нужному юрлицу. Поиск по фамилии без отбора по организации находит человека в любой из организаций базы, но в отчётах организацию нужно указывать явно, иначе данные смешаются.
Можно ли посмотреть штатных сотрудников на прошлую дату?
Да. Отчёт «Штатная расстановка» формируется на любую выбранную дату — укажите её в параметрах отчёта. В справочнике «Сотрудники» для этого используйте отбор по условию: дата приёма не позже нужной даты и дата увольнения пустая или позже неё. Для массовой выборки задним числом удобнее именно отчёт.
Почему отчёт «Штатная расстановка» пустой?
Наиболее вероятная причина — в настройках программы отключено ведение штатного расписания либо оно включено, но само штатное расписание не утверждено документом. Проверьте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и наличие проведённого документа «Утверждение штатного расписания». Без утверждённой штатки отчёт не сможет показать ни позиции, ни занятые ставки.
Где посмотреть сотрудников по договорам ГПХ?
В ЗУП договорённости ГПХ оформляются отдельными документами («Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от релиза), а список таких лиц виден в справочнике «Сотрудники» с соответствующим видом договора. В списочный состав и штатную расстановку они не включаются — для их анализа используйте отчёты по договорам ГПХ или журнал документов договоров.