Отчеты и Аналитика · 9 мин
Отчет о продажах в 1С:Розница: как сформировать и настроить
Как сделать отчет о продажах в 1С:Розница: валовая прибыль, продажи по товарам, кассирам и сменам. Пошаговые инструкции, настройка отборов и типичные ошибки.
Отчет о продажах — основной инструмент контроля выручки в 1С:Розница. Конфигурация позволяет анализировать продажи по магазинам, товарам, кассирам, сменам и видам оплаты, при этом большинство отчетов строится на едином механизме СКД (система компоновки данных), поэтому принципы работы с ними одинаковы.
В типовой поставке 1С:Розница (редакции 2.2 и 2.3) ключевые отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» и «Анализ»: «Валовая прибыль», «Продажи», «Анализ продаж», «Товарный отчет (ТОРГ-29)», «Кассовая книга» и другие. Какой именно отчет использовать, зависит от задачи: посмотреть выручку за день, оценить маржу или сверить кассовые смены.
Ниже разобраны основные сценарии: где искать отчеты, как задать период и отборы, как оценить прибыльность, как контролировать кассиров и что делать, если данные в отчете не сходятся с фактическими продажами.
Где находятся отчеты о продажах в 1С:Розница
Основные отчеты собраны в двух разделах интерфейса. В разделе «Продажи» находятся оперативные отчеты: «Продажи», «Валовая прибыль», «Оценка рентабельности продаж». В разделе «Анализ» — аналитические инструменты: «Анализ ассортимента», «Анализ продаж», «Динамика продаж». Кассовые отчеты (по сменам и выручке) доступны из раздела «Продажи» → «Кассовые смены» и через отчет «Кассовая книга».
Если нужного отчета нет в меню, откройте «Все отчеты» через команду навигации (кнопка с иконкой меню в шапке раздела) — там перечислены все доступные отчеты конфигурации. Удобный прием: часто используемые отчеты добавляйте в «Избранное» (звездочка в списке), чтобы не искать их каждый раз.
Доступ к отчетам зависит от прав пользователя. Кассир с типовым профилем прав видит ограниченный набор, руководитель и администратор — полный. Если отчет не отображается, проверьте профиль группы доступа пользователя в разделе «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей».
Как сформировать базовый отчет о продажах
Самый востребованный отчет — «Валовая прибыль». Он показывает выручку, себестоимость и прибыль по каждому товару или группе за выбранный период. Чтобы его сформировать, откройте «Продажи» → «Валовая прибыль», укажите период в полях дат и нажмите «Сформировать».
Отчет «Продажи» (в некоторых редакциях — «Анализ продаж») показывает количество и сумму проданных товаров без привязки к себестоимости — он удобен для оценки оборотов. Для контроля конкретной торговой точки перед формированием установите отбор по магазину.
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите отчет, например «Валовая прибыль».
- 2Установите период: даты «с» и «по» в шапке отчета.
- 3Если нужно сузить данные, нажмите «Настройки» и добавьте отбор по магазину, товару или кассиру.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы.
- 5При необходимости сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не задавать их заново.
Настройка отборов, группировок и вариантов отчета
Кнопка «Настройки» открывает конструктор отчета. На вкладке «Отбор» добавляются условия: например, «Магазин Равно конкретная точка» или «Номенклатура В группе Молочные продукты». На вкладке «Группировка» задается структура строк: по магазинам, по товарам, по дням, по кассирам. На вкладке «Поля» можно включить или скрыть колонки — количество, сумму, процент прибыли.
Практический прием — сохранять готовые варианты. Например, «Продажи по кассирам за неделю» или «Прибыль по категориям за месяц». Сохраненный вариант выбирается из выпадающего списка вариантов отчета и избавляет от повторной настройки. Варианты можно сделать доступными другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.
Учтите ограничение: чем шире период и чем детальнее группировки, тем дольше формируется отчет. На больших базах отчет за год с детализацией до чеков может строиться несколько минут. В таких случаях сократите период или уберите лишние группировки.
Если отчет нужен регулярно в одном и том же виде, не настраивайте его каждый раз вручную. Сохраненный вариант с фиксированными отборами снижает риск ошибки — например, случайного сравнения данных по разным магазинам.
Отчеты по кассирам, сменам и видам оплаты
Для контроля работы касс используйте отчеты по кассовым сменам. В разделе «Продажи» → «Кассовые смены» виден список открытых и закрытых смен с суммами выручки. Детализацию по конкретной смене дает отчет по чекам: он показывает каждый чек, время, кассира и сумму.
Анализ по видам оплаты (наличные, банковская карта, сертификаты) доступен в отчетах о розничных продажах через группировку или отбор по виду оплаты. Это важно для сверки с эквайрингом: сумма безналичных оплат в отчете должна совпадать с реестром операций банка-эквайрера за тот же день.
Как проверить результат
Совпадает с суммой Z-отчета и данными кассовой смены
Расхождение — проверяйте незакрытые смены и удаленные чеки
Совпадает с реестром эквайринга
Разница — ищите чеки, не прошедшие по терминалу, или возвраты
Заполнена по всем строкам, прибыль положительная и правдоподобная
Нулевая или отрицательная себестоимость — проверяйте поступления и остатки
Оценка прибыли и себестоимости
Отчет «Валовая прибыль» корректно работает только при условии, что в базе правильно ведется учет себестоимости. Себестоимость рассчитывается по партиям поступлений; если товар продавался «в минус» (без оприходования), себестоимость может быть занижена или нулевой, а прибыль — завышена.
Перед тем как доверять цифрам прибыли, сформируйте отчет «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и проверьте отрицательные остатки. Их наличие — главный признак того, что данные о прибыли искажены. Исправление: оформить недостающие поступления или оприходования и перепровести продажи.
Типичные проблемы и как их решить
Наиболее частая жалоба — «отчет пустой» или «не все продажи попали». Причины обычно такие: неверно задан период (время в датах обрезает вечерние чеки), установлен забытый отбор, продажи оформлены на другой магазин или кассовая смена не закрыта, и данные еще не попали в регистры.
Вторая группа проблем — расхождение отчета с фактической выручкой. Проверьте: не удалены ли чеки, все ли смены закрыты, не было ли возвратов, оформленных после закрытия смены. Также учитывайте, что отчеты строятся по проведенным документам: черновики и непроведенные чеки в отчет не попадают.
Выгрузка и печать отчета
Любой сформированный отчет можно сохранить в Excel, PDF или распечатать через стандартное меню «Файл» → «Сохранить» / «Печать». Для передачи руководству удобнее Excel: табличный документ сохраняет структуру и допускает дальнейшую обработку формулами.
Если нужен регламентный отчет для бухгалтерии, используйте «Товарный отчет (ТОРГ-29)» — он формируется по магазину за период и содержит приход, расход и остатки в суммовом выражении. Для кассовой дисциплины применяются «Кассовая книга» и отчет кассира, которые строятся на основании кассовых документов.
Что важно запомнить
Отчеты о продажах в 1С:Розница находятся в разделах «Продажи» и «Анализ». Задайте период, при необходимости добавьте отборы через «Настройки» и сохраните вариант. Перед анализом прибыли проверьте отрицательные остатки, а итоги выручки сверяйте с закрытыми кассовыми сменами.
Часто задаваемые вопросы
Почему отчет «Валовая прибыль» показывает нулевую прибыль?
Чаще всего причина в отсутствии себестоимости: товар продан без оприходования, и программа не смогла рассчитать стоимость списания. Проверьте отрицательные остатки отчетом «Остатки товаров», оформите недостающие поступления и перепроведите продажи за период.
Как посмотреть продажи конкретного кассира?
Откройте отчет «Продажи» или «Валовая прибыль», нажмите «Настройки», на вкладке «Отбор» добавьте условие по кассиру (пользователю), а на вкладке «Группировка» при необходимости добавьте разрез «Кассир». После формирования в отчете останутся только продажи выбранного сотрудника.
Почему суммы в отчете не совпадают с Z-отчетом?
Проверьте, что все кассовые смены за период закрыты, границы периода в отчете совпадают с периодом Z-отчета с точностью до времени, и нет ли возвратов, оформленных другой датой. Также убедитесь, что в отчете не установлен лишний отбор по магазину или кассе.
Можно ли получать отчет автоматически, например каждое утро?
В типовой конфигурации нет полноценной рассылки отчетов из коробки, как в 1С:Управление торговлей. Варианты: сохранить вариант отчета и формировать вручную, использовать расширение или внешнюю обработку с регламентным заданием, либо настроить выгрузку средствами доработки. Такие доработки лучше поручить специалисту по 1С.
Чем отличается отчет «Продажи» от «Валовой прибыли»?
«Продажи» показывает обороты: количество и сумму реализации без учета затрат. «Валовая прибыль» дополнительно рассчитывает себестоимость и маржу по каждой позиции. Для контроля выручки достаточно первого, для оценки рентабельности нужен второй — но он требует корректного учета себестоимости.
Отчет формируется очень долго — что делать?
Сократите период, уберите лишние группировки (например, детализацию до чеков) и проверьте, не установлены ли избыточные отборы. Если база файловая и большая, помогает перенос на клиент-серверный вариант и регулярное тестирование и исправление базы. Также закрывайте кассовые смены своевременно — это упрощает расчет регистров.