Как создать журнал документов в 1С

Журнал в 1С — это список документов одного или нескольких видов, отображаемый в едином окне. Пользователи видят журналы ежедневно: «Все документы», «Складские документы», «Кадровые документы» и так далее. Когда стандартного набора не хватает, журнал можно создать самостоятельно — в конфигураторе или, в типовых конфигурациях на управляемых формах, средствами настройки интерфейса.

Ниже разобраны оба сценария: создание нового объекта метаданных «Журнал документов» в конфигураторе и добавление документа в существующий журнал. Также рассмотрены настройка граф (колонок), прав доступа и проверка результата в пользовательском режиме.

Что такое журнал документов и когда его нужно создавать

Журнал документов — объект конфигурации, который объединяет документы разных видов в одном списке. Каждый документ может регистрироваться в нескольких журналах одновременно, и это не дублирует данные: журнал лишь показывает ссылки на существующие документы, а не хранит их копии.

Новый журнал оправдан, когда пользователям нужен рабочий список, которого нет в конфигурации: например, единый журнал «Документы по проекту» или «Документы на согласование». Если задача — просто добавить уже существующий вид документа в имеющийся журнал, создавать новый объект не требуется, достаточно отредактировать состав регистрации.

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) многие журналы уже настроены. Прежде чем создавать свой, проверьте список существующих: возможно, достаточно включить нужный документ в готовый журнал или воспользоваться настройкой навигации раздела.

Создание журнала в конфигураторе: пошаговая инструкция

Работа выполняется в режиме конфигуратора и требует прав на изменение конфигурации. В типовых конфигурациях на поддержке изменение объектов может потребовать включения возможности изменения — учитывайте, что это влияет на дальнейшее обновление.

1. 1
   Откройте конфигуратор и выберите «Конфигурация — Открыть конфигурацию».
2. 2
   В дереве метаданных найдите ветку «Журналы документов», нажмите правой кнопкой и выберите «Добавить».
3. 3
   На закладке «Основные» задайте имя (латиницей, без пробелов) и синоним — именно синоним увидят пользователи.
4. 4
   На закладке «Данные» в списке «Регистрируемые документы» отметьте виды документов, которые должны попадать в журнал.
5. 5
   При необходимости настройте графы, нумератора и формы журнала.
6. 6
   Сохраните конфигурацию (Ctrl+S) и выполните «Обновить конфигурацию базы данных» (F7).
7. 7
   Откройте 1С в режиме предприятия и проверьте, что журнал доступен и список заполняется.

После обновления конфигурации базы данных платформа создаст служебную таблицу журнала. Существующие документы отобразятся в нём автоматически — перепроводить или пересохранять их не нужно.

Настройка граф: какие колонки видеть в списке

Графы журнала — это колонки списка, значения которых берутся из реквизитов документов. Стандартно в журнале присутствуют дата, номер и вид документа. Остальные колонки добавляются на закладке «Данные» в разделе «Графы».

Чтобы графа показывала значение, у всех видов документов, включённых в журнал, должен быть реквизит с одинаковым именем и совместимым типом. Например, если у «Приходной накладной» и «Расходной накладной» есть реквизит «Контрагент», его можно вынести в графу — и в одной колонке пользователь увидит контрагента по обоим видам документов.

Если реквизит есть не у всех документов, графа всё равно создастся, но для документов без этого реквизита ячейка останется пустой. Это нормальное поведение, однако пользователям стоит объяснить, почему часть строк не заполнена.

Добавление документа в существующий журнал

Частая задача: новый вид документа создан, но в общем журнале его не видно. Чтобы документ начал регистрироваться в журнале, откройте свойства журнала, на закладке «Данные» отметьте нужный вид документа галочкой и обновите конфигурацию базы данных.

Альтернативный путь — открыть свойства самого документа: там есть список журналов, в которых он регистрируется. Результат идентичен, выбирайте тот объект, который удобнее редактировать в текущей ситуации.

Помните: снятие галочки регистрации исключает документ из журнала, но не удаляет сам документ. При повторном включении регистрации документы снова появятся в списке.

Права доступа и видимость журнала для пользователей

Даже корректно созданный журнал может быть невидим для пользователя из-за прав. Проверьте роли: у пользователя должны быть права на просмотр журнала и на чтение входящих в него видов документов. Если права на документ отсутствуют, строки этого вида не отобразятся либо журнал окажется пустым.

В управляемом интерфейсе видимость команды открытия журнала настраивается через подсистемы (закладка «Подсистемы» в свойствах объекта) и через командный интерфейс раздела. Если журнал не включён ни в одну подсистему, пользователь не найдёт его в панели навигации, хотя объект в конфигурации существует.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие журнала в режиме предприятия

Норма

Список открывается, отображаются документы всех отмеченных видов

Тревожный признак

Журнала нет в интерфейсе или список пуст при наличии документов

Колонки списка

Норма

Графы заполнены значениями из реквизитов документов

Тревожный признак

Колонки пустые у всех строк — проверьте состав граф и имена реквизитов

Права пользователя

Норма

Под учётной записью пользователя журнал виден и документы открываются

Тревожный признак

Журнал виден только под администратором — не хватает прав в ролях

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается производительности: журнал, регистрирующий десятки видов документов с большим числом граф, формирует тяжёлый запрос. Если база крупная, продумайте состав журнала заранее и при необходимости используйте стандартные отборы по дате — в управляемых формах период можно задать настройкой списка.

Альтернативы: когда журнал создавать не нужно

Не каждая задача решается новым журналом. Если пользователю нужен определённый срез документов одного вида — например, только непроведённые накладные, — достаточно настроить отбор в стандартном списке документов и сохранить настройку.

Если требуется аналитическая выборка с группировками и итогами, подойдёт отчёт на СКД или универсальный отчёт. Журнал же — это рабочий инструмент оперативного ввода и просмотра, а не средство анализа.

Сравнение вариантов

Новый журнал документов

Подходит для постоянного рабочего списка из нескольких видов документов; требует изменения конфигурации

Отбор в стандартном списке

Быстрое решение для одного вида документов без изменения конфигурации; работает только в пределах одного списка

Отчёт на СКД

Для аналитики, группировок и итогов; не предназначен для оперативного ввода документов

FAQ

Можно ли создать журнал без конфигуратора, прямо в режиме 1С:Предприятие?

Новый объект метаданных «Журнал документов» создаётся только в конфигураторе. В режиме предприятия доступны лишь настройки отображения существующих списков: отборы, сортировка, состав колонок динамического списка (если это предусмотрено конфигурацией).

Почему после добавления документа в журнал старые документы не отображаются?

Чаще всего причина в том, что конфигурация базы данных не была обновлена после изменения. Выполните обновление (F7 в конфигураторе). Если обновление выполнено, проверьте отбор по периоду в открытом списке — возможно, старые документы просто вне выбранного интервала.

Может ли один документ находиться в нескольких журналах?

Да. Документ может регистрироваться в любом количестве журналов одновременно. Это не создаёт копий документа и не влияет на его проведение — журналы лишь предоставляют разные представления одних и тех же данных.

Как изменить порядок колонок в журнале?

В конфигураторе порядок граф задаётся на закладке «Данные» свойств журнала (кнопки перемещения вверх/вниз). В управляемых формах пользователь дополнительно может менять порядок колонок через настройку списка, если разработчик оставил такую возможность.

Почему журнал виден администратору, но не виден менеджеру?

Проверьте роли пользователя: нужны права на просмотр журнала и на чтение входящих в него документов, а также включение журнала в подсистему, доступную этой роли. Настройка выполняется в конфигураторе в объектах «Роли» и «Подсистемы».

Удалится ли журнал из базы вместе с документами при его удалении из конфигурации?

Удаление объекта «Журнал документов» не удаляет сами документы — они остаются в базе и доступны через свои списки. Пропадёт только объединённый список. Однако перед любым удалением объектов метаданных делайте резервную копию.