Как начислять зарплату в 1С: подробная инструкция

Начисление зарплаты в программах 1С выполняется через специальный документ, который автоматически рассчитывает суммы по окладу, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Чтобы документ считал правильно, нужно заранее настроить учётную политику, графики работы и виды начислений. Без этой подготовки программа либо не рассчитает суммы, либо рассчитает их с ошибкой.

Инструкция подходит для двух типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8» (раздел «Зарплата и кадры») и «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП). Логика действий в них похожа, отличаются названия разделов и глубина кадрового учёта. Ниже разобран полный цикл: от приёма сотрудника до проверки расчётного листка.

Перед началом работы убедитесь, что в базе заведены сотрудники, указаны даты приёма на работу, размер оклада и график. Если сотрудник принят, но плановое начисление ему не назначено, документ «Начисление зарплаты» не заполнится по нему автоматически — это самая частая причина «пустого» расчёта.

Подготовка: что настроить перед первым начислением

Откройте настройки учёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты», в 1С:ЗУП — «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Настройка» → «Расчёт зарплаты». Укажите порядок учёта расходов на зарплату (счёт затрат по умолчанию), даты выплаты аванса и зарплаты, а также применяемые тарифы страховых взносов.

Проверьте графики работы сотрудников. Для стандартной пятидневки подойдёт предустановленный график, но если в организации есть сменные или неполные графики, их нужно создать вручную и заполнить производственный календарь. От графика зависит расчёт зарплаты при неполном отработанном месяце: программа делит оклад на норму дней по графику и умножает на фактически отработанные дни.

Убедитесь, что в справочнике «Начисления» есть нужные виды расчёта: оплата по окладу, премии, районный коэффициент, больничные, отпускные. В типовой поставке основные начисления уже созданы, но для премий и доплат часто требуется добавить свои виды расчёта с правильной настройкой обложения НДФЛ и взносами.

Контрольные точки

Как проверить готовность базы к расчёту

Сотрудник в справочнике

Норма

Есть дата приёма и назначенное плановое начисление (оклад)

Тревожный признак

Сотрудник есть, но начисление не назначено — в документе он не появится

График работы

Норма

График заполнен на текущий год, норма дней соответствует календарю

Тревожный признак

График пустой — зарплата за неполный месяц посчитается неверно

Настройки взносов

Норма

Указан актуальный тариф страховых взносов организации

Тревожный признак

Тариф не задан — взносы не начислятся или будут нулевыми

Приём сотрудника и назначение плановых начислений

Создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники» и оформите документ «Приём на работу» (в 1С:Бухгалтерии — «Кадровые документы» → «Приёмы на работу»). В документе укажите подразделение, должность, график работы и размер оплаты. Именно в этом документе на закладке с начислениями задаётся оклад или тарифная ставка.

Если сотруднику положены постоянные доплаты — например, ежемесячная премия в процентах от оклада или надбавка за стаж — добавьте их здесь же как плановые начисления. Тогда при ежемесячном расчёте они подтянутся автоматически, и вносить их каждый раз вручную не придётся.

Проверьте данные для НДФЛ: в карточке сотрудника по ссылке «Подоходный налог» укажите статус налогового резидента и оформите заявление на стандартные вычеты на детей, если сотрудник его подал. Вычет начнёт применяться с месяца, указанного в заявлении.

Начисление зарплаты за месяц: пошаговый порядок

Основной документ — «Начисление зарплаты» (в 1С:ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов»). Создайте его из раздела «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает начисления по плановым видам расчёта с учётом отработанного времени, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы. Если нужно рассчитать не всех, а конкретных людей, используйте кнопку «Добавить» и выберите сотрудников вручную.

Проверьте результат по закладкам документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». Двойной щелчок по сумме открывает расшифровку расчёта — видно, из какой нормы дней и отработанного времени получилась сумма. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
2. 2
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы
3. 3
   Проверьте закладки «Начисления», «НДФЛ» и «Взносы», откройте расшифровку сомнительных сумм
4. 4
   Сравните итог с расчётными листками сотрудников
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомости на выплату

Начисление аванса

Аванс (зарплата за первую половину месяца) в 1С начисляется отдельным документом «Начисление за первую половину месяца» — в 1С:ЗУП он находится в разделе «Зарплата». В 1С:Бухгалтерии аванс часто оформляют проще: ведомостью на выплату с фиксированной суммой или процентом от оклада без полного расчёта.

При расчёте аванса документом программа считает оплату за фактически отработанные дни первой половины месяца и удерживает НДФЛ с этой суммы. Учитывайте действующие правила уплаты НДФЛ: налог с аванса удерживается и перечисляется в установленные сроки, поэтому сумма к выплате определяется за вычетом налога.

Если аванс выплачивается фиксированной суммой без расчёта, задайте её разумно — обычно не выше ожидаемой оплаты за полмесяца за вычетом НДФЛ. Завышенный аванс приведёт к тому, что при окончательном расчёте сотруднику нечего будет выплатить, а удержать излишек без его согласия проблематично.

Премии, больничные и отпускные

Разовая премия

Разовые премии начисляются документом «Премия» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Премия»). Выберите вид премии, укажите сотрудников и суммы. Премия попадёт в расчёт НДФЛ и взносов в месяце начисления. Если премия ежемесячная и фиксированная, удобнее назначить её плановым начислением в кадровом документе.

Больничный и отпуск

Отсутствия оформляются до расчёта зарплаты за месяц: документами «Больничный лист» и «Отпуск». Эти документы сами рассчитывают средний заработок и суммы к начислению. Важно провести их до документа «Начисление зарплаты» — тогда при заполнении программа учтёт дни отсутствия и уменьшит оплату по окладу пропорционально отработанному времени.

Если больничный или отпуск введён после того, как зарплата за месяц уже начислена, потребуется перерасчёт: отмените проведение документа начисления, проведите документ отсутствия и заполните начисление зарплаты заново. В 1С:ЗУП программа сама предложит сделать доначисление или сторно в следующем периоде.

Проверка НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с зачётом ранее удержанного. Если сумма налога выглядит неожиданно большой или маленькой, откройте в документе закладку «НДФЛ» и расшифровку по сотруднику: там видно налоговую базу, применённые вычеты и ранее исчисленный налог.

Страховые взносы начисляются на закладке «Взносы» по тарифу, заданному в настройках учётной политики. Для проверки сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» (в 1С:ЗУП — раздел «Отчёты, справки»). Сверьте базу для взносов: она должна совпадать с начислениями за вычетом необлагаемых сумм.

Для контроля по каждому сотруднику используйте «Расчётный листок» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»). В нём видны все начисления, удержания, долг организации на начало и конец месяца. Расхождение долга на конец месяца с суммой ведомости на выплату — сигнал, что что-то посчитано не так.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — документ заполняется пустым или без части сотрудников. Причины: не оформлен приём на работу, не назначено плановое начисление, сотрудник уволен раньше начала месяца или в документе указано не то подразделение. Проверьте кадровые документы и дату приёма.

Вторая частая ситуация — зарплата за неполный месяц посчитана от полного оклада. Это значит, что отсутствие сотрудника не зарегистрировано документом (отпуск, больничный, отсутствие). Программа не знает о пропусках, пока они не введены документами, — табель вручную в типовых конфигурациях обычно не ведётся.

Третья ошибка — двойной НДФЛ или «потерянные» вычеты после перепроведения старых документов. Если пришлось изменить документы прошлых месяцев, пересчитайте зарплату за все последующие месяцы последовательно, иначе налоговая база разойдётся.

Выплата зарплаты и отражение в учёте

После проведения начисления создайте ведомость на выплату: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (при зарплатном проекте) или «Ведомость в кассу». Нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате за вычетом НДФЛ. Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии проводки по начислению (Дт счёта затрат — Кт 70, Дт 70 — Кт 68.01, Дт счёта затрат — Кт 69) формируются либо самим документом начисления, либо документом «Отражение зарплаты в бухучёте» — зависит от настроек. Проверьте счета учёта в настройках зарплаты, чтобы затраты попадали на нужные счета (20, 25, 26, 44).

После выплаты сверьте остатки: сальдо по счету 70 должно соответствовать не выплаченным суммам (обычно только текущая зарплата до дня выплаты), а задолженность по НДФЛ и взносам — суммам, подлежащим перечислению в бюджет. Расхождения ищите через оборотно-сальдовую ведомость и зарплатные отчёты.

Частые вопросы

Почему документ «Начисление зарплаты» заполняется пустым?

Чаще всего сотруднику не назначено плановое начисление в документе приёма на работу, либо приём оформлен более поздней датой, чем месяц расчёта. Откройте карточку сотрудника, проверьте кадровый документ и наличие в нём строки с окладом. Также проверьте, что в документе начисления выбраны та же организация и подразделение.

Как начислить зарплату, если сотрудник отработал неполный месяц?

Программа сама уменьшит оплату пропорционально отработанным дням, но только если период работы ограничен документами: приёмом или увольнением в середине месяца, отпуском, больничным. Если сотрудник просто отсутствовал, а документ не введён, оклад начислится полностью.

Нужно ли начислять аванс отдельным документом в 1С:Бухгалтерии?

Не обязательно: допустимо выплатить аванс ведомостью с фиксированной суммой или процентом от оклада без документа расчёта. Но учитывайте, что НДФЛ с аванса удерживается и перечисляется в установленные сроки, поэтому сумма к выплате должна определяться за вычетом налога.

НДФЛ в расчёте получился больше обычного — что проверить?

Откройте расшифровку НДФЛ по сотруднику: налог считается нарастающим итогом с начала года, поэтому на сумму влияют доходы прошлых месяцев, превышение порогов прогрессивной шкалы и прекращение детских вычетов при достижении лимита дохода. Также проверьте, не изменился ли статус резидента в карточке сотрудника.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?

Если отчётность ещё не сдана, распроведите ошибочный документ, исправьте данные и пересчитайте все последующие месяцы последовательно. Если период закрыт и отчёты сданы, в 1С:ЗУП используйте документы «Доначисление, перерасчёт» или сторнирование в текущем периоде, а затем подайте уточнённую отчётность.

Где посмотреть, сколько сотруднику начислено и выплачено за период?

Используйте отчёты «Расчётный листок» по конкретному сотруднику и «Расчётная ведомость» по организации в целом — они находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Долг на конец месяца в ведомости показывает, сколько осталось выплатить.