Отчет по розничным продажам в 1С: где находится и как его сформировать

Отчет по розничным продажам в 1С — это инструмент, который показывает, какие товары проданы через розничные точки, за какой период, по каким ценам и с какой маржой. В зависимости от конфигурации он называется по-разному и находится в разных разделах интерфейса, поэтому пользователи часто не могут его быстро найти.

В «1С:Розница» нужные данные расположены в разделе «Продажи» или «Анализ», в «1С:Управление торговлей» — в разделе «Продажи» среди отчетов по продажам, а в «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» — в подсистеме «CRM и маркетинг» или «Продажи». Документ «Отчет о розничных продажах» — это отдельный объект: он фиксирует итоги смены и списывает товар со склада магазина, и его не следует путать с аналитическим отчетом.

Ниже разобрано, где именно искать отчет в каждой популярной конфигурации, как его сформировать и настроить, чем документ отличается от отчета и что делать, если данных нет или цифры не сходятся.

Чем документ отличается от аналитического отчета

Прежде чем искать нужный объект, важно понять, что именно требуется. В 1С существуют два разных инструмента со схожими названиями, и путаница между ними — самая частая причина «пропавшего» отчета.

Документ «Отчет о розничных продажах» — это учетный документ. Он оформляет итоги работы розничной точки за смену или день: списывает проданные товары со склада магазина, регистрирует выручку и формирует проводки. Без него не закрыть кассовую смену в учете. Ищется он в журналах документов.

Аналитический отчет («Продажи», «Валовая прибыль», «Анализ продаж») — это форма для просмотра данных. Он ничего не записывает в базу, а только собирает информацию из проведенных документов и показывает её в удобном виде: с группировками, отборами, диаграммами.

Документ или отчет — что вам нужно

Документ «Отчет о розничных продажах»

Нужен для списания товара со склада магазина и отражения выручки в учете. Создается и проводится, влияет на остатки и проводки.

Аналитический отчет по продажам

Нужен для анализа: выручка, маржа, динамика, рейтинг товаров. Только читает данные, ничего не изменяет в учете.

Где находится отчет в 1С:Розница

В конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.3 и новее) аналитика по продажам собрана в разделе «Анализ». Откройте его в верхней панели разделов — там находятся отчеты «Продажи», «Продажи по магазинам», «Анализ продаж», «Оценка рентабельности продаж». Для быстрого просмотра выручки за период подходит отчет «Продажи».

Документ «Отчет о розничных продажах» расположен в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». Там же находятся документы «Розничная продажа» (чеки, введенные вручную) и «Возврат товаров от розничного покупателя».

Если рабочее место кассира настроено в режиме РМК, часть отчетов доступна и оттуда, но полный набор аналитики открывается только в полном интерфейсе под пользователем с правами менеджера или администратора.

Где искать отчет в Управлении торговлей 11

В «1С:Управление торговлей 11» аналитические отчеты сгруппированы в разделе «Продажи». В панели навигации найдите блок «Отчеты по продажам» — там расположены «Валовая прибыль предприятия», «Анализ причин отмены заказов», «Динамика продаж» и другие формы. Для розничной выручки чаще всего используют «Валовая прибыль» с отбором по складу типа «Розничный».

Документ «Отчет о розничных продажах» в УТ 11 находится в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». Если розница ведется через кассы ККМ, документы обычно формируются автоматически при закрытии кассовой смены.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройку: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» — должна быть включена возможность розничных продаж и использования касс ККМ. Без этого соответствующие документы и отчеты скрыты из интерфейса.

Расположение отчета в ERP и Комплексной автоматизации

В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» структура похожа на УТ 11, так как торговый блок у них общий. Аналитические отчеты по продажам ищите в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты» или «Продажи» → «Отчеты по продажам» — состав зависит от версии конфигурации.

Документы «Отчет о розничных продажах» размещены в разделе «Продажи» (в некоторых версиях — «Казначейство» рядом с кассовыми операциями). При работе с фискальными регистраторами документы создаются при закрытии смены, при ручном учете — вводятся вручную на основании Z-отчета.

Для поиска любого объекта в этих конфигурациях удобно использовать строку глобального поиска в правом верхнем углу: введите «отчет о розничных продажах», и система покажет и журнал документов, и одноименные отчетные формы.

Как сформировать и настроить отчет

После открытия аналитического отчета задайте период — по умолчанию многие формы показывают текущий месяц, что может не совпадать с нужным интервалом. Затем нажмите «Сформировать». Если данных много, формирование может занять время — не закрывайте форму до завершения.

Для детальной настройки откройте вкладку «Настройки» (или кнопку с шестеренкой). Там доступны отборы по организации, магазину (складу), номенклатуре, кассиру; группировки строк — по товарам, дням, точкам продаж; выбор показателей — количество, сумма, себестоимость, маржа.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» или «Анализ» и выберите нужный отчет
2. 2
   Установите период в шапке формы
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по магазину или организации
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь результата
5. 5
   Сохраните вариант настроек через «Еще» → «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново

Сохраненные варианты настроек особенно полезны, если отчет формируется регулярно: например, ежедневная сводка по магазинам для руководителя. Один раз настроенный вариант открывается в два клика.

Почему отчет пустой или цифры не сходятся

Самая частая причина пустого отчета — непроведенные документы. Аналитические отчеты в 1С строятся по проведенным документам, поэтому черновики и помеченные на удаление «Отчеты о розничных продажах» в выборку не попадают. Проверьте журнал документов за нужный период.

Вторая причина — слишком узкие отборы, оставшиеся от прошлого сеанса. Откройте настройки и сбросьте отборы, затем сформируйте отчет заново. Также проверьте, что период задан верно и не сброшен на текущий день.

Если суммы в отчете не совпадают с Z-отчетом кассы, сопоставьте данные покассово: сформируйте отчет с группировкой по кассам ККМ и сравните каждую смену. Расхождения обычно возникают из-за возвратов, внесенных/изъятых сумм или чеков, проведенных не по той кассе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Наличие данных в отчете

Норма

Строки с продажами за выбранный период отображаются

Тревожный признак

Отчет пуст — проверить проведение документов и отборы

Совпадение с Z-отчетом

Норма

Выручка по кассе за смену совпадает с данными 1С

Тревожный признак

Расхождение — искать возвраты, незакрытые смены, чеки по другой кассе

Остатки на складе магазина

Норма

После проведения отчетов остатки уменьшились на проданное количество

Тревожный признак

Остатки не изменились — документы не проведены или склад указан неверно

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельная работа с отчетами безопасна: аналитические формы только читают данные и ничего не изменяют в базе. Но будьте осторожны с документами «Отчет о розничных продажах» — их перепроведение, отмена или удаление напрямую влияет на товарные остатки, кассовую дисциплину и бухгалтерские проводки.

Если расхождения в учете уже накопились, не пытайтесь исправлять их массовым перепроведением документов без резервной копии. Такие операции лучше выполнять вместе со специалистом по 1С, особенно если база обменивается данными с бухгалтерией или работает несколько магазинов.

Короткий итог

Аналитический отчет по розничным продажам в 1С находится в разделе «Продажи» или «Анализ» в зависимости от конфигурации, а документ «Отчет о розничных продажах» — в журнале документов того же раздела. Если пункт меню не виден, проверьте функциональные опции и права пользователя. Формируйте отчет с явно заданным периодом, сохраняйте удачные настройки как варианты и сверяйте итоги с Z-отчетами касс.

Частые вопросы

Почему в меню нет раздела «Отчеты о розничных продажах»?

Чаще всего отключена функциональная опция розничных продаж или не хватает прав. Проверьте настройки в разделе «НСИ и администрирование» и права своей учетной записи у администратора системы.

Можно ли сформировать отчет по конкретному кассиру?

Да. В настройках аналитического отчета добавьте отбор или группировку по полю «Кассир» / «Ответственный». В 1С:Розница для этого удобен отчет «Продажи» с соответствующей группировкой.

Отчет показывает продажи, а товар со склада не списался. Почему?

Аналитический отчет может строиться по чекам или регистрам продаж, а списание выполняет только проведенный документ «Отчет о розничных продажах». Проверьте, созданы и проведены ли эти документы за нужный период.

Как выгрузить отчет в Excel?

После формирования используйте кнопку «Сохранить» в форме отчета или меню «Файл → Сохранить как» и выберите формат табличного документа (MXL, XLSX). В большинстве конфигураций доступно и копирование таблицы в буфер обмена.

Чем отчет «Валовая прибыль» отличается от отчета «Продажи»?

«Продажи» показывает обороты: количество и суммы реализации. «Валовая прибыль» дополнительно рассчитывает себестоимость и маржу, поэтому подходит для оценки рентабельности, но требует корректного учета себестоимости.

Данные за вчерашний день не попали в отчет. Что проверить?

Убедитесь, что кассовая смена закрыта и документы за смену проведены. При автоматическом обмене с кассой проверьте, что обмен завершился без ошибок и чеки загружены в базу.