Как создать сотрудника в 1С:ЗУП

Карточка сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом — это центральный объект кадрового учёта: без неё нельзя оформить приём на работу, начислить зарплату, рассчитать отпуск или сформировать отчётность в фонды. Ошибки на этапе создания сотрудника приводят к сбоям в расчёте НДФЛ, страховых взносов и персонифицированной отчётности, поэтому заполнять карточку нужно аккуратно и по документам.

Создать сотрудника в ЗУП можно двумя путями: напрямую через справочник «Сотрудники» или вместе с кадровым документом «Приём на работу». Оба способа приводят к одному результату, но второй удобнее, когда нового человека сразу нужно оформить в штат.

Ниже разобраны оба варианта, порядок заполнения полей, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых сотрудник «не виден» в расчётах или отчётах.

Где находится справочник сотрудников и что подготовить заранее

Справочник сотрудников находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». В типовой конфигурации доступ к нему есть у пользователей с ролями кадровика и расчётчика. Если раздел не отображается, проверьте права пользователя или настройки интерфейса.

Перед созданием карточки подготовьте данные по документам нового работника:

• ФИО полностью и дата рождения — по паспорту;
• СНИЛС и ИНН — по соответствующим свидетельствам или выпискам;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• адрес регистрации и фактического проживания;
• реквизиты для перечисления зарплаты, если применяется зарплатный проект;
• сведения об инвалидности, льготах, вычетах — при наличии.

Также заранее проверьте, что в программе созданы организация, подразделение и должность, на которую принимается человек. Если штатное расписание ведётся, потребуется позиция штатного расписания.

Создание сотрудника через справочник «Сотрудники»

Это базовый способ, подходящий, когда карточку нужно завести заранее, а приём оформить позже. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. В поле «ФИО» введите фамилию, имя и отчество полностью. Программа автоматически подставит ФИО в поле «Наименование».
4. Выберите организацию, если в базе их несколько.
5. Укажите пол и дату рождения.
6. Заполните СНИЛС и ИНН в соответствующих полях.
7. Нажмите «Записать», чтобы зафиксировать карточку.

После записи в верхней части карточки станут доступны гиперссылки на дополнительные данные: «Личные данные», «Адреса, телефоны», «Документы, удостоверяющие личность», «Семья», «Образование», «Страховые взносы» и другие. Каждый раздел открывается отдельной формой.

Обратите внимание: сотрудник, созданный без документа приёма на работу, существует в справочнике, но не числится в штате. В списке сотрудников такие карточки можно отфильтровать по статусу.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
2. 2
   Введите ФИО, пол, дату рождения
3. 3
   Укажите СНИЛС и ИНН по документам
4. 4
   Заполните паспортные данные и адреса через гиперссылки
5. 5
   Запишите карточку и оформите «Приём на работу»

Заполнение личных данных и документов

Блок личных данных критичен для отчётности. Откройте гиперссылку «Личные данные» и проверьте ФИО, дату рождения, пол. Здесь же при необходимости указывается гражданство — для иностранных работников это влияет на статус для расчёта НДФЛ и взносов.

В разделе «Документы, удостоверяющие личность» укажите вид документа (обычно «Паспорт гражданина РФ»), серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Эти сведения попадают в отчёты в СФР и ФНС. Если у сотрудника меняется паспорт, добавьте новый документ с указанием даты, с которой он действует, — история хранится, и отчёты за прошлые периоды сформируются корректно.

Адреса заполняются по классификатору: адрес регистрации и адрес фактического проживания. Адрес регистрации участвует в формировании персонифицированных сведений. Контактные телефоны и email нужны для внутренних целей и уведомлений.

Раздел «Налог на доходы» содержит статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и данные для вычетов. Стандартные вычеты на детей оформляются отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» из раздела «Налоги и взносы».

Создание сотрудника вместе с приёмом на работу

На практике чаще используется вариант, когда карточка создаётся прямо из документа приёма. Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» нажмите «Создать» — откроется упрощённая форма новой карточки. После её заполнения вернитесь в документ.

В документе приёма обязательно укажите:

• дату приёма и организацию;
• подразделение и должность (или позицию штатного расписания);
• вид занятости — основное место работы или совместительство;
• количество ставок и график работы;
• начисления — оклад, надбавки, премии с размерами;
• условия договора, если трудовой договор срочный.

После проведения документа сотрудник считается принятым: он появляется в списках для начисления зарплаты, в табеле и кадровых отчётах. Сформировать печатную форму трудового договора и приказа по форме Т-1 можно прямо из документа по кнопке «Печать».

Маршрут решения

Как выбрать способ

Нужно заранее завести карточку, а оформление будет позжеСоздайте сотрудника через справочник «Кадры» → «Сотрудники»

Человек выходит на работу и нужно сразу оформить приказСоздавайте сотрудника из документа «Приём на работу»

Принимаете нескольких сотрудников одной датойИспользуйте документ «Приёмы на работу» (списочный) или обработку загрузки

Особые ситуации: совместители, дубликаты, иностранцы

Внутреннее совместительство

Если человек уже работает в организации и принимается дополнительно как внутренний совместитель, не создавайте вторую карточку физического лица. В документе приёма выберите вид договора «Внутреннее совместительство» — программа создаст новую строку сотрудника, привязанную к тому же физлицу. НДФЛ и взносы будут считаться суммарно по физлицу, как и требуется.

Дубликаты физических лиц

Частая проблема — дважды заведённый человек с разными написаниями ФИО. Перед созданием воспользуйтесь поиском по СНИЛС или фрагменту фамилии в справочнике «Физические лица» (раздел «Настройка» → «Физические лица»). Если дубликат уже создан, объедините карточки обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание», предварительно сделав резервную копию базы.

Иностранные работники

Для иностранца в личных данных укажите гражданство и статус пребывания (временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий). От статуса зависят тарифы взносов и порядок расчёта НДФЛ. Также вносятся данные патента или разрешения на работу в соответствующем разделе карточки.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания сотрудника и проведения приёма выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника: в шапке должны отображаться текущие подразделение, должность и вид занятости. Если там пусто — документ приёма не проведён или проведён более поздней датой, чем текущая.

Проверьте попадание сотрудника в начисление зарплаты: создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и нажмите «Заполнить» — новый сотрудник должен появиться в табличной части с плановыми начислениями. Заодно сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты».

Если сотрудник не отображается в списке, проверьте отбор в списке справочника: по умолчанию могут скрываться уволенные или непринятые сотрудники. Снимите отбор или измените его условия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

В шапке указаны подразделение, должность, вид занятости

Тревожный признак

Поля пустые — приём не проведён

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется в документ с плановыми начислениями

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в списке заполнения

Кадровый отчёт

Норма

Сотрудник есть в отчёте «Штатные сотрудники» на дату приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет или неверные должность/подразделение

Персональные данные

Норма

СНИЛС и ИНН проходят проверку при подготовке отчётности

Тревожный признак

Программа выдаёт ошибку контроля формата

Частые вопросы

Можно ли создать сотрудника без СНИЛС?

Технически программа позволяет записать карточку без СНИЛС, но сдать персонифицированную отчётность по такому сотруднику не получится. Если СНИЛС отсутствует (например, у иностранца, не оформившего его), сначала организуйте его получение, а в карточке заполните остальные данные.

Как изменить ФИО сотрудника после смены фамилии?

Откройте карточку сотрудника и воспользуйтесь командой изменения ФИО с указанием даты, с которой действует новая фамилия. Программа сохранит историю: документы прошлых периодов останутся со старой фамилией, новые будут формироваться с актуальной.

Почему новый сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» либо дата приёма позже расчётного месяца. Также проверьте, что в приёме указаны плановые начисления и что организация в документе начисления совпадает с организацией приёма.

Нужно ли отдельно создавать физическое лицо?

Нет. При создании сотрудника программа автоматически создаёт связанное физическое лицо. Ручное создание физлица требуется только в особых случаях, например при загрузке данных из внешних систем.

Как удалить ошибочно созданного сотрудника?

Если по сотруднику нет проведённых документов, установите пометку удаления на карточку и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, сначала отмените их проведение. Удаление сотрудника с расчётами за прошлые периоды не допускается — такие карточки оставляют в базе.

Можно ли загрузить сотрудников списком из Excel?

В типовой ЗУП нет штатной обработки загрузки сотрудников из Excel, но есть загрузка данных из других программ 1С (например, при переходе с ЗУП 2.5 или Бухгалтерии). Для массовой загрузки из таблиц используются внешние обработки или помощь специалиста по внедрению.