Отчет по больничным листам в 1С 8.3: как сформировать и проверить

Данные о больничных в 1С 8.3 хранятся в документах начисления, а свести их в единую картину помогают типовые и настраиваемые отчеты. В зависимости от конфигурации — «Зарплата и управление персоналом» или «Бухгалтерия предприятия» — набор доступных отчетов различается, но логика работы одинаковая: выбрать период, задать отбор и получить список листков нетрудоспособности с суммами, днями и источниками оплаты.

Отчет по больничным нужен в нескольких ситуациях: для сверки с реестрами, отправленными в СФР, для контроля расходов за счет работодателя и фонда, для анализа заболеваемости и для подготовки данных к расчету страховых взносов. Ниже разобраны основные способы получить такую информацию без доработок конфигурации.

Какие отчеты доступны в 1С ЗУП 8.3

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» основная точка входа — раздел «Отчетность, справки». Здесь сосредоточены как готовые формы, так и конструктор, позволяющий собрать собственную расшифровку. Для больничных чаще всего используют несколько типовых вариантов.

Отчет «Анализ начислений и удержаний» показывает начисления в разрезе видов расчета и сотрудников. Если в настройках отбора указать вид расчета «Больничный», получится список всех листков за период с суммами за счет работодателя и за счет СФР. Отчет «Остатки отпусков» и «Расчетный листок» показывают больничные построчно, но для сводной аналитики они менее удобны.

Дополнительно в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» доступны формы для фонда: реестры сведений, необходимые для проактивного назначения пособий. Они формируются автоматически на основании документов «Больничный лист» и служат одновременно контрольным отчетом — по ним видно, какие листки зарегистрированы и переданы.

Как сформировать отчет через «Анализ начислений и удержаний»

Откройте раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» (в некоторых релизах — «Отчетность, справки» — «Отчеты по зарплате») и выберите «Анализ начислений и удержаний». Укажите период и организацию, затем нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор».

Добавьте условие: поле «Вид расчета», вид сравнения «В списке» или «Равно», значение — «Больничный» (в ЗУП обычно два вида: «Больничный» и «Больничный за счет работодателя», либо один вид с разделением по источникам финансирования — зависит от релиза). Удобнее выбрать сравнение «В группе из списка» и добавить все виды больничных, чтобы не потерять часть начислений.

После нажатия «Сформировать» отчет покажет сотрудников, периоды нетрудоспособности и суммы. Если нужна детализация по дням и проценту оплаты, откройте конкретный документ двойным щелчком по строке расшифровки — из отчета можно перейти к исходному «Больничному листу».

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Анализ начислений и удержаний».
2. 2
   Задайте период и организацию.
3. 3
   В настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие по виду расчета «Больничный».
4. 4
   Включите в отбор все виды больничных, включая оплату за счет работодателя.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму по колонке начислено.
6. 6
   Сохраните настройки кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать отбор повторно.

Отчеты по больничным в 1С Бухгалтерии 8.3

В «Бухгалтерии предприятия» набор кадровых отчетов уже, но базовую задачу решить можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате». Доступен «Анализ начислений и удержаний», где отбор строится аналогично — по виду начисления «Больничный».

Если нужна проводочная картина, используйте стандартные бухгалтерские отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 70 с отбором по субконто «Виды начислений» либо «Анализ счета» 69 с детализацией. Это позволит увидеть, как больничные отражены в учете: часть за счет работодателя относится на счета затрат, часть — на расчеты с фондом.

Для универсального случая подойдет «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты»): выберите регистр накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» или журнал документов «Больничный лист», задайте период и отбор. Такой способ требует понимания структуры данных, но дает максимальную гибкость.

Сравнение вариантов

Анализ начислений и удержаний

Подходит для регулярной сверки сумм по сотрудникам. Ограничение: не показывает статус передачи сведений в СФР.

Реестры в 1С-Отчетности

Нужны для отправки данных в фонд и контроля переданных листков. Ограничение: доступны только при подключенном обмене с СФР.

Универсальный отчет

Гибкая настройка под любую аналитику. Ограничение: требует знания регистров и аккуратной настройки отборов.

Как проверить корректность данных в отчете

Первый контроль — сопоставление итога отчета с суммами по документам. Откройте журнал «Больничные листы» («Зарплата» — «Больничные листы»), установите отбор за тот же период и сравните количество документов и общую сумму начислений. Расхождение обычно означает, что часть листков не проведена либо отбор в отчете настроен не по всем видам расчета.

Второй контроль — разделение источников финансирования. Первые дни нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные — фонд. В отчете эти суммы должны выводиться отдельными строками или колонками. Если вся сумма висит на одном источнике, проверьте настройки учетной политики и сам документ.

Третий контроль — сторнирования и перерасчеты. Если больничный был исправлен, в отчете могут появиться отрицательные суммы. Это нормально, но их нужно уметь объяснить: найдите связанный документ-исправление через расшифровку строки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество листков в отчете и в журнале документов

Норма

Количества совпадают за один и тот же период

Тревожный признак

В отчете меньше документов — есть непроведенные или отбор отсекает часть видов расчета

Итоговая сумма начислений

Норма

Сумма сходится с расчетными листками сотрудников

Тревожный признак

Есть расхождения — проверьте перерасчеты и сторно

Разделение по источникам оплаты

Норма

Видны суммы за счет работодателя и за счет фонда

Тревожный признак

Вся сумма на одном источнике — проверьте настройки документа

Настройка собственного варианта отчета

Типовые варианты не всегда покрывают потребности: например, нужен список больничных с номерами листков, причинами нетрудоспособности и подразделениями сотрудников. В этом случае откройте «Анализ начислений и удержаний», перейдите в «Настройки» — «Расширенные» и добавьте в структуру группировки нужные поля: «Сотрудник», «Подразделение», «Документ начисления».

Сохраните результат как отдельный вариант отчета через «Еще» — «Сохранить вариант отчета». Задайте понятное имя, например «Больничные по подразделениям». Вариант будет доступен в списке отчетов всем пользователям с соответствующими правами или только вам — в зависимости от настройки доступности.

Если возможностей СКД недостаточно, задачу решает доработка внешнего отчета. Это уже зона ответственности разработчика: внешний отчет подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует изменения конфигурации.

Типичные ошибки при формировании

Чаще всего пользователи забывают, что больничный за счет работодателя и за счет фонда могут быть разными видами расчета, и включают в отбор только один. Итог занижается, и отчет не сходится с расчетными листками. Решение — всегда проверять полный список видов расчета, связанных с нетрудоспособностью.

Вторая ошибка — неверный период. Отчеты по начислениям строятся по периоду регистрации, а не по датам болезни. Больничный за декабрь, проведенный в январе, попадет в январский отчет. Для анализа по датам болезни используйте группировку по реквизитам документа или журнал больничных с отбором по дате начала.

Третья ошибка — работа в устаревшем релизе, где формы реестров для фонда не соответствуют текущим требованиям. Перед отправкой сведений убедитесь, что конфигурация обновлена, иначе реестр может быть отклонен приемной системой фонда.

Частые вопросы

Можно ли выгрузить отчет по больничным в Excel?

Да. Любой табличный отчет в 1С 8.3 сохраняется через «Файл» — «Сохранить» или «Еще» — «Сохранить как» в формате MXL, Excel или PDF. Для дальнейшей обработки удобнее всего формат xlsx: группировки и итоги сохраняются как обычные ячейки.

Почему в отчете нет больничного, хотя документ создан?

Наиболее вероятные причины: документ не проведен, отбор в отчете не включает нужный вид расчета, либо период отчета не совпадает с месяцем регистрации документа. Проверьте статус документа в журнале и расширьте отбор по видам расчета.

Как увидеть больничные по конкретному сотруднику за год?

Откройте «Анализ начислений и удержаний», задайте период с начала года, добавьте в отбор сотрудника и вид расчета «Больничный». Альтернатива — расчетный листок сотрудника за каждый месяц, где больничные выводятся отдельной строкой.

Где посмотреть, передан ли больничный в СФР?

В ЗУП статус обмена виден в документе «Больничный лист» и в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность», в журнале обмена с фондом. Там отображаются отправленные реестры и результат их приема.

Можно ли сформировать отчет по причинам нетрудоспособности?

В типовых вариантах такой группировки обычно нет. Откройте расширенные настройки отчета и добавьте в структуру поле «Причина нетрудоспособности» из документа начисления, либо постройте универсальный отчет по документам «Больничный лист» с группировкой по этому реквизиту.