Как уволить сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется одним кадровым документом «Увольнение», который одновременно прекращает трудовые отношения, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и формирует окончательный расчёт с работником. Ошибки на этом этапе приводят к неверным остаткам отпусков, искажённым отчётам в СФР и лишним начислениям в последующих периодах, поэтому порядок действий важно соблюдать строго.

Перед оформлением убедитесь, что сотруднику начислена зарплата за отработанное время текущего месяца и введены все отсутствия — отпуска, больничные, командировки. Документ «Увольнение» подтягивает данные из учёта автоматически, но пересчитывает только то, что уже отражено в базе. Если больничный поступит после увольнения, потребуется ручная корректировка.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата и типичных ошибок, встречающихся в практике расчётчиков.

Подготовка данных перед увольнением

Корректность расчёта при увольнении зависит от полноты введённых данных. Программа берёт средний заработок, остатки отпусков и задолженности из учёта на момент проведения документа. Если что-то не введено — расчёт будет неверным, и исправлять его после сдачи отчётности сложнее, чем до.

Проверьте перед оформлением:

• все отсутствия сотрудника за расчётный период зарегистрированы документами (отпуска, больничные, командировки, прогулы);
• начисления за текущий месяц введены или будут рассчитаны самим документом «Увольнение»;
• остаток отпуска актуален — сверьте его через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки»);
• нет непогашенных займов, подотчётных сумм и удержаний, которые нужно учесть при окончательном расчёте;
• дата увольнения не попадает в закрытый (рассчитанный и выплаченный) период.

Оформление документа «Увольнение»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Увольнения» или «Зарплата» → «Увольнения»). Нажмите «Создать» и заполните ключевые поля: сотрудник, дата увольнения, основание и статья ТК РФ. Основание выбирается из предопределённого списка — например, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ для увольнения по собственному желанию.

На закладке расчёта программа автоматически заполняет начисления: оплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию отпуска или удержание, а также премии и надбавки, положенные по плановым начислениям. Проверьте состав строк вручную — автоматика опирается на настройки начислений, и если у премии не установлен признак выплаты при увольнении, она не попадёт в расчёт.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения, основание и статью ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные начисления: оплата за месяц, компенсация или удержание отпуска
4. 4
   Перейдите на закладку удержаний и НДФЛ, сверьте итоговые суммы к выплате
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
6. 6
   Проверьте, что сотрудник получил статус уволенного и не попадает в плановые начисления следующего месяца

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация рассчитывается исходя из остатка дней отпуска и среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Остаток программа определяет по данным кадрового учёта: за каждый отработанный месяц начисляется установленная доля дней отпуска, использованные дни вычитаются. Если сотрудник отработал неполный месяц, применяется округление по правилам, заложенным в настройках учёта.

Средний заработок для компенсации можно посмотреть и при необходимости скорректировать по кнопке с данными среднего заработка в документе. Там видны помесячные суммы и отработанное время. Если в расчётном периоде были исключаемые промежутки (отпуск без сохранения, простой), они должны быть отражены документами — иначе средний заработок исказится.

НДФЛ, взносы и окончательный расчёт

Документ «Увольнение» исчисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации и заработка за месяц увольнения. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в общем порядке — в отличие от некоторых выходных пособий, для которых действуют льготные правила. Выходное пособие при сокращении оформляется отдельным начислением, и его необлагаемые лимиты программа контролирует исходя из настроек вида расчёта.

Итоговая сумма к выплате формируется на закладке с результатом расчёта. Сверьте её с расчётным листком: в листке должны быть видны все начисления, удержания, НДФЛ и итог. Выплата оформляется стандартными ведомостями с указанием даты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат увольнения

Статус сотрудника

Норма

В карточке сотрудника отображается увольнение с указанной датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим или дата не совпадает с приказом

Остаток отпуска

Норма

После увольнения остаток обнулён компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток остался ненулевым — компенсация рассчитана не полностью

Плановые начисления

Норма

В документе «Начисление зарплаты» следующего месяца сотрудник отсутствует

Тревожный признак

Сотрудник попадает в расчёт — документ увольнения не проведён или дата неверна

Расчётный листок

Норма

Все начисления, удержания и НДФЛ присутствуют, итог сходится с ведомостью

Тревожный признак

Суммы в листке и ведомости расходятся — проверяйте даты выплаты и НДФЛ

Отдельные сценарии увольнения

Увольнение по сокращению штата

При сокращении помимо стандартного документа потребуется начислить выходное пособие и, при необходимости, сохраняемый заработок на период трудоустройства. Эти выплаты настраиваются как отдельные виды расчёта с особыми правилами налогообложения: в пределах установленных лимитов они не облагаются НДФЛ и взносами. Проверьте настройку вида расчёта до проведения документа.

Увольнение в последний день месяца

Если дата увольнения приходится на последний календарный день месяца, этот месяц включается в расчётный период среднего заработка. Убедитесь, что начисления за него уже введены, иначе средний заработок будет занижен. Это одна из самых частых причин перерасчётов.

Увольнение переводом в другую организацию

Если сотрудник переходит в другую организацию, учёт которой ведётся в той же базе, используйте механизм перевода между организациями, а не пару документов «увольнение + приём». Так сохраняется непрерывность данных по отпускам и среднему заработку, что критично для последующих расчётов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник увольняется по собственному желанию или соглашению сторонСтандартный документ «Увольнение» с компенсацией или удержанием отпуска

Увольнение по сокращению штатаДокумент «Увольнение» плюс отдельно настроенное начисление выходного пособия с льготным налогообложением

Переход в другую организацию внутри одной базыПеревод между организациями вместо увольнения и приёма

Нужно исправить уже проведённое увольнениеИспользуйте документ-исправление или сторнирование, не редактируйте проведённый документ вручную

Типичные ошибки и риски

Большинство проблем при увольнении связано не с самим документом, а с состоянием учёта на момент его проведения. Ручное редактирование проведённого документа после сдачи отчётности — самый рискованный сценарий: расходятся регистры, НДФЛ и данные персонифицированного учёта.

Проверка после увольнения и архивация данных

После проведения документа и выплаты убедитесь, что сотрудник корректно исключён из дальнейшего учёта. Сформируйте расчётный листок за месяц увольнения, проверьте отчёт по остаткам отпусков и убедитесь, что в следующем периоде сотрудник не появляется в документах начисления зарплаты и в штатном расписании как действующий работник.

Данные уволенного сотрудника в базе не удаляются — они нужны для отчётности за прошлые периоды, справок и возможных перерасчётов. Карточка сотрудника остаётся доступной, а при необходимости выдачи справки о заработке используйте стандартные печатные формы из карточки или раздела отчётов.

Частые вопросы

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если отчётность ещё не сдана и выплата не произведена — отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если выплата уже прошла, используйте сторнирование: программа создаст корректирующие записи в регистрах. Удалять документ после выплаты нельзя — это нарушит связность учёта НДФЛ.

Почему компенсация отпуска рассчиталась меньше ожидаемой?

Чаще всего причина в неполном расчётном периоде: не введены начисления за часть месяцев или отсутствия не зарегистрированы документами. Откройте в документе данные среднего заработка и проверьте помесячную разбивку — пустые или заниженные месяцы укажут на проблемный период.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По инициативе работодателя увольнение в период временной нетрудоспособности, как правило, не допускается. Если увольнение происходит по инициативе сотрудника, дата увольнения может попасть на период больничного — в этом случае больничный оплачивается полностью, а документ «Увольнение» проводится после ввода листка нетрудоспособности.

Что делать, если сотрудника уволили задним числом?

Если период ещё не закрыт, проведите документ фактической датой — программа пересчитает начисления. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование излишне начисленных сумм. Такая ситуация требует аккуратности: проверьте влияние на НДФЛ и отчётность за затронутый квартал.

Нужно ли отдельно увольнять сотрудника с внутреннего совместительства?

Да. Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор, и для него оформляется свой документ «Увольнение». Если увольняется только основное место работы, совместительство продолжает действовать. Проверяйте оба договора в карточке физического лица, чтобы не оставить «висящие» трудовые отношения.